Pracownikowi, który odbywa podróż służbową, przysługuje zwrot kosztów wyjazdu. Pracodawca płaci za przejazd, miejsca parkingowe, nocleg oraz wyżywienie. Zatrudniony musi rozliczyć delegację w odpowiednim terminie. Rozliczenie polega na przedstawieniu rachunków za hotel, zakup biletów itp.
Delegacja - przepisy
Najważniejsze informacje dotyczące podróży służbowych zostały zawarte w broszurze wydanej przez Państwową Inspekcję Pracy: https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/146498/podroze%20sl.pdf. Przepisy dotyczące delegacji znajdują się w rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20130000167). Dokument dotyczy wyłącznie pracowników tzw. „budżetówki”. Pozostali pracodawcy mogą samodzielnie określać warunki rozliczania wyjazdów służbowych. Konieczne jest zamieszczenie ustaleń w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę.
Pracownikowi, który przebywa w podróży służbowej, przysługują diety, a także zwrot kosztów za przejazdy, noclegi oraz inne konieczne i udokumentowane wydatki - uznane przez pracodawcę i adekwatne do potrzeb. Zatrudniony musi dokonać rozliczenia delegacji w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej.
Krajowa podróż służbowa
Pracownikowi, który przebywa w delegacji, przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dobę spędzoną w podróży. Pieniądze nie należą się, gdy podróż trwa krócej niż 8 godzin. Za delegację trwającą 8-12 godzin pracownikowi przysługuje 50% diety. Powyżej 12 godzin świadczenie należy się w pełnej wysokości. Dieta dla pracowników spoza sfery budżetowej nie może być niższa niż 30 zł za dobę.
Za każdą rozpoczętą dobę w delegacji przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety - na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Pracownik powinien otrzymać również zwrot kosztów noclegu. Opłata za dobę w hotelu, pensjonacie itd. nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety (600 zł).
Koszty pracodawcy w podróży zagranicznej - świadczenia delegacyjne
Pracownikowi, który przebywa w delegacji zagranicznej, należy się dieta w wysokości obowiązującej w państwie docelowym. Wysokość diety zależy od czasu spędzonego w podróży i wynosi:
- 1/3 stawki – za wyjazd trwający krócej niż 8 godzin,
- 50% stawki – za 8-12 godzin w delegacji,
- 100% stawki – za więcej niż 12 godzin w podróży.
Pracodawca jest zobowiązany zwrócić koszty za nocleg w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Wysokość opłat za noclegi nie może przekraczać kwot podanych w załączniku do rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. Pracownik powinien otrzymać ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę w podróży. Zatrudnionemu, który zachoruje w trakcie delegacji zagranicznej, przysługuje zwrot udokumentowanych i niezbędnych kosztów leczenia poza granicami Polski. W trakcie podróży służbowej należy się również zaliczka udzielana w walucie obcej.