Porady Życie zawodowe Przygotuj skrzynkę e-mailową na urlop
28.02.2019  | 5 min czytania

Przygotuj skrzynkę e-mailową na urlop

28.02.2019  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)

Doradca klienta, agent ubezpieczeniowy lub architekt – to pracownicy, którzy często kontaktują się z klientami. Jakość relacji stanowi jeden z czynników decydujących o satysfakcji ze współpracy, dlatego ważne, by troszczyć się o usługobiorców także w trakcie urlopu, np. ustawiając powiadomienia i automatyczne odpowiedzi na wiadomości.

Korespondencja a etykieta biznesowa

Maile służbowe zwykle dotyczą spraw bieżących, dlatego należy odpowiadać na nie najszybciej, jak to możliwe. Zgodnie ze wskazówkami zawartymi w poradnikach savoir-vivre najlepiej zrobić to w ciągu 24 godzin. Zbyt długie zwlekanie z odpowiedzią może świadczyć o braku profesjonalizmu i o tym, że nie szanujemy nadawcy maila. Zdarza się jednak, że nie możemy lub nie chcemy odpisywać na maile, bo np. korzystamy z urlopu. W takiej sytuacji dobrze jest skorzystać z autorespondera – przydatnej funkcji poczty elektronicznej.  

Netykieta, czyli jak prowadzić korespondencję służbową

Przykładowa treść autorespondera

Wystarczy kilka minut, by stworzyć komunikat, który będzie użyteczny dla klienta i zagwarantuje Ci spokój sprzyjający regeneracji sił w trakcie urlopu. W wiadomości wysyłanej automatycznie powinny znaleźć się:

  • Zwrot do odbiorcy / odbiorców

„Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani / Szanowny Panie”, „Drodzy Klienci” – to przykładowe zwroty rozpoczynające wiadomość. Można rozpocząć także od tradycyjnego „Dzień dobry”, zakładając, że służbową skrzynkę sprawdza się w standardowych godzinach pracy, czyli między 8.00 a 16.00.

  • Wskazanie przyczyny nieobecności

Dobrze jest poinformować klienta o powodach, dla których jesteś nieosiągalny. Dzięki temu będzie wiedział, że np. korzystasz z urlopu i nie będzie przerywać Twojego wypoczynku bez ważnej przyczyny. Nie wdawaj się w szczegóły, jeśli np. nie pracujesz, bo musisz zapewnić opiekę dziecku. W podobnych przypadkach można wspomnieć po prostu o „przyczynach osobistych” lub „sprawach rodzinnych”. Jeżeli nie chcesz informować, dlaczego nie ma Cię w pracy, nie rób tego. Ostateczna decyzja należy do Ciebie.

  • Informacja o czasie trwania nieobecności

Klient, który zadaje Ci pytanie, chce wiedzieć, kiedy uzyska odpowiedź, dlatego ważne, byś poinformował, jak długo będziesz nieosiągalny.  

  • Wskazówki, z kim kontaktować się w pilnych sprawach

W wiadomości podaj dane: imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail osoby, która pomoże klientowi w pilnych i ważnych sprawach. W ten sposób zadbasz o wizerunek firmy.

  • Wzmianka o alternatywnych formach kontaktu

Jeśli jesteś jedyną osobą, która może pomóc, napisz, czy i w jaki sposób można skontaktować się z Tobą w nagłych przypadkach.

  • Zakończenie i podpis

Wiadomość możesz zakończyć zwrotem: „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam serdecznie”. Na koniec wystarczy podpisać się imieniem i nazwiskiem i… gotowe!

Przykładowa treść autorespondera:

Szanowni Państwo!

W dniach 25.01 – 04.02.2019 r. przebywam na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiem 05.02. W pilnych sprawach mogą Państwo kontaktować się z panem Maciejem Wolańskim (tel. 103 589 032).

Z poważaniem

Anna Lato  

Savoir-vivre w e-mailach służbowych

Zarobki: wypełnij ankietę i sprawdź, czy dobrze zarabiasz na swoim stanowisku
Porównaj zarobki
 

Oceń artykuł