Porady Życie zawodowe Multitasking – zabije nas czy wzmocni?
20.09.2021  | 6 min czytania

Multitasking – zabije nas czy wzmocni?

20.09.2021  | 6 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(4)

„Umiejętność prowadzenia wielu projektów jednocześnie, działania pod presją stresu i czasu, elastyczność…” – to tylko kilka wymagań z ogłoszeń rekrutacyjnych, które sugerują, że na danym stanowisku należy spodziewać się wielozadaniowości. Choć coraz częściej pojawiają się głosy, że multitasking wcale nie jest dobry dla efektywności, rzeczywistość wygląda tak, że pracy jest dużo, a czasu… zawsze za mało. Podpowiadamy, jak odnaleźć się w świecie multitaskingu, nie zwariować i jeszcze dobrze wykonać swoją pracę.

O czym przeczytasz w artykule:

Multitasking – co to za zjawisko?
Wielozadaniowość – nieuleczalna choroba naszych czasów?
Jak multitasking wpływa na efektywność?
Co zamiast multitaskingu – jak nie zwariować w wielozadaniowym świecie?

| Za dużo, za głośno, za szybko, czyli przeciążony umysł pracownika

Multitasking – co to za zjawisko?

Multitasking, czyli po polsku wielozadaniowość, to zjawisko obecne praktycznie w każdej współczesnej firmie i na każdym stanowisku – od stażysty po dyrektora generalnego. Widząc długą listę zadań lub pękającą w szwach skrzynkę mailową, wiele osób czuje, że jeśli nie chce siedzieć po godzinach, musi przyspieszyć i dzielić swoją uwagę między różne zadania. Stąd odpisywanie na maile podczas spotkania, jedzenie obiadu i rozmawianie przez telefon z klientem, ciągłe przełączanie się pomiędzy projektami.

Wielozadaniowość (często ładniej nazywana elastycznością) jest odpowiedzią na wymagania naszych czasów – konieczność ciągłego podnoszenia produktywności, „obrobienia” wszystkich zadań przy ograniczonych zasobach, szybkiego reagowania w zmieniającym się cyfrowym świecie. No właśnie, zatrzymajmy się przy cyfrowym. Ciekawostką jest fakt, że terminu „multitasking” po raz pierwszy użyto w 1965 roku do opisu… komputera IBM. Maszyny zaś bynajmniej nie wykonują zadań równocześnie – procesy zawsze uruchamiają się po kolei, a nasze wrażenie płynności i tego, że aplikacje działają w tym samym czasie, wynika z optymalizacji czasu przełączania w rdzeniu procesora.

Podobnie u ludzi – pojęcie „multitasking” tak naprawdę nie do końca oddaje istotę rzeczy. Jak zauważa Dave Crenshaw, autor książki „Mit multitaskingu”, w rzeczywistości powinniśmy mówić raczej o switch taskingu, czyli przeskakiwaniu między zadaniami. Zawsze bowiem jedna rzecz odciąga naszą uwagę od drugiej. Różnica między maszyną a ludzkim umysłem jest jednak taka, że nam ta ekwilibrystyka wychodzi zdecydowanie gorzej, a przede wszystkim zajmuje więcej czasu…

| Nie masz na nic czasu? Pracuj na priorytetach!

Wielozadaniowość – nieuleczalna choroba naszych czasów?

Warto podkreślić, że multitasking dopada nas nie tylko w pracy. Pewnie nieraz zdarzyło Ci się jednym okiem oglądać serial, a drugim – produkty w sklepie internetowym. Albo rozmawiać z przyjacielem przez telefon, jednocześnie obmyślając, co zrobić na obiad, i doglądając, czy dziecko czasem nie wspina się na parapet. A może dzisiaj rano w pośpiechu robiłeś poranną kawę, myjąc zęby i zastanawiając się, która droga do biura będzie najmniej zakorkowana? Cóż, samo życie.

Choć coraz częściej mówi się, że wielozadaniowość jest chorobą naszych czasów i że przynosi więcej złego niż dobrego, to… niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto sam nie wpada w tę pułapkę. Choćby po to, by dostosować się do stale rosnących wymagań otoczenia.

| 7 porad, jak zorganizować swój dzień

Masz fach w łapie - kampania Pracuj.pl

Jak multitasking wpływa na efektywność?

Wykonywanie kilku zadań równocześnie – nawet jeżeli często konieczne – na dłuższą metę nie jest dobrym pomysłem. Niby udaje się w ten sposób podgonić piętrzące się obowiązki, jednak funkcjonowanie w ciągłym multitaskingu zwykle jest okupione skutkami ubocznymi. Najczęstsze z nich to:

  • Błędy – wysyłasz ważny mail bez załącznika albo musisz dzwonić kilka razy, żeby przekazać to, co wcześniej umknęło Twojej uwadze. To akurat drobnostki, które łatwo odkręcić, ale po pierwsze zajmują czas, a więc jego oszczędność wynikająca z multitaskingu okazuje się złudna, po drugie, jeśli zdarza się to nagminnie, zaczynasz być postrzegany jako osoba chaotyczna, która nie kontroluje swoich zadań, której nie można do końca zaufać itd. Nie mówiąc o tym, że wskutek ciągłego żonglowania zadaniami w końcu można popełnić poważny błąd, który np. narazi firmę na straty.
  • Niższa efektywność – tak, to nie pomyłka wynikająca z nadmiaru zadań 😉 Gdy przenosimy uwagę z jednej rzeczy na drugą, częściowo nadal pozostajemy skupieni na poprzedniej pracy. Trudniej zatem zaangażować się w nowe zadanie, a z kolei gdy po chwili wracamy do poprzedniego, znów potrzebujemy czasu, by je sobie przypomnieć. Według Glorii Mark z University od California może to trwać nawet 25 minut! Z kolei badanie naukowców z Carnegie Mellon wykazało, że osoby, którym przerywano wypełnianie testu, osiągały o 20% gorsze wyniki od grupy kontrolnej, pracującej w całkowitym skupieniu. Z drugiej strony w tym samym badaniu multitaskerzy, którzy spodziewali się, że ktoś przerwie im pracę, ale to się nie stało, osiągali… znacząco lepsze wyniki niż osoby pracujące w spokoju*. Może to sugerować, że osoby wprawione w multitaskingu potrafią tak zorganizować swoją pracę, by poradzić sobie z negatywnymi skutkami rozpraszaczy. Pytanie tylko, jakim kosztem…
  • Dekoncentracja, niedostrzeganie detali – kiedy próbujemy robić dwie rzeczy naraz, zwykle któraś na tym ucierpi. Dowodzi tego eksperyment naukowców z Uniwersytetu Harvarda, w którym grupie badanych wyświetlano film i poproszono ich o to, by zliczyli, ile razy bohaterowie przekazują sobie w nim piłkę. Okazało się, że większość uczestników skupiona na tym zadaniu nie zauważyła trwającej 9 sekund sceny, w której po planie przechadza się… osoba przebrana za goryla**. A skoro można przegapić goryla, to o ile bardziej prawdopodobne jest przeoczenie kilku zer w Excelu?
  • Stres – pośpiech, przeskakiwanie z jednej sprawy na drugą, poczucie permanentnego nadmiaru i presji, ile jeszcze zostało do załatwienia, odbija się na zdrowiu. Nie da się funkcjonować w ciągłej adrenalinie – nawet jeśli kocha się swoją pracę. Co więcej, dla wysoko zaangażowanych osób multitasking może być szczególnie niebezpieczny – trudno powiedzieć sobie samemu „stop”, gdy obowiązki sprawiają przyjemność. A stąd tylko krok do pracoholizmu.
  • Zmęczenie, wypalenie – długotrwały stres, presja czasu i ciągły niepokój („czy o niczym nie zapomniałem?”) działają na organizm człowieka przytłaczająco. Jeśli więc czujesz przemęczenie, napięcie, nie bagatelizuj ich. Spróbuj ograniczyć multitasking przynajmniej tam, gdzie jest to możliwe. Trudno zrobić to w pracy? Zacznij od życia prywatnego. Gdy poczujesz różnicę, zobaczysz, że warto szukać nowych sposobów na zdrowszą organizację czasu.

| 5 inspirujących wykładów TED o zarządzaniu czasem

Co zamiast multitaskingu – jak nie zwariować w wielozadaniowym świecie?

Jakikolwiek byłby nasz stosunek do multitaskingu, rozpędzonego świata raczej w pojedynkę nie zmienimy. Z pewnymi wymaganiami trzeba się nauczyć żyć – można jednak żyć tak, by nie robić sobie samemu krzywdy. Jeśli czujesz, że wielozadaniowość i rozpraszacze w pracy to Twoje przekleństwo, zastanów się, co możesz zmienić, by poprawić swoją sytuację. Oto kilka pomysłów od nas:

  • Jedna rzecz naraz – ćwicz nieodrywanie się od tego, czemu w danym momencie poświęcasz uwagę. Być może będzie to wymagać wyłączenia skrzynki mailowej i sprawdzania jej pomiędzy zadaniami albo ustawienia statusu „nie przeszkadzać” na firmowym komunikatorze? Dobrym pomysłem jest ułożenie sobie podobnych zadań w bloki – wtedy np. albo odpisujesz na wszystkie maile po kolei, albo całkowicie oddajesz się pracy kreatywnej, albo siadasz do Excela. A potem kończysz i duże zadanie masz już odhaczone!
  • Technika Pomodoro – ten system pracy polega na intensywnym skupianiu się na jednym zadaniu np. przez 20 czy 30 minut. Potem robisz 5 minut przerwy. Po 4-5 takich blokach idziesz na dłuższą przerwę – bez komputera. Ważne, by w czasie przeznaczonym na zadanie nie odrywać się do niczego innego. Oczywiście z początku może to być trudne, ale warto dać szansę tej metodzie i oswajać ją małymi krokami, aż wejdzie w krew i stanie się naturalna.
  • Mindfulness – trening uważności polega na nauce doświadczania tego, co tu i teraz. Do pozytywnych skutków należą m.in.: wzmocnienie koncentracji, redukcja stresu, łatwiejsze zasypianie, umiejętność bycia w danej chwili i niewybiegania myślami w przyszłość. Więcej o dobrodziejstwach płynących z tej techniki i o tym, jak zacząć praktykować uważność, pisaliśmy w tekście Mindfulness i medytacja – jak pomogą Ci w pracy?
  • Delegowanie zadań – jeśli masz w swoim zawodowym koszyczku za dużo zadań jak na jedną osobę, to nie ma cudów – żadne techniki zarządzania czasem i ulepszania organizacji nie pomogą. Doba nie jest z gumy i nieraz najlepszym sposobem na wyzwolenie się spod dyktatu multitaskingu jest… oddanie części swoich obowiązków innym osobom. Równie istotne jest sprawdzenie, czy aby nie padasz ofiarą biurowej spychologii i nie przejmujesz „bezpańskich tematów” chętniej niż inni. Stawianie granic to podstawa.

| Jak skutecznie delegować zadania?

Czy multitasking zawsze jest zły? Niekoniecznie. Gdy wykonujemy czynności mocno zautomatyzowane, odruchowe, niewymagające naszych zasobów intelektualnych, bez przeszkód może im towarzyszyć inne zadanie. Sprawdza się to przy pracach domowych czy uprawianiu niektórych sportów (np. bieganie) – z powodzeniem możesz w tym czasie słuchać podcastów biznesowych. Z drugiej strony – jak przekonują zwolennicy praktykowania mindfulness – przynajmniej od czasu do czasu warto poświęcić się każdej z tych czynności osobno i doświadczyć jej w pełni. Uważne gotowanie, spożywanie posiłku czy leżenie i słuchanie muzyki to zupełnie inna jakość niż pospieszne i chaotyczne działania.

* Źródło: https://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html

** Źródło: https://www.swps.pl/strefa-psyche/blog/relacje/14092-czy-multitasking-to-mit

PS A jeśli tak jak bohaterka naszej nowej kampanii działasz w swojej firmie na 8 macek równocześnie, może to już pora rozejrzeć się za spokojniejszym miejscem? Wejdź na Pracuj.pl i sprawdź, czy nie szukasz!

 

Oceń artykuł