Porady Życie zawodowe Siła przekazu, czyli jak uprościć język firmowy?
22.02.2021  | 5 min czytania

Siła przekazu, czyli jak uprościć język firmowy?

22.02.2021  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)

Z każdej strony otaczają nas słowa. Wystukane w mailach, prezentacjach, umowach, regulaminach, i oficjalnych pismach. O to, jak radzić sobie z nadmiarem treści i co robić, by wiadomości były bardziej czytelne i przejrzyste, zapytaliśmy dr. hab. Tomasza Piekota, językoznawcę, upraszczacza tekstów i lingwistycznego standapera.

W czasie pandemii wiele zespołów pracuje zdalnie, co wiąże się z częstszą komunikacją mailową. Jak można uprościć wiadomości, aby było to z korzyścią dla obydwu stron?

Tomasz PiekotPandemia rzeczywiście zmieniła sytuację komunikacyjną wielu firm. Już zapominaliśmy o języku pisanym, wszystko załatwialiśmy telefonicznie lub twarzą w twarz. I nagle wrócił do nas nieco zapomniany świat korespondencji. Czy mejle (uwielbiam polską formę tego słowa) można pisać efektywniej? Tak, ale wymaga to zmiany bardzo starych nawyków i sporego wysiłku na etapie planowania wiadomości. Jak dziś powiedziałby Blaise Pascal: długie mejle piszą ci, którzy nie mieli czasu ich skrócić.

Dlaczego pisanie efektywnych maili jest trudne? Przecież wiadomości elektroniczne nie są tak formalne jak na przykład pisma.

Powiem metaforycznie: każdy mejl pod względem budowy przypomina hamburgera. Wewnątrz są warstwy merytoryczne, treściwe, na górze i na dole zaś - relacyjne. Niestety, mejle korporacyjne przypominają bardziej burgery typu „2 for U” niż te rzemieślnicze. Efektywna komunikacja polega na upraszczaniu i porządkowaniu treści, ale też na wzmacnianiu relacji. Przejdźmy może do konkretów.

Polecam wszystkim 5 kroków zwiększających siłę przekazu:

1. W pierwszym akapicie streść sytuację w 3 zdaniach, czyli odpowiedz na pytania

  • Dlaczego do Ciebie piszę?
  • Co musisz wiedzieć natychmiast?
  • Co musisz zrobić po przeczytaniu wiadomości?

2. Pozostałe akapity rozdziel nagłówkami (najlepiej w innym kolorze niż treść wiadomości).

3. Używaj kropki miłości, czyli kończ zdania przed 16 słowem.

4. Pobudzaj czytelnika częstymi zwrotami bezpośrednimi (Pan, Pani, Państwo, Ty).

5. Twórz nieszablonowe powitania i pożegnania wiadomości (często je zmieniaj).

Tworzenie prezentacji to codzienność na wielu różnych stanowiskach. Jak w tym wypadku powinno wyglądać upraszczanie treści, by osiągnąć lepszą jakość?

Dużo zależy od typu prezentacji. Generalnie jednak wszystkie wysiłki powinniśmy włożyć w semiotyczne odchudzenie slajdów, tzn. usunięcie z nich wszelkich pozbawionych sensu elementów wizualnych - tła, motywów roślinnych itp. Sporo ciekawych rad można znaleźć w książce S. Kosslyna (Clear and to the Point), który badał slajdy od strony percepcji i obciążenia uwagi. Na przykład na slajdach bardzo ważna jest liczba słów (zasada 4x4, czyli 16 wyrazów maks.). Resztę ważnych treści trzeba zapisać w notatkach pod slajdami. Okazuje się też, że potrzebne jest kierowanie wzroku publiczności na to, co omawiamy (zasada nosa Rudolfa), a online – rysowanie na slajdach. Wbrew pozorom audytorium lubi też mieć podgląd z kamery na prezentera – niektórzy przełączają ekran między slajdami a kamerą.

Mówimy o upraszczaniu treści, więc rodzi się pytanie: dlaczego komplikujemy? Z czego to wynika?

W pandemii komplikujemy głównie z braku czasu. Łatwiej po prostu pisać strumieniem, tworzyć tasiemcowate wątki lub przesyłać załączniki bez słowa. Są jednak jeszcze dwa inne powody komplikowania języka. Najstarszy powód świata to ukrywanie słabości argumentów, niekompetencji, a nawet winy. Kolejny powód utrwalony historycznie to autoprezentacja, a dokładniej wywyższanie się poprzez krynolinowe, bufoniaste słownictwo.

Porozumienie bez przemocy. Twój sposób na lepszą współpracę

Jak rozpoznać, że nasz tekst potrzebuje uproszczenia?

To bardzo ciekawa kwestia. Metod oceny skuteczności jest kilka. Zupełnie intuicyjny wykrywacz bełkotu to pierwsze zdanie. Jeśli ktoś zaczyna od „uprzejmie informuję, iż”, to jest duża szansa, że dalej będzie równie źle. A na poważnie - wszystkim mogę polecić trzy sprawdzone w badaniach naukowych metody:
1. Test niedokończonego zdania - dajemy komuś tekst do przeczytania i prosimy o dokończenie 1 zdaniem wypowiedzi: Ten tekst jest o tym, że ... Jeśli czytelnik tego nie potrafi, to znaczy, że tekst był o wszystkim lub o niczym.
2. Test 10 luk - tym razem z tekstu usuwamy co 5 słowo (pierwszą lukę robimy w drugim zdaniu). Robimy 10 takich luk i prosimy kogoś znajomego o ich uzupełnienie. Jeżeli osoba ta nie uzupełni 50% luk tymi samymi wyrazami, tekst jest do napisania od nowa.
3. Logios do zabawy - to nasza bezpłatna aplikacja do badania prostoty języka. Wykorzystuje nowy algorytm Plain Language Indeks. Wystarczy wkleić do niej tekst i sprawdzić, ile procent wynosi PLI. Teksty łatwe w czytaniu zaczynają się powyżej 60%.

Jak przekazywać informacje, żeby były one zrozumiałe dla odbiorcy? O czym warto pamiętać?

Niektórzy eksperci radzą: kiedy piszesz tekst, wyobraź sobie, że opowiadasz to 7-letniemu dziecku. To bardzo niebezpieczna metafora, ponieważ takie myślenie prowadzi do infantylizacji dorosłego odbiorcy. Ja wolę radę pewnego dziennikarza ekonomicznego. Ekspert ten powiedział mi kiedyś, że gdy opisuje bardzo trudny temat, zawsze stawia przed sobą zdjęcie swojej babci (prostej i zarazem kochanej). Pisze tekst i od czasu do czasu patrzy jej w oczy. Ponoć tyle wystarczy.

Co jeszcze wpływa na odbiór treści i sprawia, że szybciej ją przyswajamy?

W badaniach komunikacji popularność zyskuje teoria podwójnego kodowania. W myśl tej teorii najłatwiej rozumiemy i zapamiętujemy treści wyrażone równocześnie słownie i obrazowo. Stąd tak duża popularność myślenia wizualnego. Z perspektywy językoznawcy mogę do tego dodać dwa niezwykle ważne warunki efektywnej komunikacji. Tekst musi się nadawać równocześnie do przeglądania i klasycznego czytania, a język – w sensie gramatycznym – powinien naśladować teksty, które czytamy najchętniej w czasie wolnym.

Pracujesz zdalnie? Sprawdź, jak zadbać o porozumienie w domu

Upraszczanie jest czymś korzystnym, ale ważne jest to, żeby jednocześnie nie spłycić przekazu i nie zastosować skrótów myślowych, które sprawią, że w tekście pojawią się błędy. Na co warto być wyczulonym?

Najważniejsze, by upraszczaniem zajmowali się eksperci merytoryczni, a nie językowi. To oni zabezpieczą tekst pod względem treści. Trzeba też uważać na wyrazy specjalistyczne. Nie można ich usuwać na siłę. Niektóre muszą w tekście pozostać – trzeba je wówczas wytłumaczyć. Najgorsze jest jednak wprowadzanie do tekstów zawodowych kolokwializmów i przesadnych emocji. To one obniżają profesjonalizm autora. Mój ulubiony przykład pochodzi z korporacyjnego nekrologu: Kochani, wczoraj Ania wybrała rozwój poza strukturami organizacji.

Content is the king – mówi znane powiedzenie, ale jak radzić sobie z nadmiarem treści i przeciążeniem informacyjnym?

W wielu firmach na świecie trwają teraz eksperymenty związane z bardziej ekologicznym zarządzaniem obiegiem informacji. Ciekawym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie godzin bez spotkań i mejlowania (np. między 12 a 13). Dobrą praktyką jest też wprowadzenie zakazu wysyłania wiadomości bez śródtytułów oraz rezygnacja z pustych mejli z potwierdzeniem w stylu: "Done", "Dzięki", "Jasne".

dr hab. Tomasz Piekot – językoznawca, kierownik Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, współwłaściciel firmy Logios.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV
Oceń artykuł