Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak to się dzieje, że firmy o bardzo złożonych strukturach i skomplikowanych zadaniach działają jak szwajcarski zegarek? Jakim cudem potrafią dokładnie rozplanować prace nad zaawansowanymi produktami lub usługami i szybko podbić zmieniający się rynek? To nie żaden cud ani nadprzyrodzone zdolności pracowników – to działanie według odpowiednio dopasowanych metodologii zarządzania projektami.
Z artykułu dowiesz się:
• Komu może się przydać wiedza o metodykach zarządzania projektami?
• Czym się charakteryzują metodyki zwinne i klasyczne?
• Z jakimi terminami możesz się spotkać w nowocześnie zarządzanych firmach?
Metodyki zarządzania projektami – przydatne narzędzie nie tylko dla IT
W tym artykule chcemy przybliżyć Ci różne sposoby pracy, z jakimi możesz spotkać się w firmach. Potocznie są one znane pod zbiorczym hasłem „metodyki zarządzania projektami”, choć bardziej zaawansowani znawcy tych zagadnień na pewno zwróciliby uwagę, że to duże uproszczenie – w odniesieniu do części wymienionych dalej pojęć powinno się raczej mówić o filozofii, podejściu czy standardach postępowania. Jakkolwiek by na to patrzeć, na pewno spotkałeś się w swojej karierze z nazwami takimi jak Agile, Scrum, Kanban, Lean czy Waterfall – czasami padają one już w ofertach pracy. Warto więc wiedzieć choć pobieżnie, „z czym to się je”.
Być może pomyślisz teraz: „ale co mnie obchodzą metodyki projektowe, to nie ma nic wspólnego z moją branżą”. Otóż wbrew pozorom to zagadnienie nie dotyczy wyłącznie rozwoju oprogramowania czy produktu bazującego na technologiach – choć z tymi obszarami kojarzy się najbardziej. Jednak obecnie wiele nowocześnie myślących firm wdraża tzw. zwinne metodyki zarządzania projektami w całym procesie biznesowym, a nie tylko w zespołach technologicznych – i tak naprawdę wtedy jest to najbardziej efektywne. Potencjalnie możesz więc spotkać się z tym typem zarządzania praktycznie w każdym dziale: marketingu, produktu, sprzedaży, analiz… Lista jest otwarta. A nawet jeżeli sam nie będziesz pracować w takim trybie, wiedza o zwinnych metodykach projektowych może okazać się bezcenna przy współpracy z innym zespołem zorganizowanym w taki sposób.
| Zarządzanie zespołem zdalnym w czasie epidemii koronawirusa
Metodyki zwinne i klasyczne, czyli jak zarządzać projektami w różnych firmach
Tradycyjne metodyki zarządzania projektami opierają się na ustalonej z góry sekwencji kroków, których wykonanie ma spowodować osiągnięcie określonego rezultatu. W uproszczeniu – to taki plan dojścia prostą drogą z punktu A do punktu B, bez skręcania na bok. Takie podejście sprawdza się, kiedy cel jest jasny i łatwy do zdefiniowania, podobnie jak sposób jego osiągnięcia, który da się z góry zaplanować. Czyli wtedy gdy klient lub zarząd wiedzą, czego dokładnie potrzebują, i mamy gwarancję, że w międzyczasie ta koncepcja się nie zmieni.
Takie projekty się zdarzają, choć obecnie są chyba w mniejszości. I nie wynika to z niczyjej złej woli, a raczej z tempa zmian we współczesnym świecie – skróconych cykli życia produktów, pojawiających się trendów i technologii oraz aktywnie działającej konkurencji. To wszystko sprawia, że trudno o przewidywalność, która jest w tym wypadku warunkiem sukcesu. Tradycyjne metodyki zarządzania projektami coraz częściej okazują się więc niedopasowane do współczesnych organizacji, a przynajmniej do części procesów.
Dlatego też od pewnego czasu możemy zaobserwować w firmach boom na tzw. zwinne zarządzanie projektami (ang. agile project management). Na czym ono polega? Projekty są w tym podejściu dzielone na mniejsze etapy, a każdy z nich umożliwia elastyczne reagowanie na uwagi klienta czy pojawiające się nowe okoliczności. Metodyki zwinne wprowadziły też możliwość prototypowania rozwiązań. Tego typu zarządzanie projektami warto stosować zwłaszcza wtedy, gdy firma mierzy się z jakimś większym zadaniem po raz pierwszy i trudno jej z góry przewidzieć przebieg procesu, a także gdy zakres projektu nie jest do końca zdefiniowany. Taka sytuacja często ma miejsce w start-upach, które z zasady opracowują rozwiązania innowacyjne, nieobecne wcześniej na rynku, i na bieżąco prowadzą badania wśród potencjalnych użytkowników.
| Na czym polega metoda Design Thinking?
Scrum, Lean i inne pojęcia, które ułatwią Ci pracę
Aby ułatwić Ci poruszanie się w tej dość skomplikowanej materii, przygotowaliśmy mapę pojęć, które pomogą Ci się odnaleźć w firmach stosujących różne metodyki zarządzania. A może któraś z nich zainspiruje Cię do tego, by zainicjować zmiany w swojej organizacji?
- Waterfall (model kaskadowy)
To nic innego jak właśnie tradycyjne metodyki zarządzania projektami. W modelu waterfall projekty są realizowane zgodnie ze spisaną na wstępie dokumentacją i „oddawane” po zakończeniu wszystkich prac. A zatem czas oczekiwania na widoczny efekt podejmowanych działań może być bardzo długi. Prace odbywają się zazwyczaj w następujących etapach: planowanie, analiza, projektowanie, implementacja, testowanie i wdrożenie. W tym modelu nie ma też przestrzeni na uwzględnianie bieżących, nieprzewidzianych wcześniej potrzeb biznesu i wprowadzanie zmian do pierwotnych założeń.
Warto jasno podkreślić, że takie podejście nie jest w żaden sposób gorsze od modnych obecnie zwinnych metodyk zarządzania – po prostu sprawdza się w nieco innych sytuacjach i typach organizacji lub zespołów, np. w takich o bardzo złożonych strukturach, opartych na hierarchii i działających według sztywnych procedur.
- Agile
Agile to w uproszczeniu zbiór metodyk bazujących na podejściu zwinnym, które narodziły się w sektorze IT w latach 90. XX wieku. W roku 2001 spisano „Manifest zwinnego wytwarzania oprogramowania”, a filozofia Agile – jako znacznie lepiej dostosowana do wymagań nowego rynku technologicznego – stopniowo zaczęła podbijać serca i umysły IT project managerów z całego świata. Obecnie podejście zwinne jest coraz chętniej adaptowane również przez inne gałęzie biznesu. Być może już spotkałeś się z nim w swojej organizacji, a jeśli nie, z pewnością czeka Cię to na jakimś etapie kariery.
W paradygmacie Agile punktem wyjścia jest założenie, że nie da się dokładnie zaplanować całego przebiegu prac nad projektem. Dlatego przyjmuje się tzw. podejście iteracyjne (od łac. iteratio – powtarzanie), oparte na analogii z pętlą programistyczną. Mówiąc po ludzku, zespoły zaangażowane w dany projekt – złożone na przykład z deweloperów, product ownera, specjalistów ds. UX i UI, brand managera, specjalistów ds. marketingu, sprzedaży i in. – na bieżąco dostarczają jego mniejsze części, co umożliwia zebranie feedbacku i elastyczne wprowadzenie ewentualnych zmian. W pierwszej kolejności opracowuje się rozwiązania priorytetowe, tak aby otrzymać działający produkt, który dalej można rozwijać i ulepszać.
Od dyrektora sprzedaży do programistki
- Scrum
To jedna z najbardziej popularnych obecnie metodyk w podejściu Agile, co sprawia, że te terminy często są stosowane zamiennie. Jednak formalnie rzecz biorąc, sam Scrum jest pojęciem „z niższego poziomu” – to pewne konkretne ramy postępowania, które mają ułatwić osiągnięcie założeń Agile. Nad całym procesem i przestrzeganiem protokołu powinien zaś czuwać wyznaczony przez organizację Scrum Master, który jest wsparciem dla każdej części zespołu i pełni rolę podobną do coacha, mentora czy konsultanta.
W firmach, które wdrożyły Scrum, spotkasz się z dzieleniem projektów na mniejsze etapy, tzw. sprinty, które według założeń powinny trwać nie dłużej niż kilka tygodni. Realizacją poszczególnych zadań zajmują się niewielkie zespoły opracowujące i testujące fragmenty systemu (czy szerzej – rozwiązania, jeśli nie mówimy stricte o obszarze IT), które następnie są już gotowe do wdrożenia. Dzięki temu po pierwsze można wypuścić produkt na rynek i zacząć na nim zarabiać na stosunkowo wczesnym etapie, po drugie – zebrać informacje zwrotne od użytkowników, co pozwoli zaplanować udoskonalenia lub ograniczyć potencjalne straty.
Nie bez znaczenia są tu również motywacja pracowników, którzy od razu widzą efekty swoich wysiłków, i stała współpraca pomiędzy poszczególnymi zespołami, która buduje współodpowiedzialność za projekt. W organizacjach stosujących metodykę Scrum ważną częścią Twojej pracy będą codzienne lub cotygodniowe krótkie spotkania, podczas których każdy podsumowuje wykonane już zadania i omawia się plany na najbliższy dzień (lub tydzień). Na koniec sprintu odbywa się natomiast tzw. ceremonia prezentacji gotowego rozwiązania. Dyskutuje się też pomysły na bardziej efektywną współpracę przy kolejnym sprincie.
- Kanban
Kanban to pochodząca z Japonii technika pracy nad projektami, która wykorzystuje charakterystyczne tablice, służące do wizualnej prezentacji struktury zadań lub postępów w ich realizacji. Ich podstawowa wersja zawiera sekcje: do zrobienia, w toku i zrobione, jednak możesz tu stosować również inny, indywidualny system planowania.
Z tablicami Kanban spotkasz się, jeśli firma pracuje w metodyce Agile i korzysta np. z oprogramowania typu Jira czy Asana, ułatwiającego przepływ zadań między różnymi departamentami. Ale dobrodziejstwo tego rozwiązania możesz poznać również na gruncie prywatnym! Taki prosty system tablic znajdziesz bowiem nawet w popularnych aplikacjach pomagających się zorganizować, np. w Trello. Z powodzeniem możesz używać tej techniki także… w zwykłym notesie.
| Jak dobrze opracować listę zadań i poprawić efektywność w pracy?
- Lean
Lean management to z kolei tzw. szczupłe zarządzanie, którego fundamentem jest ciągłe doskonalenie. Metodologia wywodzi się z japońskiego sektora motoryzacyjnego, a konkretnie z Toyoty, która wdrażała te zasady już w latach 50. ubiegłego wieku. W podejściu Lean dąży się do pracy mądrzejszej, a nie trudniejszej. Brzmi nieźle, ale jak to osiągnąć w praktyce? Konieczna jest eliminacja tzw. 3M. Pod tym skrótem kryją się pojęcia: muda, mura i muri.
Muda to marnotrawstwo, czyli te czynności, które nie wnoszą wartości do pracy – produkcja przewyższająca popyt, zbędna papierologia, multitasking, który obniża efektywność, wolno działające programy, długie spotkania niekończące się konkretną decyzją, niewykorzystane kompetencje i wiele innych. Mura to nieregularność, niespójność procesów, przeciążenie jednych zasobów i niedociążenie innych – w efekcie np. jeden dział sprawnie wykonuje swoje zadanie, a następnie tygodniami czeka na zaopiniowanie go przez inny. Muri natomiast to presja i stres – nadgodziny, duże tempo pracy, ASAP-y, niedelegowanie zadań, ale też np. zbyt monotonna praca.
Zarządzanie w modelu Lean opiera się więc na analizie działania organizacji pod kątem procesów, które trwają zbyt długo, nieefektywnych procedur, identyfikacji punktów, które przynoszą straty zamiast zysków itd. Podczas spotkań z zespołami szuka się prostszego i skuteczniejszego sposobu funkcjonowania, który pozwoli zaoszczędzić czas, zredukować koszty oraz podnieść satysfakcję i w pełni wykorzystać kompetencje pracowników, a następnie wypracowane usprawnienia wdraża się w firmie.
Masz już dość nieefektywnej i stresującej pracy poniżej swoich kompetencji? Sprawdź, czy nie szukasz! Najnowsze oferty czekają na Ciebie na Pracuj.pl.