Porady Życie zawodowe Wniosek o urlop wypoczynkowy – jak krok po kroku wypełnić go i złożyć?
27.07.2021  | 4 min czytania

Wniosek o urlop wypoczynkowy – jak krok po kroku wypełnić go i złożyć?

27.07.2021  | 4 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Masz już dosyć codziennej rutyny i zaczynasz czuć w kościach, że potrzebujesz dłuższej przerwy od pracy? To dobry moment, aby zacząć planować wolne. Zanim jednak wygodnie ułożysz się w plażowym leżaku albo włożysz buty trekkingowe, musisz… złożyć wniosek urlopowy! Choć brzmi to prozaicznie, nie wszyscy urlopowicze wiedzą, co należy w nim napisać albo kiedy o zaplanowanej nieobecności w firmie poinformować swojego pracodawcę. Z myślą o takich osobach krok po kroku objaśniamy, jak zrobić to dobrze.

Co znajdziesz w artykule?

• Chcesz złożyć wniosek o urlop? Dopilnuj formalności!
• Kolejność ma znaczenie: najpierw zastępstwo, a dopiero potem wniosek urlopowy
• Wniosek urlopowy – wzór dokumentu do wypełnienia
• Wniosek o urlop wypoczynkowy zaakceptowany? Ustaw autoresponder!

Chcesz złożyć wniosek o urlop? Dopilnuj formalności!

Natłok obowiązków powoli zaczyna przyprawiać Cię o dreszcze? Myśl o wakacjach nie pozwala spać w nocy, a w ciągu dnia sprawia, że nie możesz skupić się na obowiązkach zawodowych? To znak, że najwyższa pora udać się na dłuższy urlop wypoczynkowy! W trakcie wolnego możesz uwolnić głowę od problemów, którymi na co dzień żyjesz w pracy, odnowić pokłady kreatywności i po prostu fizycznie odpocząć, bowiem Twój organizm może być przemęczony. W końcu aż 2 z 3 zapytanych pracowników potwierdza, że udany urlop jest kluczowy, aby zachować zadowolenie z pracy. Tak wynika z badania Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy”, zatem jeśli chcesz uniknąć frustracji i nie dopuścić do wypalenia zawodowego, koniecznie zwolnij obroty i choć na chwilę przejdź w urlopowy tryb slow life.

| Urlop wypoczynkowy – jak go wyliczyć i gdzie spędzić aktywnie wolny czas?

Przygotuj się jednak na to, że przed błogim lenistwem, które pozwala na totalny reset mózgowych zwoi – nadpalonych stresem, wyzwaniami i korpomową – czekają Cię jeszcze pracownicze formalności. Aby urlop wypoczynkowy nie był tylko słodkim marzeniem, należy go wcześniej zaplanować – i to niekiedy nawet ze sporym wyprzedzeniem. Zanim wyjedziesz w ukochane góry, nad jezioro albo morze, musisz poinformować o swoich planach urlopowych pracodawcę. Im szybciej się z nim dogadasz, tym lepiej. Na pewno w dobrym tonie będzie zakomunikowanie potrzeby wzięcia długiego urlopu np. miesiąc wcześniej.

| Najczęstsze pytania o urlop wypoczynkowy

Porozumienie z przełożonym to pierwszy krok, który niestety czasami już na starcie potrafi spowolnić bieg do mety, którą jest pierwszy dzień wakacji. Jeśli masz umowę o pracę, Twoje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego wypoczynku reguluje Kodeks pracy. I choć ustawowo przysługuje Ci w zależności od stażu pracy 20 lub 26 dni wolnego w ciągu roku, rzadko kiedy oznacza to, że możesz planować wakacje czy ferie w dogodnym dla siebie momencie. Życie pokazuje, że w wielu przedsiębiorstwach, aby dostać np. 2 tygodnie tzw. luzu, trzeba dopasować się do harmonogramu urlopów, który obowiązuje wszystkich pracowników w firmie, a niekiedy zadeklarować chęć wolnego już na samym początku roku.

| 3… 2… 1… Odliczanie do urlopu czas zacząć. Jak się do niego przygotować?

Sam plan czy arkusz urlopów pracowniczych nie jest jednak dokumentem wiążącym, a tylko pewnego rodzaju grafikiem, dzięki któremu udaje się wstępnie zaplanować dłuższe nieobecności w taki sposób, aby te nie nakładały się na siebie – co całej firmie uniemożliwiłoby sprawne działanie. Warto też pamiętać, że pracodawca wcale nie musi zgadzać się na udzielanie wolnego w terminie, który sobie zażyczysz. Jeśli Twoje dni wolne będą kolidowały np. z terminem oddania ważnego projektu albo wszystkie ręce będą musiały być na pokładzie, bo akurat wtedy przypadnie najbardziej intensywny okres w firmie, może się okazać, że będziesz musiał znaleźć inny moment na dłuższy wyjazd. Na szczęście w praktyce trudności w dograniu terminu urlopu dotyczą małego procenta pracujących Polaków, co widać po wynikach wspomnianego wyżej badania.

Wniosek o urlop – podejście pracodawców (badanie Pracuj.pl)

Kolejność ma znaczenie: najpierw zastępstwo, a dopiero potem wniosek urlopowy

„Ktoś musi pracować, aby odpoczywać mógł ktoś” – na pewno dobrze znasz to powiedzenie, które jest cały czas aktualne na rynku pracy. Zanim wybierzesz się na urlop, warto wcześniej się zastanowić, kto mógłby przejąć Twoje obowiązki i wykonywane polecenia służbowe. Najlepiej, aby był to kolega lub koleżanka z teamu, którzy choć trochę orientują się w tym, co robisz – np. pracują z tym samym klientem czy realizują podobne zadania do Twoich. Możesz jedynie zasugerować i wskazać, kto według Ciebie najlepiej Cię zastąpi, jednak finalnie to pracodawca, bezpośredni przełożony albo team leader muszą zadbać o ciągłość biznesu i zorganizować pracę w należyty sposób podczas Twojego urlopu.

| Zastępstwo w pracy na czas urlopu, czyli jak przetrwać wakacje kolegi

Pamiętaj, że później to do Ciebie będzie należało dokładne przekazanie wytypowanej osobie aktualnie toczących się spraw i wszystkich zadań, które mogą w trakcie urlopu nieoczekiwanie pojawić się na horyzoncie. Kodeks pracy nie określa żadnej szczególnej formy, w jakiej należy to zrobić. Jeśli to możliwe, dopnij na ostatni guzik wszystkie ważne tematy, uporządkuj swoje sprawy, a obowiązki i ważne informacje (np. istotne numery telefonów i adresy e-mail) przekaż zastępcy pisemnie albo podczas rozmowy wprowadzającej.

Wniosek o urlop wypoczynkowy – organizacja zastępstw (badanie Pracuj.pl)

Jest ona bardzo ważnym elementem w tym całym przedsięwzięciu o nazwie „dobra organizacja pracy przed wypoczynkiem” i decyduje o tym, jaką sytuację zastaniesz po swoim powrocie. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu gruntu będziesz mógł z czystym sumieniem rozpocząć urlop – bez obaw, że po powrocie na Twoim małym firmowym poletku ujrzysz tylko zgliszcza. Zanim jednak to nastąpi, musisz jeszcze wypisać wniosek urlopowy!

Wniosek urlopowy – wzór dokumentu do wypełnienia

Choć prośbę o wolne można wyrazić ustnie, zgodnie z prawem pracy dokumentem, na mocy którego możesz planować swoje wyjazdy czy odpoczynek w domu, jest podpisany przez Twojego pracodawcę wniosek o urlop wypoczynkowy. Kodeks pracy nie określa jednak, czy ma to być np. wypełniony gotowy druczek, czy może wystarczy tylko stosowny e-mail informujący o planowanej nieobecności. Najczęściej w firmach funkcjonują już gotowe arkusze do wypełnienia (np. wniosek urlopowy PDF) albo istnieją specjalne wewnętrzne systemy do przesyłania elektronicznych podań. Jeśli jednak w Twojej pracy nie ma żadnego gotowca, musisz wypisać taki dokument samodzielnie.

| Dłuższy urlop – kto ma do niego prawo?

Jak wypełnić wniosek urlopowy, aby zawierał wszystkie niezbędne informacje? Przede wszystkim pamiętaj o odpowiedniej formie. Pismo powinno mieć tytuł – najlepiej: wniosek o urlop wypoczynkowy. Zwróć się w nim z prośbą o udzielenie wolnego za dany rok kalendarzowy (możesz bowiem wykorzystywać zaległy urlop jeszcze z poprzedniego roku). Następnie dokładnie określ dni, w których nie będzie Cię w pracy. Możesz również wpisać wymiar godzin oraz liczbę dni pracujących, pomijając oczywiście weekendy, co znacznie ułatwi sprawę Twojej kadrowej. Przykładowo: urlop 2-tygodniowy to 10 dni pracujących. Każdy dzień pracy stanowi 8 godzin, zatem wymiar urlopowy będzie wynosił w tym przypadku 80 godzin. Na górze – zazwyczaj po lewej stronie – wpisuje się swoje imię i nazwisko oraz stanowisko pracy, zaś po prawej nazwę miejscowości oraz datę. Pod treścią należy oczywiście też złożyć swój czytelny podpis, a obok pozostawić miejsce na akcept przełożonego.

Wniosek o urlop wypoczynkowy zaakceptowany? Ustaw autoresponder!

To już pewne – za chwilę zaczynasz swój urlop! Jeśli wniosek dotarł do Twojego przełożonego, który zaakceptował prośbę, a termin wolnego od pracy jest już tuż-tuż, czas ustawić mailowe powiadomienie dla nadawców z informacją o planowanym urlopie. Tzw. autoresponder odeśle automatyczną odpowiedź zaraz po otrzymaniu na skrzynkę jakiejkolwiek wiadomości e-mail.

Na czas wolnego będzie Twoim asystentem nieobecności, dlatego dobrze przemyśl, co pojawi się w zwrotnej informacji do wszystkich nadawców. Jeśli na koncie e-mail jest to możliwe, ustaw 2 różne powiadomienia – nieco luźniejsze dla kolegów z pracy i bardziej formalne dla ewentualnych kontrahentów, z którymi kontaktujesz się w imieniu firmy. W jednym i drugim przypadku koniecznie zaznacz, w jakim terminie Cię nie będzie i kto w tym czasie przejmie Twoje obowiązki.

| Telefon służbowy na urlopie – odbierać czy nie odbierać?

Możesz również wspomnieć, że na wszystkie wiadomości odpowiesz po powrocie do pracy, albo zaznaczyć, że tylko w razie pilnych przypadków jesteś dostępny pod wskazanym numerem telefonu. Tę decyzję jednak zostawiamy już Tobie. Warto pamiętać też o stopce e-mailowej. Najlepiej na około tydzień przed absencją dopisać wyróżniającym się kolorem krótkie przypomnienie informujące o terminie wolnego. Pozwoli to Twojemu zespołowi i klientom przygotować się mentalnie na to, że Cię nie będzie, a także dograć przed urlopem palące sprawy. A może wszystkie zadania przekazujecie między sobą w specjalnym programie do współpracy zespołowej – takim jak Asana, Bitrix24, Wrike czy Slack? W takim wypadku także tam dobrze będzie zamieścić stosowne powiadomienie.

Gdy już przejdziesz przez wszystkie kroki – zaczynając od samej myśli o urlopie, poprzez powiadomienie o tym przełożonego, znalezienie godnego zastępstwa, a także wypisanie wniosku urlopowego, jego akceptację i ustawienie autorespondera – nie pozostaje już nic innego, jak tylko wreszcie rozpocząć wakacje!

A co zrobić, jeśli urlop – nawet ten najwspanialszy – szybko minie i znów wpadniesz w wir przytłaczających sytuacji zawodowych? Być może będzie to dla Ciebie znak, że już najwyższy czas sprawdzić aktualne ogłoszenia na Pracuj.pl i jak najszybciej rozwinąć skrzydła w nowej pracy!

Oceń artykuł