Porady Życie zawodowe Zasada czystego biurka i ekranu – jak dbać o bezpieczeństwo danych?
27.06.2019  | 4 min czytania

Zasada czystego biurka i ekranu – jak dbać o bezpieczeństwo danych?

27.06.2019  | 4 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Dokumenty – zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – zawierają informacje podlegające ochronie. Osoby nieupoważnione nie mogą mieć do nich dostępu. W dbaniu o bezpieczeństwo danych niezwykle pomocne są następujące zasady: czystego biurka, ekranu oraz drukarki. Podpowiadamy, w jaki sposób powinny być one wykorzystywane w biurze.

Zabezpieczanie danych osobowych w firmie

Dokumenty zawierające poufne informacje, takie jak np. imię i nazwisko klienta, jego adres i numer telefonu, powinny być wykorzystywane w taki sposób, by nie miały do nich wglądu osoby, które nie są do tego upoważnione. W dbaniu o bezpieczeństwo danych osobowych pomaga wprowadzenie w przedsiębiorstwie następujących zasad oraz nawyków:

  • Zasada czystego biurka

Zgodnie z tą zasadą na biurku powinny znajdować się jedynie dokumenty aktualnie wykorzystywane przez pracownika. Wszystkie pozostałe wydruki muszą zostać umieszczone w przeznaczonym do tego miejscu – takim, do którego nie mają dostępu osoby nieupoważnione. Po zakończeniu wykonywania obowiązków służbowych należy schować wszystkie dokumenty do szuflady lub szafy zamykanej na klucz – nawet jeśli następnego dnia rano będziemy z nich korzystać. Warto pamiętać o tym, by usunąć z biurka wszelkie notatki zawierające informacje o klientach firmy. Takie postępowanie chroni dane osobowe kontrahentów.

Bałagan na biurku to stan umysłu?

  • Zasada czystego ekranu

Ekran monitora – w miarę możliwości - powinien być ustawiony w taki sposób, by osoby nieupoważnione nie mogły zobaczyć np. treści dokumentów elektronicznych zawierających dane klienta. Pracownik, który odchodzi od komputera na dłuższy czas, powinien wylogować się z systemu, żeby podczas jego nieobecności nikt nie miał dostępu do poufnych informacji. Warto również ustawić automatyczny wygaszacz ekranu w taki sposób, by użytkownik musiał wprowadzić hasło dostępu, zanim na nowo rozpocznie pracę.

  • Zasada czystej drukarki

Jeżeli drukujemy, kopiujemy lub skanujemy dokumenty, powinniśmy jak najszybciej zabierać je z wykorzystywanego przez nas urządzenia. W innym przypadku istnieje ryzyko, że wydruk zobaczą osoby do tego nieupoważnione.

  • Natychmiastowe niszczenie zbędnych dokumentów

Aby dbać o bezpieczeństwo poufnych informacji, należy wyrobić w sobie nawyk pozbywania się zbędnych dokumentów. Jeżeli część wydruków przeznaczona jest do wyrzucenia, warto jak najszybciej umieszczać je w niszczarce. Dokumenty zawierające dane osobowe powinno się niszczyć w taki sposób, by nie można było ponownie odczytać znajdujących się na nich informacji.

  • Zamykanie pomieszczenia służbowego

W celu zwiększenia bezpieczeństwa danych warto zamykać pomieszczenie służbowe, kiedy nie znajduje się w nim żaden upoważniony do tego pracownik. Klucz należy przekazać np. portierowi lub ochroniarzowi.

Idealne warunki w biurze, czyli jakie?

Oceń artykuł