Porady Życie zawodowe Praktykant lub stażysta w firmie – jak z nim pracować?
22.09.2020  | 5 min czytania

Praktykant lub stażysta w firmie – jak z nim pracować?

22.09.2020  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Dawno minęły czasy, kiedy praktyki i staże kojarzyły się głównie z parzeniem kawy i kserowaniem dokumentów. Dziś studenci i absolwenci świadomie podchodzą do budowania swojej kariery i chcą wcześnie zdobywać doświadczenie w zawodzie, nawet jeśli ich uczelnia tego nie wymaga. Twoja firma zrekrutowała stażystę lub praktykanta? Przeczytaj, jak z nim pracować, aby był dla Ciebie realnym wsparciem, a jednocześnie sam mógł zdobyć przydatne umiejętności.

Z artykułu dowiesz się:
• Jak wdrożyć stażystę lub praktykanta w obowiązki?
• Jak przekazywać wiedzę praktyczną?
• Jak właściwie reprezentować firmę w relacji z praktykantem?
• Jak podziękować praktykantowi lub stażyście i jakie dokumenty wypełnić na koniec?

Pierwsze dni praktykanta w firmie – jak je zorganizować?

Kiedy pod Twoje skrzydła trafia praktykant/praktykantka lub stażysta/stażystka, z jednej strony prawdopodobnie cieszysz się, że wreszcie ktoś odciąży Cię w prostszych zadaniach, z drugiej – masz świadomość, że wdrożenie młodej osoby w obowiązki będzie od Ciebie wymagało pewnego zaangażowania i organizowania jej czasu. Studenci lub absolwenci, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z rynkiem pracy, mogą prezentować różne postawy – jedni będą cisi i nieco onieśmieleni nową sytuacją, inni bardziej przebojowi i wychodzący z inicjatywą. Wprowadzenie każdej z tych osób w zasady panujące w firmie będzie więc wymagało od Ciebie nieco innej strategii działania.

| Powitanie pracownika, czyli 3xP

Jak rozpocząć pracę ze stażystą bądź praktykantem? Aby przełamać pierwsze lody, przeprowadź profesjonalny onboarding. Nawet jeśli to tylko miesięczne praktyki, nowa osoba powinna poznać różne działy w firmie, w przeciwnym wypadku będzie się czuła obco i niekomfortowo. Takie wprowadzenie w strukturę organizacji daje też praktykantowi szerszy obraz możliwości zawodowych. Jedną z podstawowych funkcji praktyk i staży jest w końcu zderzenie wyobrażeń z rzeczywistością biznesową i znalezienie swojego miejsca na rynku pracy. Wcale nie jest powiedziane, że jeśli dana osoba odbywa teraz praktyki w Twoim dziale, to na 100% pójdzie dalej w tym kierunku – ale na pewno będzie Ci wdzięczna za ukazanie innych perspektyw.

| 5 stereotypów na temat stażu

Przedstaw więc „swojego” stażystę zespołom, z którymi będzie pracował, i opowiedz, czym zajmują się poszczególne osoby, jak wyglądają etapy pracy nad projektami itd. Oprowadź go też po biurze i przekaż mu zasady panujące w firmie – np. dotyczące spożywania posiłków, dress code’u, korzystania ze sprzętu biurowego itp. Zapewnij go, że może się do Ciebie zwrócić z każdym pytaniem. Pierwszy dzień na stażu czy praktykach to dużo nowych informacji i emocji, dlatego możesz zaproponować swojemu podopiecznemu wcześniejsze pójście do domu.

| 6 czynników przyspieszających adaptację w firmie

Praca z praktykantem lub stażystą – jak przekazywać wiedzę?

Nie każdy ekspert w swojej dziedzinie ma jednocześnie talent pedagogiczny i Ty też nie musisz się o to martwić. Twoim zadaniem nie jest w końcu przekazanie stażyście całej wiedzy branżowej, jaką zdobyłeś. Przed rozpoczęciem praktyk najlepiej zaplanuj, w jakich konkretnie zadaniach nowa osoba może Cię wyręczyć – być może zresztą zrobiłeś to już na etapie zgłaszania zapotrzebowania na rekrutację. W ten sposób wyznaczysz granice podziału obowiązków i pomoże Ci to zorganizować również własną pracę w okresie opieki nad stażystą.

Przeprowadź swojemu praktykantowi miniszkolenie z zadań, którymi będzie się zajmował. Jeśli będzie potrzebował specjalistycznych programów czy aplikacji, które nie są ogólnie dostępne – naucz go, jak z nich korzystać. Plan stażu możesz podzielić na etapy i np. zacząć od prostszych zadań, a z czasem włączać kolejne, bardziej odpowiedzialne czy złożone obowiązki.

| Pierwsza praca – prawa nowego pracownika

Wprowadzając praktykanta lub stażystę w zasady pracy, nie zapomnij też o tym, aby przekazać mu ogólną wiedzę, która przyda mu się w każdej firmie i każdym dziale, do których kiedyś trafi. Zapoznaj go więc z podstawowym savoir-vivre’em dotyczącym: pisania maili służbowych, przechowywania dokumentów, pracy z poufnymi danymi, wypowiadania się o firmie na zewnątrz, w social mediach itp.

Staraj się zapewnić swojemu praktykantowi wyzwania, tak aby się nie nudził i nie wykonywał w kółko tych samych, monotonnych czynności. Nikt nie chce tracić cennego czasu stażu na zadania, które nie poszerzają jego kompetencji zawodowych. Ważne jednak, by nie przesadzić też w drugą stronę. Warto więc uświadomić swojemu podopiecznemu, że nie zawsze w pracy będzie miał okazję zajmować się atrakcyjnymi projektami, stanowiącymi ciekawe wyzwanie. Czasem trzeba wypełnić jakieś nudne dokumenty czy wykonać mniej wdzięczne zadania – każdy pracownik się z tym zmaga, także praktykant! Pamiętaj również, że staż to nie szkolenie, nie jest też Twoją rolą, by stale dostarczać komuś rozrywki intelektualnej. W większości wypadków praktykanci i praktykantki oraz stażyści i stażystki otrzymują za swoją pracę wynagrodzenie i powinni wywiązać się z obowiązków, na które się umówili. Trzeba więc znaleźć tu złoty środek.

| Job shadowing – sposób na dobry start

Gdy już przekażesz nowemu koledze czy koleżance niezbędne podstawy, ustal zasady zlecania zadań, kontrolowania ich realizacji i udzielania feedbacku. Podkreśl, że zawsze chętnie pomożesz i odpowiesz na pytania, a potem – wróć do swoich obowiązków. Nie wpadnij w pułapkę poczucia, że stażysta jest jak dziecko, którym trzeba się zajmować – w końcu zatrudniłeś inteligentnego, wykształconego człowieka z potencjałem! Pozwól więc mu się wykazać i wnieść do firmy świeże spojrzenie i nowoczesne pomysły.

| 6 rzeczy, które warto robić w trakcie stażu

Stażyści a wizerunek firmy, czyli pamiętaj o employer brandingu

Jako opiekun stażysty lub praktykanta jesteś nie tylko nauczycielem konkretnego zawodu czy mistrzem w swoim rzemiośle, lecz także twarzą konkretnej firmy. Twoja postawa ma wpływ na wizerunek pracodawcy. Lepiej więc powstrzymać się od wyrażania niezadowolenia z działań firmy lub wygłaszania osobistych opinii na temat pracowników, których nie darzysz zbytnią sympatią. Nie znaczy to rzecz jasna, że jako opiekun stażysty masz „malować trawę na zielono” czy zaprzeczać oczywistościom.

| Jak dbać o wizerunek w pracy?

Jeśli np. istnieją pewne nieporozumienia między działami, które wyjdą na światło dzienne przy wykonywaniu zadań przez praktykanta czy praktykantkę, nie ma sensu im zaprzeczać. To też część biznesowej rzeczywistości. Zamiast jednak narzekać czy utyskiwać na to, że inny dział wstrzymuje prace nad projektem albo nie wywiązuje się z obowiązków, pokaż swoim przykładem, jak działać, by konstruktywnie rozwiązywać problemy. Może się to okazać najcenniejszą lekcją, jaką stażyści będą wynosić ze współpracy z Tobą, a Twoja profesjonalna postawa będzie dobrze świadczyć o całej firmie.

| 6 czynników, które decydują o atrakcyjności firmy

Opinia o stażyście i zaświadczenie o odbyciu praktyk – końcowe formalności i pożegnanie

Gdy okres praktyk bądź stażu dobiega końca, zadbaj o to, by wystawić swojemu podopiecznemu wszystkie niezbędne dokumenty. Jeśli uczelnia wymaga od studenta zaświadczenia o odbyciu praktyk, prawdopodobnie ma swój własny druk do wypełnienia. Zwykle jest to prosty formularz, wymagający podania jedynie nazwy firmy, okresu odbywania praktyk i krótkiego opisu ich przebiegu. Dodatkowo możesz wystawić opinię o praktykancie, skierowaną nie tyle do uczelni, ile do potencjalnych pracodawców.

| 3 sposoby na dobry start kariery

Opinia o stażyście może już być nieco bardziej rozbudowana – powinna zawierać informację o okresie stażu, zakresie realizowanych zadań i zdobytej wiedzy praktycznej, a także ogólną ocenę pracy danej osoby. Możesz też dodać osobistą rekomendację z podkreśleniem np. zaangażowania, mocnych stron i umiejętności miękkich stażysty. Nie ma tu konkretnego wzoru, dlatego forma zależy od Ciebie. Warto jednak napisać choć dwa słowa więcej ponad zdawkowe potwierdzenie odbycia stażu, gdyż będzie to ważna informacja dla potencjalnego pracodawcy.

| 6 powodów, dlaczego warto odbyć nieobowiązkowe praktyki

Jeśli stażysta spisywał się wyjątkowo dobrze, ale Twoja firma obecnie nie może zatrudnić go na stałe, możesz wyjść z inicjatywą i zaoferować gotowość do wystawienia mu rekomendacji telefonicznie lub mailowo. Za Twoją zgodą będzie mógł wówczas wpisać do CV Twoje służbowe dane kontaktowe, tak aby potencjalny pracodawca miał możliwość zweryfikowania opinii o kandydacie. Takie polecenie przez przełożonego może bardzo pomóc młodej osobie podczas rekrutacji do pierwszej pracy.

Do dobrego tonu należy również podziękowanie praktykantowi czy stażyście w ostatnim dniu jego pracy. Jeśli współpraca układała się dobrze, do standardowego pakietu z gadżetami firmowymi warto dodać jakiś symboliczny drobiazg od zespołu, choćby czekoladki czy książkę branżową.

| Oczekiwania pracodawców: o jakie umiejętności miękkie warto zadbać już na studiach?

Oceń artykuł