Teraz jest dobry moment, żeby wyciągnąć wnioski i jeszcze lepiej przygotować się do pracy zdalnej, zwłaszcza że jej popularność będzie stale rosła. Wypracujmy dobre nawyki, nie zostawajmy w trybie pandemicznym – mówi w rozmowie z Pracuj.pl dr Anna Dolot, trener biznesu, wykładowca Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, ekspert HR w Grupie ATERIMA.
Z badania Pracuj.pl wynika, że 61 proc. zatrudnionych respondentów pracuje w trakcie pandemii zdalnie. Siedmiu na dziesięciu badanych spodziewa się, że rola tego modelu będzie rosła. Szczególnym zainteresowaniem cieszy się rozwiązanie pozwalające łączyć pracę zdalną z możliwością przyjścia do biura przynajmniej raz w tygodniu.
Tak, z pewnością praca zdalna będzie się cieszyć coraz większym zainteresowaniem. Moje badania, które przeprowadziłam na potrzeby pracy naukowej, również obrazują tendencję, że znaczna część pracowników chciałaby przez jeden, dwa dni w tygodniu pracować zdalnie. Mimo że wiele osób poznało taki model pracy w trudnym momencie - bo w bardzo trudnych, specyficznych warunkach - to w ogólnym bilansie dostrzega zalety trybu home office i nie zniechęca się do niego.
To prawda – warunki pracy w dobie koronawirusa nie zawsze są łatwe, stąd tęsknota za życiem biurowym. Ci, którzy już wcześniej pracowali zdalnie i doskonale znali ten model pracy, przyznają, że praca zdalna w okresie izolacji społecznej miała zupełnie inny, dużo bardziej wymagający i męczący wymiar.
Dlatego zachęcam, żeby nie oceniać pracy zdalnej przez pryzmat obecnych realiów. Pandemia wymaga od nas tolerancji, dialogu i patrzenia szerszą perspektywą. Sytuacja, w której wszyscy się znaleźliśmy, jest bardzo specyficzna i niestandardowa. Warunki tej pracy mają niewiele wspólnego z klasycznymi warunkami pracy z domu. Teraz jest o wiele trudniej, choćby dlatego że pracownicy będący rodzicami muszą godzić obowiązki służbowe z opieką i edukacją swoich dzieci, które nie chodzą do szkoły i przedszkola. Pozostawanie przez cały czas w domu, brak możliwości bezpośrednich spotkań również wpływały na nasze samopoczucie. Do tego stres i obawy związane z ryzykiem zachorowania czy sytuacją gospodarczą. Istotne jest również to, że przejście na tryb home office odbywało się nagle i szybko. Dla wielu osób to było zaskoczenie. 43,4 proc. uczestników mojego badania dotychczas sporadycznie pracowało zdalnie, a 33,9 proc. w ogóle nie pracowało wcześniej z domu. Zmiany wywołują skrajne emocje, rodzą strach, wzbudzają poczucie niepewności. Gdy już się z nimi oswoimy, wypracujemy nowe nawyki, poznamy narzędzia, to też z innej perspektywy spojrzymy na pracę zdalną.
Bo praca zdalna – sama w sobie – ma wiele korzyści. Na przykład pozwala zaoszczędzić czas na dojazdy. Jeśli mamy wokół siebie ciszę, nikt nam nie przerywa, to potrafimy działać niesamowicie wydajnie.
To prawda, zwłaszcza jeśli ktoś musi pokonywać codziennie wiele kilometrów, by dotrzeć do biura. Perspektywa home office staje się wówczas bardzo kusząca. Nie tracimy tyle czasu, nie czujemy się zmęczeni dojazdami. Nie mamy wokół siebie biurowych rozpraszaczy i bodźców. Ale też warto pamiętać, że praca zdalna wymaga bardzo dużej samodyscypliny. Dochodzi też aspekt relacji. Ci, którzy lubią być wśród ludzi, niekoniecznie czuliby się szczęśliwi w stuprocentowej pracy zdalnej. Ale już w modelu mieszanym – z wybranymi dniami w ramach home office – jak najbardziej.
Każdy – po tych kilku miesiącach zawirowań - wychodzi z innymi przeżyciami, doświadczeniami i obserwacjami. Ale co nam wszystkim powinno dać do myślenia?
Teraz jest dobry czas na to, żeby zastanowić się, co nam się podobało, a co chcielibyśmy zmienić pod kątem warunków pracy. Warto, żeby pracodawcy zebrali informacje od pracowników na temat tego, co ich zdaniem poszło dobrze, co się sprawdziło, co szczególnie docenili, z jakimi utrudnieniami się spotkali, co warto poprawić w ramach organizacji pracy, komunikacji, wsparcia dla zespołów. Wielu specjalistów powtarza, że pandemia wciąż trwa, że sytuacja może się pogorszyć, kwarantanna może powrócić, więc na tyle, na ile możemy planować, planujmy przyszłość i poprawiajmy warunki pracy. Rekomenduję więc, aby menedżerowie zapoznawali się z perspektywą pracowników, a pracodawcy określili, na ile praca zdalna w sytuacji pandemii zdała egzamin i jakie były największe bariery. Warto też cały czas pamiętać o tym, że warunki tej pracy były bardzo specyficzne. Ludzie pracowali w dużym obciążeniu psychicznym. Można powiedzieć, że pracowali w sytuacji zagrożenia życia. Taki był przekaz medialny – jest niebezpieczny wirus, nie znamy go, uciekajmy przed nim do domu. Koronawirus stał się niewidzialnym wrogiem zagrażającym naszemu zdrowiu czy życiu. To spowodowało niesamowitą mobilizację. Dlatego rozmawiając z zespołami, dobrze jest zakomunikować, że te specyficzne warunki i zewnętrzne czynniki utrudniały pracę, a teraz jest dobry moment, żeby pomyśleć, jak zoptymalizować procesy, poprawić komfort pracy, komunikację itd. Pamiętajmy, że ważne są cierpliwość i wyrozumiałość. Wszyscy cały czas uczymy się nowego sposobu funkcjonowania w nowej rzeczywistości. Menedżerowie, współpracownicy, zespoły czy partnerzy biznesowi, którzy już wcześniej pracowali zdalnie, mają w tym większe doświadczenie, więc zapewne lepiej sobie radzą. Tam, gdzie są to nowe doświadczenia, dobrze jest zwiększyć zaangażowanie, jednocześnie zachowując dużą dozę wyrozumiałości dla ludzi, z którymi pracujemy. Z mojego badania wynika, że w „twardych” obszarach poszło dobrze – większość respondentów deklaruje posiadanie sprzętu i narzędzi do pracy, które zapewnił pracodawca. Nieco gorzej wypadł obszar „miękki”, związany ze szkoleniem pracowników. Praca zdalna to pewna umiejętność, użyteczne techniki, to konieczność planowania i ogromnej konsekwencji oraz determinacji w działaniu, to potrzeba wypracowania zasad współpracy. Pracodawca może pomóc w rozwoju tej umiejętności, np. organizując dedykowane szkolenia z umiejętności pracy zdalnej. Nie jest za późno na nadrobienie zaległości.
Czy praca zdalna będzie coraz częściej proponowanym benefitem, o którego będą pytać kandydaci podczas rozmów rekrutacyjnych?
Na pewno pracodawcy muszą się przygotować na coraz częstsze pytania kandydatów o ten rodzaj udogodnień. Dlatego firmy powinny przede wszystkim ustalić wewnętrznie, co rekruterzy mogą komunikować na zewnątrz. Jeśli przekaz nie będzie jasny i spójny, to na pewno wpłynie to na wrażenia kandydatów. Dla przykładu: rekruter podczas rozmowy kwalifikacyjnej zapewnia, że jest możliwość pracy zdalnej, a w pierwszych dniach pracy pracownik słyszy, że w sumie to firma miała takie plany, ale jednak się z nich wycofała. W takiej sytuacji wizerunek pracodawcy może ucierpieć, a zaangażowanie pracownika obniżyć się już na samym początku. Firma traci też na wiarygodności, jeśli w czasie pandemii potrafiła przenieść pracę do przestrzeni wirtualnej i w takim modelu pracowało np. 90 procent załogi, a teraz przełożeni mówią: nie da się. Myślę, że jeszcze przed pojawieniem się koronawirusa faktycznie było sporo pracodawców, którzy nie wierzyli w sens pracy zdalnej, nie byli do niej przekonali, zgadzali się na home office co najwyżej sporadycznie. Teraz ci pracodawcy muszą odpowiedzieć sobie na pytanie, co dalej, bo na pewno będzie to interesować i obecnych pracowników, i potencjalnych kandydatów. Jeśli pracodawca nie jest przekonany do pracy zdalnej, to powinien uzasadnić swoją decyzję. Przecież pracownicy widzą głównie swój obszar pracy, swój wycinek działania – tymczasem pracodawcy, zarządy, menedżerowie widzą to jednak z szerszej perspektywy.
Potrzeby pracowników mogą być teraz bardzo różne. Ktoś będzie chciał pozostać przy stuprocentowej pracy zdalnej, ktoś inny będzie chciał korzystać z home office tylko od czasu do czasu. Jak pogodzić ze sobą te oczekiwania?
Tak jak już wspomniałam – warto dać głos pracownikom i wsłuchać się w te oczekiwania, ale to jednak pracodawca określa warunki brzegowe. Jeśli nie wierzy on, że praca zdalna wpłynie pozytywnie na efektywność, to forsowanie takiego rozwiązania może okazać się bezcelowe. Pracodawca jako pierwszy powinien mieć pewność, że to ma sens. Powinien oczywiście uwzględnić przy tym specyfikę firmy i jej działalności. Ważne jest też wypracowanie zasad współpracy, pokazanie troski o warunki pracy. Nie na zasadzie nakazu, tylko dbania o komfort podwładnych. Wbrew pozorom każdy z nas potrzebuje jasno ustalonych reguł, które będą obowiązywać wszystkich. Jeśli więc decydujemy się na stałe wprowadzić koncepcję pracy zdalnej, bo przed pandemią raczej nie praktykowaliśmy takiego modelu, to ustalmy, jak się komunikujemy, o ile wcześniej musimy poinformować szefa, że chcemy skorzystać z takiej opcji, jakie narzędzia będziemy stosować itd. Pamiętajmy, że każde stanowisko ma swoją specyfikę, którą trzeba uwzględnić, ale katalizatorem są zawsze relacje. Warto o nie zadbać niezależnie od tego, w jakim wymiarze będzie realizowany model pracy zdalnej.
O czym jeszcze pamiętać, gdy decydujemy się na pracę zdalną? Na jakie pułapki uważać?
Na pewno należy pamiętać, że nie jesteśmy zwolnieni z obowiązków mimo że zmienia się miejsce ich wykonywania. Zalecam też, żeby tworzyć warunki naśladujące warunki bycia w pracy. A więc planujmy w kalendarzu poszczególne zadania, szacujmy czas potrzebny na ich wykonanie, ustalajmy deadline itd. Chodzi o zachowanie rytuałów związanych z chodzeniem do pracy na tyle, na ile jest to możliwe. To może przejawiać się w prostych sprawach. Na przykład zamieniamy pidżamę na strój, który wybralibyśmy do biura. Odcinamy się fizycznie od otoczenia – zamykamy drzwi do pokoju. Idealnie, jeśli mamy wyznaczoną do pracy przestrzeń w domu czy mieszkaniu. Jeśli naszym miejscem pracy jest sofa, na której również w wolnym czasie oglądamy telewizję, czytamy książki, siedzimy razem ze znajomymi, to możemy mieć ciągle poczucie, że praca to dom, a dom to praca. Warto zadbać o takie z pozoru drobne elementy, które sprawią, że zarówno fizycznie, jak i psychicznie oddzielimy od siebie te dwie sfery. Dobrze jest wypracować sobie samemu warunki, ustalić zasady z samym sobą – od której godziny zaczynam pracę, kiedy robię przerwy, o której godzinie kończę pracę. I trzymać się tego, co postanowiliśmy – zamykać pliki na komputerze, wyłączać albo po prostu nie odbierać telefonu służbowego po godzinach pracy. W okresie izolacji społecznej wiele osób miało wrażenie chaosu, pracowało w różnych godzinach, często więcej niż zwykle, bo tego wymagała sytuacja. Ale na dłuższą metę nie da się funkcjonować tak, jakby się było cały czas w pracy.
A nie sądzi Pani, że teraz, gdy siłą rzeczy wzrosła popularność pracy zdalnej, zmieniła się również świadomość społeczna na ten temat? Wiele osób musiało przestawić się na home office, a tym samym poznać i lepiej zrozumieć perspektywę członków rodziny czy znajomych, którzy do tej pory w taki sposób pracowali. Ci z kolei czasem mieli wrażenie, że ich praca zdalna bywa traktowana przez otoczenie jako coś, co można przerwać w dowolnym momencie.
Z pewnością tak, jest to zmiana na plus. Faktycznie freelancerzy, ale i osoby na etatach, które korzystają z benefitu home office i pracują tylko w wybrane dni poza biurem, nieraz opowiadają o sytuacjach w stylu: odbieram telefon od kogoś z rodziny lub znajomych i pada pierwsze pytanie: Jesteś w biurze czy w domu? Odpowiadam: W domu i pracuję. Na co rozmówca stwierdza: To dobrze, bo możemy rozmawiać. Mamy więc tutaj do czynienia z myśleniem, że skoro ktoś jest w domu, to nawet jeśli pisze artykuł naukowy, opracowuje scenariusz szkolenia, tworzy kampanię reklamową albo programuje, to może się oderwać od zajęć, zmienić grafik, zrobić sobie w dowolnym momencie przerwę. I oczywiście czasem tak jest, w zależności od tego, na jaką elastyczność możemy sobie pozwolić, ale chcę na tym przykładzie pokazać przede wszystkim pewien sposób myślenia o pracy. Mam nadzieję, że będzie się on teraz zmieniać z korzyścią dla osób pracujących zdalnie. Mam też jednak pewną obawę, gdy obserwuję jak wygląda praca zdalna w realiach koronawirusowych. Odnoszę wrażenie, że członkowie zdalnych zespołów przestają sobie nawzajem wyznaczać granice. A więc bywa tak, że kontaktujemy się z innymi wtedy, kiedy mamy na to czas, kiedy nam sytuacja na to pozwala, a jednocześnie pozostajemy otwarci na telefony od współpracowników w czasie, który dla nich jest najbardziej dogodny. To sprawia, że stajemy się dyspozycyjni np. przez czternaście godzin na dobę. Bo co prawda skończyliśmy pracę o godzinie 16, ale nasz współpracownik może dopiero o 17 rozmawiać, więc czekamy jeszcze na telefon od niego, a jeszcze o 19 mamy spotkanie na komunikatorze z zespołem - i tym sposobem nie tylko fizycznie pozostajemy w naszym domowym biurze, ale też mentalnie nie odcinamy się od spraw służbowych. Warto na to zwrócić uwagę, żeby nie pozostać w takim pandemicznym trybie, żeby takie zwyczaje i zachowania nie weszły nam na stałe w nawyk.
A co ze spotkaniami w biurze? Myśli Pani, że teraz będziemy się częściej widywać online, nawet jeśli spotkania tradycyjne będą możliwe?
Uważam, że spotkania twórcze, wymagające burzy mózgów i zderzenia ze sobą koncepcji, nadal najlepiej będzie realizować w realu. Podczas takich bezpośrednich narad ludzie bardziej się aktywizują, widzimy czyjeś reakcje, komunikujemy się mową ciała. Jestem zdania, że należy rozsądnie podejść do tego tematu i decydując o formie spotkania przede wszystkim zadać sobie pytania: Jakie korzyści da mi spotkanie bezpośrednie na miejscu? Jakie koszty poniesie osoba, która będzie zaproszona na to spotkanie? Ile czasu nam ono zajmie? Jeśli w grę wchodzą jakieś godzinne ustalenia, to może nie ma sensu fatygować się z Krakowa do Warszawy, tylko zorganizować spotkanie przez internet. Zaoszczędzimy czas, pieniądze, a i środowisko na tym zyska. Tak samo w przypadku rekrutacji – dla wielu kandydatów wideorozmowa może być niesamowitym udogodnieniem. Spotkania na żywo mogą być oczywiście bardzo cenne, dlatego warto zastanowić się, kiedy będą konieczne. Podobne podejście zalecałabym w przypadku spotkań online. Proszę zauważyć, że ponosimy o wiele mniejsze koszty, gdy spotkanie jest w przestrzeni wirtualnej, co jest dużą zaletą, ale też niesie pewne ryzyko i pułapkę myślową pt. skoro nic mnie to nie kosztuje, to co za problem zdzwonić się na spotkanie. Jeśli będziemy się zdzwaniać bardzo często, tych spotkań online będzie coraz więcej, to będziemy się czuć przeciążeni i sfrustrowani i będzie się to odbijać na naszej efektywności. Zamiast zajmować się zadaniami, będziemy znaczną część dnia spędzać na rozmowach online. Dlatego i tutaj warto zachować zdrowy umiar.
Szukasz pracy? Wejdź na stronę Pracuj.pl. Oferty są opatrzone informacją o rekrutacji zdalnej i możliwości wideorozmowy. Realizuj swoje cele bez wychodzenia z domu!