Otwarta przestrzeń w biurach dla jednych oznacza lepszy kontakt z pozostałymi członkami zespołu, dla innych zero skupienia i trudności w pracy. Co jeśli należymy do tej drugiej grupy i pracodawca, przy zmianie biura, postanawia przenieść nas z mniej lub bardziej zacisznego pokoju na open space? Okazuje się, że są sposoby na to, aby ten transfer nie okazał się koszmarem. Sprawdzamy, jakie.
- Przez długi czas pracowałam w trzyosobowym pokoju. Przejście do open space`u było dla mnie prawdziwą rewolucją. Zero kameralności, cały czas na widoku. Zamiast koncentrować się na zadaniach, mimowolnie chłonęłam wszystko co działo się dookoła – opowiada 30-letnia Magda.
- Dla mnie praca w otwartych przestrzeniach nie jest problemem. Ułatwia to kontakt ze współpracownikami, nie ma się poczucia wyizolowania. Być może to kwestia przyzwyczajenia. A może kwestia charakteru, temperamentu? Albo rodzaju pracy i stanowiska? – zastanawia się Michał, pracujący w branży wydawniczej.
Specjaliści ds. obsługi klienta, graficy, programiści, dziennikarze, telemarketerzy, projektanci. W otwartych przestrzeniach pracują przedstawiciele rozmaitych branż. To, czy jesteśmy zwolennikami lub przeciwnikami biur typu open space może zależeć od tego, czy jesteśmy ekstrawertykami czy introwertykami. Liczy się też stopień naszej reakcji na bodźce zewnętrzne. Coś, co jednego będzie rozpraszać i dekoncentrować, innego może inspirować i „nakręcać” do działania. Pomijając jednak nasze indywidualne potrzeby, preferencje i możliwości – ogromną rolę odgrywa aranżacja wnętrza i sposób zagospodarowania przestrzeni.
Jak w mrowisku, ale komfortowo?
Brak prywatności, hałas i dużo bodźców, wpływających na efektywność i powodujących zmęczenie. To najczęściej pojawiające się zarzuty pod adresem open space. Zwolennicy tradycyjnych rozwiązań – niewielkich, kilkuosobowych pokoi - cenią sobie spokój i kameralność, brak ciągłej kontroli, poczucie mniejszej presji.
- Gdybym musiała pracować w samotności, to faktycznie czułabym się wyizolowana. Kameralne pokoje to dla mnie złoty środek, pośrednie rozwiązanie między samotnią a mrowiskiem – mówi Magda.
Szybszy przepływ informacji, komunikacja i integracja na wysokim poziomie. Możliwość konfrontowania pomysłów, wymiany doświadczeń i wiedzy, wyzwalanie kreatywności, praca zespołowa, ułatwiony kontakt z menedżerami. To z kolei argumenty zwolenników open space. Aby jednak faktycznie znalazły one odzwierciedlenie w rzeczywistości, musi być spełnionych kilka warunków. Przede wszystkim pracownicy nie powinni odnosić wrażenia, że nie mogą złapać oddechu i są osaczeni. Przestrzeń powinna być tak zagospodarowana i wyposażona, żeby mimo wszystko personel czuł się komfortowo, miał miejsce na swoje rzeczy oraz możliwość swobodnej, telefonicznej rozmowy (i możliwość usłyszenia osoby po drugiej stronie słuchawki). Pomieszczenia powinny być też odpowiednio oświetlone.
Z pokoju na halę – jak się odnaleźć?
Jednym zmiana może przyjść łatwo i bezboleśnie, dla innych to droga przez mękę. Oczywiście, możemy starać się o ponowną zmianę miejsca, ale efekty niekoniecznie będą zadawalające. Czasem open space jest jedynym rozwiązaniem i wiąże się z danym projektem, zadaniem itp.
Jeśli mamy problem z koncentracją w open space, powinniśmy tak zaplanować obowiązki, aby na samym początku zająć się sprawami najważniejszymi i najtrudniejszymi. Z każdą godziną, pod wpływem bodźców nasza efektywność może bowiem spadać. Idealnie jeśli możemy elastycznie podchodzić do grafiku, zaczynać i kończyć pracę w dogodnych dla nas godzinach. Albo część obowiązków wykonywać zdalnie, z domu. Wówczas przebywanie w biurze typu open space nie daje się aż tak we znaki. Nie w każdej firmie i pracy można sobie jednak na to pozwolić. Pozostaje więc poszukać i przetestować rozwiązania, które ułatwią nam przebywanie w open space. Może to być np. korzystanie ze słuchawek i słuchanie muzyki. Warto też pamiętać o przerwach, o krótkim spacerze i dotlenieniu się. Ważna jest kultura samych współpracowników i wzajemne zrozumienie. Głośne rozmowy i śmiechy, nagminne plotkowanie za uszami kogoś, kto właśnie musi dokonać ważnej analizy i wyliczeń, dzwoniące prywatne telefony – to wszystko powoduje, że ludzie nawzajem sobie przeszkadzają.
Bardzo dużo zależy również od samego pracodawcy. Czasem nie trzeba wiele, by zapewnić pracownikom więcej prywatności. Wydzielone w firmie kameralne pomieszczenia, w których można popracować w ramach oderwania od open space. Kanapa i stolik, worki sako, wnęki w ścianach na korytarzach, gdzie pracownicy mogą pobyć sami ze swoimi myślami – to łatwe w realizacji udogodnienia.