Porady Życie zawodowe Zarządzanie zespołem zdalnym w czasie epidemii koronawirusa
25.03.2020  | 5 min czytania

Zarządzanie zespołem zdalnym w czasie epidemii koronawirusa

25.03.2020  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)

Zarządzanie zespołem to nie lada wyzwanie! Już na co dzień wymaga od lidera szczególnych umiejętności i cech charakteru. A gdy kierowanie zespołem ma się odbywać wyłącznie zdalnie, to sprawna i efektywna komunikacja staje pod wielkim znakiem zapytania. Podejmij kroki, które sprawią, że ta współpraca przebiegnie gładko, a jej wyniki będą równie dobre jak podczas współpracy face to face w biurze firmy.

Z artykułu dowiesz się:

• Jak zacząć efektywne zarządzanie zespołem rozproszonym?
• Jakie zasady ustalić na czas grupowego home office?
• Jakie wskazówki będą pomocne podczas zdalnego zarządzania pracownikami?

Efektywne zarządzanie zespołem rozproszonym

Praca zdalna to rozwiązanie, które zdobywa coraz więcej zwolenników w bardzo zróżnicowanych branżach. Bywa też tak, że zdalna forma wypełniania obowiązków zawodowych staje się koniecznością ­­– jak teraz, gdy kraj zmaga się z epidemią. Szczególnej więc wagi nabiera kwestia odpowiedniego zarządzania zespołem rozproszonym, tak aby nie ucierpiała na tym jakość i efektywność pracy. Osoba kierująca ludźmi musi posiadać odpowiednie kompetencje miękkie, charyzmę i ogólne zdolności liderskie, dzięki którym „spina” pracę wielu osób. Jeśli nie jest na miejscu w firmie, musi sięgnąć po inne narzędzia i metody, które umożliwiają sprawne zarządzanie zespołem.

Wraz z oddelegowaniem podwładnych na pracę zdalną w szczególnych warunkach (tzn. gdy ma ona potrwać dłuższy czas i nie jest zwyczajowo praktykowana w Waszej firmie – np. w czasie epidemii koronawirusa) warto zacząć od ustawienia spotkania online lub telefonicznego. Porozmawiajcie na nim o zasadach, na jakich będziecie od teraz funkcjonować. To od Ciebie zależy, czy w tym trudnym momencie staniesz się prawdziwym kierownikiem zespołu i odpowiednio poprowadzisz podlegające Ci osoby.

Ustal, w jakich godzinach będziecie pracować. Przypomnij zespołowi o tym, że każdy ma prawo do przerwy w pracy – np. na lunch. Dowiedz się, czy ktoś z Twojego zespołu ma w domu małe dziecko i będzie potrzebował łączyć pracę z opieką nad pociechą. Upewnij się, czy każdy z Twoich pracowników ma dostęp do Internetu, a jeśli nie, to zadbaj o zapewnienie mu odpowiedniego łącza. Jeżeli zazwyczaj pracujecie na komputerach stacjonarnych, postaraj się zorganizować dla swojego zespołu laptopy. Pamiętaj jednak, że muszą one zostać odpowiednio skonfigurowane dla każdego pracownika i mieć pełne – potrzebne do pracy na danym stanowisku – oprogramowanie oraz dostęp do niezbędnej infrastruktury (np. sieci VPN, zapewniającej bezpieczeństwo przesyłanych danych).

Ustalenie zasad pracy zdalnej

Zakomunikuj podlegającym Ci osobom, jakie obowiązują Was zasady podczas pracy zdalnej. Ustal reguły obrotu dokumentów i formy komunikacji. Zaplanuj cykliczne rozmowy telefoniczne – ale nie przesadź z ich częstotliwością, aby nie dezorganizować pracy zespołu. Możecie też uzgodnić, że będziecie się nawzajem uprzedzać o przerwach w pracy dłuższych niż kilka minut. Daj ludziom możliwość zadawania pytań – to wyjątkowy czas i szczególne warunki, więc nie wszystko może być dla nich jasne. Wysłuchaj też ich propozycji i zastanów się nad tym, jak zoptymalizować pracę każdej osoby, uwzględniając jej indywidualne potrzeby.

| Kierownik – 5 typów zarządzania

Uprzedź każdego, jak należy się zachować, w sytuacji gdy ma się podejrzenie koronawirusa lub potwierdzone zakażenie. To ważna informacja, którą najlepiej jest rozesłać pracownikom także w formie e-mailowej. Podaj numer do oficjalnej infolinii NFZ w sprawie epidemii i upewnij się, czy każdy zna procedury zgłaszania przypadku zachorowania. Poproś, aby w takiej sytuacji jak najszybciej powiadomić Cię o zdarzeniu, tak abyś i Ty mógł przekazać tę informację zarządowi firmy i zorganizować pracę uszczuplonego zespołu. Postaraj się jednak uspokoić emocje związane z tym tematem. Wytłumacz, że takie procedury obowiązują wszystkich ludzi – nie tylko w Polsce, lecz także w innych krajach – i mają one na celu zapewnienie zdrowia i bezpieczeństwa obywateli.

Jak zarządzać zespołem zdalnym – poznaj 5 wskazówek!

  1. Kontaktuj się ze swoim zespołem

Podczas pracy zdalnej kluczowe jest zapewnienie odpowiedniego kontaktu wewnątrz zespołu. Pamiętaj, że porozumiewanie się na odległość nie oznacza, że nie możecie pogadać twarzą w twarz. Oczywiście w sytuacji zagrożenia epidemicznego kontakty bezpośrednie są wykluczone, ale nic nie stoi na przeszkodzie, żeby Twój zespół zobaczył się wzajemnie za pośrednictwem wideokonferencji. Istnieje wiele komunikatorów internetowych, które umożliwią Ci połączenie się z pracownikami i dokonanie koniecznych ustaleń. Jeśli dotychczas z żadnego nie korzystaliście, teraz nadszedł na to czas. Możesz wypróbować możliwości np. takich darmowych aplikacji jak Microsoft Teams, Skype czy Facebook Messenger. Pamiętaj, że gdy macie siebie na wizji, zyskujesz możliwość wzmocnienia swoich słów za pomocą mimiki, mowy ciała czy zwykłego uspokajającego uśmiechu. Przekonasz się – to naprawdę działa!

| Home office – jakie narzędzia pomogą Ci pracować efektywnie?

  1. Zadbaj o morale zespołu

Jeśli znaleźliście się na home office z powodu szalejącego wirusa, ludzie z Twojego zespołu mogą być zaniepokojeni, a nawet spanikowani. Jako lider powinieneś więc zadbać nie tylko o koordynację Waszej pracy, lecz także o samopoczucie podlegających Ci osób. Pod koniec rozmowy z zespołem – gdy zapadną już wszystkie ważne ustalenia – wypytaj delikatnie o to, jak czują się Twoi współpracownicy. Pamiętaj jednak, że profesjonalizm wymaga od Ciebie tego, abyś nie naruszył granic prywatności i nie zadawał pytań zbyt osobistych – nawet jeśli się ze sobą przyjaźnicie, to jednak w godzinach pracy prowadzicie rozmowę o charakterze służbowym!

  1. Ufaj, ale nie trać kontroli

Gdy Twój zespół pracuje zdalnie, siłą rzeczy musisz obdarzyć jego członków sporym zaufaniem. Nie masz bowiem możliwości, aby sprawdzać non stop, czy Twoi ludzie istotnie zajmują się swoimi obowiązkami. Możesz jednak wyznaczyć im tygodniowe zadania, które pozostawią im swobodę w wykonywaniu swoich obowiązków bez poczucia nadmiernej kontroli z Twojej strony. Ponadto właśnie w takich chwilach przyda Ci się dotychczas zdobyta wiedza na temat współpracowników. Powinieneś wiedzieć, jakie są słabe i mocne strony każdego z nich. Pamiętaj, że home office wymaga od ludzi sporej dozy samodyscypliny. Jeśli widzisz, że ktoś z zespołu ma problemy z tym, aby samemu zaprząc się do pracy na pełnych obrotach, postaraj się mu pomóc i zapewnić odpowiednią motywację. Możesz np. wysłać takiej osobie rano maila ze szczegółami zadań, jakie czekają na nią danego dnia. Jeśli któryś z pracowników nie wykonuje przypisanych mu zadań, skontaktuj się z nim bezpośrednio i zapytaj, co stanęło na przeszkodzie. Dzięki temu macie szansę wprowadzić natychmiastowe rozwiązania naprawcze i usprawnić działanie zespołu.

| Praca zdalna – wady i zalety

  1. Zachowaj otwartość i szybko reaguj

Gdy pracujecie wszyscy w jednej przestrzeni, znacznie łatwiej jest wychwycić sygnały świadczące o tym, że doszło do jakiegoś nieporozumienia lub nabrzmiewa jakiś konflikt. W takiej bowiem sytuacji możesz odczytywać także komunikaty niewerbalne, która mają ogromne znaczenie dla trafnej oceny sytuacji. Dlatego gdy Twój zespół pracuje zdalnie, musisz pozostawać otwarty na sygnały, że coś dzieje się nie tak, jak powinno. Jeżeli Ty sam masz zastrzeżenia co do pracy któregoś z pracowników – także reaguj najszybciej, jak to możliwe. Pamiętaj o tym, że zdalne pełnienie obowiązków służbowych może stanowić pewną nowość dla Was wszystkich – a nie każdy potrafi szybko odnaleźć się w takiej sytuacji. Jeśli więc coś Ci nie pasuje w sposobie komunikacji czy pracy ludzi z zespołu – daj im szybki feedback. Wytłumacz na spokojnie, że sytuacja wymaga od Was trzymania się innych standardów. Ustal plan naprawczy i nadzoruj, czy jest on realizowany. Tylko w taki sposób Ty i Twój zespół wypracujecie sobie odpowiedni system działania na home office.

  1. Zadbaj o jasność i precyzję komunikatów

Pamiętaj, że w komunikacji na odległość łatwo o przeinaczenie znaczenia słów oraz wynikające z tego nieporozumienia. Dlatego zadbaj o to, aby przepływ informacji w Twoim zespole był sprawny i pozbawiony niedopowiedzeń. Dobrym pomysłem jest podsumowanie każdej rozmowy przez telefon lub wideokonferencji za pomocą notatki, w której będą zawarte wszelkie kluczowe ustalenia i podział obowiązków. Pisz prostym językiem i zwracaj się bezpośrednio do konkretnych osób, które wyznaczasz do wypełnienia danych zadań. Pamiętaj też o tym, że Twoi ludzie powinni mieć podobny dostęp do wszystkich informacji na temat pracy całego zespołu. Jeśli każdy będzie wiedział, czym mniej więcej w danym momencie zajmuje się kolega, wówczas cały zespół zyska pełny obraz sytuacji. Przełoży się to na efektywność Waszej pracy i na wysokie morale zespołu – dzięki czemu będziecie mogli odpowiednio zorganizować Wasz home office!

Oceń artykuł