Sezon urlopowy to z jednej strony moment wyczekiwany przez wszystkich spragnionych wypoczynku i słońca pracowników, z drugiej – widmo mierzenia się z zadaniami, które na co dzień nie należą do Twoich obowiązków. Innymi słowy – zastępowania kolegów, którzy smażą się na plaży albo zwiedzają świat, zostawiwszy swoje projekty pod opieką innych. Jak przetrwać ten okres zastępstwa w pracy, by po dwóch tygodniach samemu nie błagać o urlop?
Z artykułu dowiesz się:
• W jaki sposób przepisy Kodeksu pracy regulują kwestię zastępstwa na czas urlopu?
• O co zadbać jeszcze przed urlopem osoby, którą masz zastępować?
• Jak sobie radzić, gdy musisz łączyć swoje codzienne obowiązki z zastępowaniem współpracownika na urlopie?
Zastępstwo w pracy w sezonie urlopowym – co mówią przepisy?
Każdemu pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego – tak stanowi art. 152 § 1 Kodeksu pracy. Jednocześnie znalezienie zastępstwa na okres nieobecności w firmie nie należy do obowiązku pracownika. To pracodawca odpowiada za organizowanie pracy na terenie swojego zakładu. W uzasadnionych przypadkach ma też prawo powierzyć pracownikowi inną pracę niż wynika z jego umowy, ale odpowiadającą jego kwalifikacjom, na okres nieprzekraczający 3 miesięcy kalendarzowych (art. 42 § 4).
Tyle ogólne przepisy. W praktyce przyjęło się, że zwłaszcza w pracy biurowej obowiązki osoby przebywającej na urlopie lub zwolnieniu lekarskim są dzielone pomiędzy pracowników wykonujących na co dzień takie same lub podobne zadania. Czasem jako zastępstwo na czas urlopu wyznaczana jest tylko jedna osoba, najlepiej wtajemniczona w projekty danego pracownika. To może być duże wyzwanie, bo rzeczywistość często wygląda tak, że przez dwa czy trzy tygodnie trzeba de facto pracować na dwóch etatach – a w każdym razie w ciągu 8 etatowych godzin żonglować zadaniami swoimi i kolegi, gasić pożary oraz ustalać priorytety, tak aby zapewnić względnie normalne funkcjonowanie firmy. A to wszystko bez dodatkowego wynagrodzenia.
| Kto ustala terminy urlopów wypoczynkowych?
Przekazanie obowiązków – o co zadbać przed urlopem?
Pierwszym ważnym krokiem, który ułatwi Ci przetrwanie okresu zastępowania współpracownika w jego obowiązkach, jest uzyskanie dokładnych informacji o bieżących projektach, zadaniach i sprawach, które mogą pojawić się w najbliższym czasie. Mimo że okres przedurlopowy może być gorący, a dopinanie tematów przed wakacjami zwykle pochłania sporo czasu i energii, warto wymóc na koledze czy koleżance, których będziesz zastępować, żeby znaleźli dla Ciebie dłuższą chwilę na rozmowę, a także pisemne przekazanie obowiązków i kluczowych informacji.
Szybko się przekonasz, że do takiego maila ze spisanymi w punktach najważniejszymi sprawami i kontaktami będziesz zaglądać każdego dnia i uratuje Ci on życie – a przynajmniej oszczędzi wielu nerwów. Nie ma nic gorszego niż zastępowanie w pracy kogoś, kto zostawił po sobie chaos i szczątkowe informacje, a od Ciebie jako osoby tymczasowo odpowiedzialnej za tę działkę oczekuje się decyzji i prowadzenia spraw, w których poruszasz się jak dziecko we mgle.
| 6 sprawdzonych sposobów, jak przetrwać wakacje w pracy
Ze swojej strony zadbaj więc o to, by dowiedzieć się wszystkiego, co może Ci być potrzebne w czasie zastępstwa w pracy. Zastanów się zawczasu, o co chcesz dopytać, i dla własnego dobra nie zostawiaj tej rozmowy na ostatnią chwilę. Dowiedz się, czy są jakieś sprawy, które będziesz musiał dokończyć w czasie nieobecności kolegi czy koleżanki, i dopilnuj, by mieć wszystkie niezbędne dane, dokumenty i namiary na kluczowych klientów, podwykonawców i współpracowników.
Oprócz przekazania obowiązków i bieżących tematów zadbaj też o jasne ustalenie, czy, w jakich okolicznościach i w jaki sposób możesz się skontaktować z osobą przebywającą na urlopie. Oczywiście idealnie byłoby nie zakłócać jej wypoczynku telefonami czy wiadomościami na Facebooku, jednak dobrze jest opracować scenariusz na wypadek sytuacji podbramkowych. Jeśli ktoś powie kategorycznie, że w czasie urlopu będzie niedostępny, choćby w firmie się waliło i paliło, masz jasny komunikat, że przez najbliższe tygodnie to Ty rządzisz. Są jednak pracownicy, którzy sami proszą o kontakt w wyjątkowych sytuacjach – czasem wyznaczenie jednej konkretnej osoby, która może zadzwonić bądź wysłać wiadomość, pozwala jasno wytyczyć granice i działa na korzyść wypoczywającego.
| Telefon służbowy na urlopie – odbierać czy nie odbierać?
Jeśli zastępstwo na czas urlopu zostało podzielone pomiędzy kilka osób, dowiedz się dokładnie, za jaką działkę odpowiadasz, a za jaką nie. Najlepiej, by taka informacja znalazła się też w autoresponderze na mailu pracownika przebywającego na wakacjach. To o tyle ważne, że mogą znaleźć się osoby, które chętnie zepchną swoją odpowiedzialność na Ciebie. Spisanie czarno na białym, kto i za co odpowiada, pozwoli uniknąć wątpliwości i konfliktów.
| Jak sobie radzić ze spychologią w pracy?
Zastępstwo na czas urlopu – jak przetrwać na „dwóch etatach”?
Jak zorganizować sobie pracę, gdy oprócz własnych obowiązków przejąłeś jeszcze inne zadania? Po pierwsze szanuj swój czas. To zrozumiałe, że nie dasz rady zrobić wszystkiego, a jeśli nie wyznaczysz granic, po dwóch tygodniach będziesz czuł się wycieńczony i sfrustrowany. Kluczowe jest więc ustalenie priorytetów. Jeśli wpadają niespodziewane maile w sprawach, które mogą poczekać, w pierwszej kolejności informuj nadawców, że pracownik, którego zastępujesz, zajmie się tym, gdy tylko wróci z urlopu. Jest duża szansa, że część osób przyjmie to wyjaśnienie i zgłosi się ponownie za jakiś czas, a Ty unikniesz przeładowania obowiązkami.
| 7 porad, jak zorganizować swój dzień
Skup się natomiast na rzeczach, które nie mogą czekać, oraz na załatwieniu spraw, o które prosiła osoba idąca na urlop. Dzięki temu wilk będzie syty i owca cała. Jeżeli i to przekracza Twoje możliwości czasowe, nie bój się prosić o pomoc. Czasem wystarczy odrobinę przeorganizować pracę, inaczej podzielić się zadaniami w zespole. A może ktoś mniej obłożony w danej chwili będzie mógł Ci pomóc? Pamiętaj, że w grupie siła.
Na koniec jeszcze mała rada. Zamiast traktować zastępstwo podczas urlopu jak dopust Boży i pracę za darmo, spójrz na to z innej strony. Czasami takie wrzucenie na głęboką wodę, zwłaszcza gdy zastępujesz swojego szefa, może być momentem bardzo rozwojowym i testem, który pokaże Ci, w którym kierunku poprowadzić swoją karierę. Być może odkryjesz nowy obszar zadań, w których jesteś świetny, i będziesz miał argument do awansu lub wysłania Cię na szkolenie.
| 3… 2… 1… Odliczanie do urlopu czas zacząć. Jak się do niego przygotować?