Mimo trwającej pandemii zauważa się wzrost aktywności pracowników „w realu”. Coraz chętniej wracamy do pracy bezpośrednio w biurze, na stacjonarne szkolenia, a spotkania z klientami czy kontrahentami umawiamy już nie online, ale na żywo. Warto więc przypomnieć sobie, jak wygląda savoir-vivre w pracy – zarówno te jego zasady, które wytworzyły się w trakcie zmagań z COVID-19, jak i te, które prawdopodobnie wrócą, gdy zagrożenie minie.
O czym przeczytasz w artykule:
• Savoir-vivre w pracy biurowej – jak się zachować?
• Savoir-vivre – biznesowy elementarz powitań
• Biznesowy savoir-vivre spotkań online
| Dobre maniery w pracy, czyli 5 rzeczy, które denerwują Twoich współpracowników
Savoir-vivre w pracy biurowej – jak się zachować?
Wiele osób wróciło już do pracy bezpośrednio w biurze – część w trybie hybrydowym, część na stałe. Rzeczywistość pandemii i obawa o zdrowie wymusiła jednak kilka ważnych zasad związanych z bezpieczeństwem, które zapewne zostaną z nami także po ustaniu zagrożenia i dołączą do kanonu savoir-vivre’u w miejscu pracy.
Podstawowym zaleceniem jest noszenie maseczek w przestrzeniach wspólnych, takich jak korytarze, winda czy toalety. W pokojach lub open space’ach zasady pandemicznej etykiety w pracy obejmują regularną dezynfekcję rąk, w miarę możliwości zachowanie dystansu oraz częste wietrzenie pomieszczeń. Pamiętaj też, by ograniczać spotkania z klientami w siedzibie firmy. Jeśli możesz spotkać się online – zrób to.
| Savoir-vivre na imprezie firmowej
Zasada czystego biurka i ekranu – przez wzgląd na bezpieczeństwo danych – należała do kanonu savoir-vivre’u w pracy także dawniej. W trakcie pandemii nabrała jednak zupełnie nowego wymiaru. Nie chodzi już jedynie o ochronę przechowywanych dokumentów, lecz także o higienę. W wielu biurowcach serwis sprzątający profilaktycznie przeciera odpowiednimi środkami wszystkie powierzchnie – włączając w to biurka czy sprzęty – nawet kilka razy dziennie. Uprzątnięcie bałaganu umożliwi bezproblemową dezynfekcję.
Wciąż warto pamiętać o tak podstawowych zasadach wynikających z etykiety w miejscu pracy jak odpowiedni dress code, który trochę uległ rozluźnieniu w czasach home office. W wielu firmach pracownicy zrezygnowali z chodzenia na co dzień w garniturach czy butach na obcasach, stawiając na wygodniejsze ubrania. Wciąż obowiązują jednak zasady związane ze schludnym, czystym ubiorem w stylu nieformalnym lub casualowym – jeśli spotykasz się w pracy z innymi osobami, dres raczej odpada (chyba że pracujesz np. jako instruktor fitnessu). Pozostałe filary savoir-vivre’u w pracy to: punktualność, zwracanie uwagi na otoczenie (na przykład, gdy wydaje Ci się, że optymalna temperatura w biurze została przekroczona), odbieranie telefonów i prowadzenie rozmów z dala od biurek współpracowników, by nie przeszkadzać im w pracy, czy niejedzenie przy biurku.
| Astrologia, dieta, pieniądze... Jakie rozmowy w pracy mogą nam zaszkodzić
Savoir-vivre – biznesowy elementarz powitań
Niezależnie od zdarzeń na świecie jedno się nie zmienia: zarówno w sytuacjach formalnych, jak i nieformalnych bardzo ważne – o ile nie najważniejsze – jest pierwsze wrażenie. A to zaczyna się od powitania. O ile w przedpandemicznej rzeczywistości podawano sobie ręce, o tyle teraz – początkowo raczej dla żartu, a później już zupełnie na poważnie – zastąpiono ten gest dotknięciem łokciami. Zasady savoir-vivre’u w pracy biurowej mówią jasno, że nie płeć lub starszeństwo, ale hierarchia i stanowisko decydują o tym, kto pierwszy powinien wyciągnąć rękę (lub łokieć). Jeśli spotykasz się z klientem, to po jego stronie leży wykonanie gestu, jeśli z podwładnym – po Twojej. W przypadku gdy spotykają się osoby na równorzędnych stanowiskach, wtedy pierwszeństwo ma kobieta lub osoba starsza.
Sytuacja reżimu sanitarnego sprawiła, że niektóre zachowania przestały być nietaktem. Dawniej uchylenie się od podania dłoni odbierano jako duże uchybienie w etykiecie spotkania biznesowego. Obecnie masz pełne prawo do ograniczenia tej formy kontaktu i zachowania dystansu fizycznego. Warto zawczasu przygotować sobie krótką wypowiedź, w której wyjaśnisz swoją postawę, aby nie zostać posądzonym o złe maniery.
| Jak zadbać o etykietę podczas spotkania z klientem?
Biznesowy savoir-vivre spotkań online
Mimo że coraz więcej spotkań odbywa się stacjonarnie, wciąż wiele wydarzeń ma charakter zdalny. Raport Grupy Pracuj „Cyfrowa rewolucja kariery” pokazuje, że Polacy polubili e-learning i bardzo chętnie nabywają w ten sposób wiedzę. Można się więc spodziewać, że oferta kursów i konferencji prowadzonych przez internet będzie się rozwijać także po pandemii.
Biznesowy savoir-vivre w przypadku spotkań online obowiązuje i organizatora spotkania, i uczestników. Zarówno praca zdalna, jak i uczestnictwo w szkoleniach czy kursach wymagają pewnego rodzaju etykiety. Część zasad wydaje się intuicyjna i logiczna, ale część może Cię zaskoczyć:
- Przetestuj sprzęt – przed spotkaniem sprawdź, czy działają Ci mikrofon i kamera, czy masz stabilne łącze internetowe i jak działa aplikacja, z której planujesz korzystać. Często spotkania wymagają dodatkowej rejestracji, zaktualizowania programu czy konkretnej przeglądarki internetowej – warto ustawić wszystko z wyprzedzeniem.
- Przygotuj tło – najlepiej sprawdzi się gładka ściana. Możesz też rozmyć to, co znajduje się za Twoimi plecami, albo ustawić neutralne tło zaproponowane przez aplikację. Zadbaj o prawidłowe oświetlenie, aby dobrze było widać Twoją twarz, oraz właściwe ustawienie kamery – takie, które obejmuje przede wszystkim sylwetkę.
- Zadbaj o komfort rozmowy – bądź punktualny, ustaw w komunikatorze imię i nazwisko, żeby uczestnicy mogli Cię zidentyfikować, wyłączaj mikrofon, gdy nie mówisz, aby hałasy w tle nie przeszkadzały innym, adresuj pytania czy komentarze – w ten sposób łatwiej uzyskasz odpowiedź i zwrócisz na siebie uwagę.
- Pamiętaj, że spotkanie rozpoczyna osoba wyższa rangą – potraktuj nawiązanie połączenia jak przywitanie. Biznesowy savoir-vivre mówi, że to osoba na wyższym stanowisku pierwsza podaje dłoń. W przypadku gdy jesteś umówiony na konkretną godzinę na rozmowę rekrutacyjną online albo wideokonferencję z przełożonym, czekaj na kontakt z drugiej strony. Nie nawiązuj połączenia – może to zostać odczytane jako nietakt.
| Jak wzmocnić siłę wizerunku online i dobrze wypaść w sieci?
Wiele osób zastanawia się, czy savoir-vivre biznesowych spotkań online reguluje kwestię konieczności włączania kamery. Aby to ustalić, sprawdź, jak nazywa się spotkanie, do którego dołączasz. Jeśli to telekonferencja, wystarczy sam dźwięk. Natomiast w przypadku wideokonferencji od uczestników wymaga się pokazania wizerunku. Jego udostępnienie jest postrzegane zazwyczaj pozytywnie – jako forma zachowania relacji w czasie, gdy kontakt bezpośredni jest niemożliwy lub utrudniony.
Dodatkowo, jeśli jesteś organizatorem spotkania, wybierz platformę, o której wiesz, że korzysta z niej dużo osób, i która jest łatwa w obsłudze. Dobrze, żeby była kompatybilna z urządzeniami zarówno mobilnymi, jak i stacjonarnymi oraz dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. Powinieneś być przygotowany na moderowanie dyskusji i komentarzy, czuwanie nad przebiegiem spotkania i szybkie reagowanie na zgłaszane problemy.
| Nowa praca w całości zdalnie – jak zacząć?
Nowa rzeczywistość pracy biurowej wiele osób może zaskoczyć. Warto zdawać sobie z tego sprawę i być przygotowanym, gdy udasz się na spotkanie z klientem, rozmowę kwalifikacyjną czy po prostu wrócisz do biura po dłuższej przerwie.