Savoir-vivre w e-mailach służbowych

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
Pracuj.pl
Kategoria: Życie zawodowe

Precyzyjnie określony temat, powitanie i pożegnanie oraz podpis – to podstawowe elementy, jakie powinien zawierać mail służbowy. Warto pamiętać również o poprawnej pisowni oraz czytelnym i uporządkowanym układzie treści.  

A Wy jak zaczynacie służbowego maila?

Co napisać do pracodawcy, wysyłając CV?

Potencjalny szef ocenia nas nie tylko na podstawie dokumentów aplikacyjnych. Duże znaczenie ma również sposób, w jaki je przekażemy. Wysyłając CV oraz list motywacyjny drogą mailową, pamiętajmy, że taka wiadomość powinna mieć stosowną formę. Istotne są nie tylko załączniki. Duże znaczenie ma np. tytuł. Warto zawrzeć w nim numer referencyjny ogłoszenia, nazwę stanowiska oraz nasze imię i nazwisko. Dzięki temu wzrośnie prawdopodobieństwo, że mail trafi do odpowiedniego działu. Kluczową rolę odgrywa jednak treść, w której powinno znaleźć się np. oficjalne powitanie. Forma „Witam” nie jest stosowna. Lepiej rozpocząć od zwrotu „Szanowni Państwo”. W e-mailu należy wspomnieć o źródle, z jakiego pochodzi ogłoszenie, a także o stanowisku, o jakie się ubiegamy. Dobrze jest także wskazać możliwą datę rozpoczęcia współpracy.    

Kompletna aplikacja o pracę – co powinna zawierać?

Służbowa korespondencja – zasady

Wiadomości, które kierujemy do przełożonych i podwładnych, mają duże znaczenie dla naszego wizerunku. Jeśli korespondujemy również z klientami, reprezentujemy firmę i współtworzymy markę. Nie możemy pozwolić sobie na niedbałość w kwestii doboru słów czy zwrotów grzecznościowych.

Pisząc wiadomość, warto zwrócić uwagę również na pozornie błahe kwestie, jak np. temat. Aby nasz mail nie trafił do folderu „SPAM” lub nie został usunięty przez odbiorcę, trzeba nadać mu krótką i klarowną nazwę. Dzięki temu adresat szybko zorientuje się, w jakiej sprawie piszemy.

Co zamiast „Witam” i „Pozdrawiam”, czyli jak pisać e-maile poprawnie i ciekawie

Istotne jest też powitanie. Jeśli kontaktujemy się z kimś po raz pierwszy, rozpocznijmy wiadomość słowami: „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”. W kolejnych mailach, o ile pozwala na to charakter relacji, możemy przybrać nieco mniej oficjalny ton. Treść wiadomości powinna być napisana poprawnie i jasno – by adresat nie musiał domyślać się, co chcieliśmy przekazać. Ważne jest także unikanie nadmiaru emotikonów oraz skrótów, które mogą być nie tylko niestosowne, ale i niezrozumiałe dla odbiorcy. Każda oficjalna wiadomość powinna kończyć się zwrotem pożegnalnym (np. „z poważaniem” lub „z wyrazami szacunku”) oraz podpisem. To istotne, ponieważ w komunikacji twarzą w twarz brak powitania i pożegnania mógłby świadczyć o arogancji. Praktycznym rozwiązaniem jest stworzenie stopki, w której automatycznie wyświetla się zwrot kończący wiadomość oraz nasze imię i nazwisko.

Warto zwrócić uwagę na to, jak odpowiadamy na wiadomości. Liczy się np. czas naszej reakcji. Gdy zwlekamy, odbiorca może odnieść wrażenie, że jest ignorowany. Jeśli z ważnych przyczyn nie możemy udzielić natychmiastowej odpowiedzi, zasygnalizujmy, że zapoznaliśmy się z treścią maila i postaramy się odpowiedzieć w określonym czasie.         

Oceń artykuł


Narzędzia