Ani lepsza, ani gorsza. Po prostu inna. Praca hybrydowa wiąże się z wieloma korzyściami, ale ma też swoje cienie. Bez profilaktyki, pomagającej zadbać o równowagę i zaspokojenie potrzeb społecznych, może doprowadzić do zmęczenia i osamotnienia. O tym, kiedy praca hybrydowa jest efektywna i co powoduje, że daje poczucie zadowolenia, rozmawiamy z Martyną Tarnawską, trenerką, facylitatorką i projektantką procesów z firmy Socjomania, zajmującą się zagadnieniami związanymi z pracą hybrydową.
Zacznijmy od początku – czy praca hybrydowa i praca zdalna to to samo?
Martyna Tarnawska: To bardzo istotne, by umieć odróżnić te modele. Pandemia i ostatnie lata zmieniły nasz styl pracy. Model tradycyjny, czyli stacjonarny, zakłada, że pracownik przebywa w pracy w określonych godzinach i w wybranej przestrzeni (biurze, coworkingu, u klienta, na produkcji, w magazynie). Szczególnie w czasie pandemii spopularyzowała się opcja pracy zdalnej – czyli takiej, która umożliwia nam pracę z innej przestrzeni niż biuro (na przykład z domu) i to często w elastycznych porach. Co jednak ważne, praca hybrydowa nie jest tym samym, co praca zdalna. W końcu mamy takie firmy, w których tylko część pracowników pracuje zdalnie, a większość jednak przychodzi do biura (office-by-default), albo na odwrót – większość pracuje zdalnie, ale kilka osób woli pojawiać się regularnie w biurze (remote-first, remote-default). Największa różnica pracy hybrydowej od innych modeli to fakt, że musimy wypracować nowe nawyki, rytuały i przyzwyczajenia, które pozwolą wszystkim pracownikom (i tym pojawiającym się w biurze o 9 i tym, którzy pracują zdalnie od 11) pracować komfortowo i efektywnie.
Praca w systemie hybrydowym to dziś standard w wielu firmach. Jakie są jej największe zalety?
Martyna Tarnawska: Według mnie największą korzyścią jest elastyczność, czyli wybór przez pracownika takiego modelu pracy, który najlepiej mu pasuje – pod kątem preferencji współpracy, przestrzeni i typu wykonywanych zadań. Praca hybrydowa zakłada, że możesz wybrać, jak, skąd i w jakich godzinach pracujesz w swojej firmie. Dlatego też dużą zaletą jest oszczędność, zarówno czasu, jak i finansów na transport do pracy. Jeśli nie dojeżdżamy codziennie do biura, możemy elastyczniej zarządzać naszym grafikiem: gotować ulubione posiłki w przerwie od pracy, spędzać czas z bliskimi czy planować czas na swoje pasje przed pracą. Warto podkreślić, że osobom, które mają trudności ze skupieniem uwagi, dobór miejsca wykonywania ich pracy (ich domowe biuro, kawiarnia czy cowork) mogą dać większą efektywność niż firmowy open-space. Polecam również spróbować wyjść podczas telekonferencji na spacer do parku – otwiera to zupełnie nowe spojrzenie na omawianą sprawę!
Workation - sposób na wakacje i pracę w jednym
Praca hybrydowa to też wyzwania…
Martyna Tarnawska: Każdy kij ma dwa końce – i w tym wypadku jest dokładnie tak samo. Praca hybrydowa ma zalety, które jednocześnie mogą okazać się sporym utrudnieniem. Przede wszystkim jest to model pracy, który wymaga od nas wyboru – sami musimy sprawdzić, jak nam się najlepiej pracuje. I tutaj pojawia się paradoks wyboru – im więcej możemy, tym trudniej nam się zdecydować, np. czy zaczynać pracę o 8, czy może dopiero o 10? Oczywiście przełożony powinien pomóc pracownikowi zarządzać sobą w czasie, jednak to na pracowniku spoczywa odpowiedzialność i pilnowanie, by nie zaniedbać jakości pracy. Odpowiedzialność jest tak duża, że często pracownicy stwierdzają, że nie chcą jej brać na siebie i testować, ponieważ w biurze mają już sprawdzone rytuały i nie potrzebują zmian. Warto pamiętać, że każdy z nas ma inne preferencje dotyczące współpracy i nie wszyscy odnajdą się w modelu zdalnym czy hybrydowym. Są osoby, które nie wyobrażają sobie pracy w domu, potrzebują ludzi dookoła – dosłownie, ramię w ramię. W warunkach pracy zdalnej trudniej jest zadbać o relacje i poczucie przynależności. Oczywiście można to uzyskać, ale działając inaczej niż podczas pracy w biurze. Należy więc być otwartym i szukać alternatyw, jak budować relacje. W Polsce nie ma jeszcze dokładnych danych na ten temat, ale statystyki z rynku globalnego pokazują, że praca zdalna niesie ryzyko izolacji społecznej i może mieć negatywny wpływ na budowanie relacji w zespołach. Dlatego tak ważne jest, by liderzy zadbali o rytuały, które pozwolą na bliższe poznanie się w rozproszonych zespołach, regularne spotkania online i wyjazdy integracyjne.
Co nam dają, a co zabierają zespoły wirtualne i rozproszone?
Co w sytuacji, jeśli ktoś nigdy nie pracował hybrydowo, a właśnie otrzymał taką ofertę? Albo przegląda ciekawe ogłoszenia, w których pojawia się informacja o pracy zdalnej? Na co szczególnie zwrócić uwagę?
Martyna Tarnawska: Jeśli interesuje nas oferta, która zakłada pracę hybrydową, warto dowiedzieć się, co konkretnie kryje się pod pojęciem „hybrydowa”. Są firmy, które w ten sposób rozumieją pracę wyłącznie zdalną, z bardzo okazjonalnymi spotkaniami w biurze. Są też pracodawcy, dla których biuro jest pierwszym wyborem, a kultura organizacyjna zakłada, że ludzie widują się na co dzień, natomiast praca zdalna stanowi tylko dodatek, np. raz w tygodniu albo dwa razy w miesiącu. W niektórych organizacjach zasady związane z pracą zdalną są określone odgórnie, a w jeszcze innych - pracownik ma większy wybór i sam ustala procentowo, ile czasu przeznaczy na home office.
Praca zdalna. Nowa perspektywa
Jak zadbać o relacje i komunikację w zespole hybrydowym? Taki styl pracy często sprawia, że pracownicy rozmijają się…
Jest co najmniej kilka sposób, żeby zadbać o zacieśnienie współpracy. Polecam szczególnie:
• Organizować spotkania na żywo – nie zawsze muszą to być duże imprezy integracyjne, wystarczy częściej proponować wyjścia w ramach zespołów projektowych czy działów.
• Zadbać o integrację również w wersji hybrydowej – tak organizować różne wydarzenia, m.in. integracyjne czy warsztatowe, by uczestniczyły w nich osoby, które nie mogły przyjechać, ale łączą się online z różnych części Polski czy nawet świata. W takiej formule można przeprowadzić również spotkanie team buildingowe – nie jest to proste, ale możliwe!
• Inicjować naturalne rozmowy nie tylko na tematy służbowe, związane z zadaniami i celami, ale też o codzienności, samopoczuciu.
• Zgłaszać potrzeby do liderów i menedżerów – warto postawić na oddolne inicjatywy i samemu szukać okazji do kontaktu z innymi współpracownikami, ale pamiętajmy, że nie jesteśmy zobowiązani, żeby samemu wszystko organizować. Praca hybrydowa wymaga innej kultury, innych narzędzi, więc warto, żeby szefowie dbali o aspekt społeczny. Nie wszystko jednak zawsze dostrzegają, o pewnych wyzwaniach czy trudnościach mogą po prostu nie wiedzieć, dlatego dobrze jest rozmawiać, zgłaszać menedżerom swoje spostrzeżenia, sugestie i pomysły.
Czego pracownicy oczekują od lidera zespołu hybrydowego?
Martyna Tarnawska: W pracy hybrydowej najważniejsze jest zaufanie. Niestety zdarza się, że menedżerowie mają z tym problem i wybierają metody mierzenia efektywności pracy hybrydowej, które czasem wręcz zakrawają o przesadny monitoring. Dlatego warto znaleźć sposób, który będzie komfortowy dla każdej ze stron – i dla pracowników, i dla pracodawcy. Polecam metodę, którą określam nadmierną komunikacją (overcommunication) – chodzi w niej o to, żeby współpracownicy czuli, że komunikują się, przekazują sobie informacje wystarczająco dużo i efektywnie, dzięki czemu pracują skuteczniej, są na bieżąco z różnymi sprawami, mają poczucie przynależności do zespołu, a przy tym nie odnoszą wrażenia, że szef stale patrzy im na ręce i kontroluje każdą aktywność. Jeśli pracujemy głównie zdalnie, zadbajmy o częstszy kontakt z innymi niż gdybyśmy byli w biurze. Poświęćmy początek lub koniec spotkania online na dyskusję z uczestnikami (korzystając z pytań na check-in i check-out). Korzystajmy też z różnych konfiguracji spotkań – jeden na jeden, w mniejszym, w większym gronie. Nie powinny to być wyłącznie biznesowe rozmowy o celach i zadaniach. Pytania o nastrój i energię również są ważne. Warto regularnie badać satysfakcję pracowników. Jeśli kontakt na żywo jest ograniczony, liderzy tym bardziej powinni być wyczuleni na kwestie związane z motywacją, samopoczuciem, spadkami energii. Chodzi o stworzenie takiej atmosfery i kultury współpracy, która sprawia, że szef dużo wie o pracownikach, dlatego że jest z nimi w bliskim kontakcie i dba o komunikację, a nie monitoruje i nieustannie kontroluje.
Wyobrażenia o pracy hybrydowej to jedno, ale rzeczywistość to drugie. Może się okazać, że spodziewaliśmy się czegoś innego albo popełniamy błędy, które sprawiają, że zaczynamy mieć dość takiego modelu pracy. Jak zadbać o swego rodzaju profilaktykę, by nie czuć później dużego zmęczenia i frustracji?
Martyna Tarnawska: Przede wszystkim uważam, że nie należy gloryfikować pracy zdalnej i hybrydowej. Są firmy i pracownicy, którzy z różnych względów będą się decydować tylko na pracę stacjonarną. Warto więc zastanowić się, czy to jest dla nas dobre rozwiązanie, czy mamy odpowiednie warunki do pracy zdalnej, czy nasza osobowość i nastawienie do pracy współgrają ze specyfiką home office. Preferencje dotyczące pracy zmieniają się na przestrzeni lat – może być więc tak, że ktoś pracował zdalnie, ale w pewnym momencie brakowało mu relacji społecznych, więc postanowił przejść na tryb stacjonarny, ale na przykład po kilku latach znów zdecydował, że chce wrócić do home office, bo np. zmieniła się jego sytuacja osobista, specyfika pracy. Dlatego przygotowując się do rozmów rekrutacyjnych, dobrze jest odpowiedzieć sobie na pytanie – w jakim modelu chcę i mogę pracować, co będzie w porządku, a na co się nie zgodzę. Nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć, zwłaszcza gdy po raz pierwszy zaczynamy przygodę z pracą hybrydową. Dlatego najlepiej jest potraktować to jako eksperyment, z którego wyciągniemy wnioski, a przy tym zapewnić sobie profilaktykę, dzięki której będzie nam łatwiej zachować efektywność i balans między pracą a życiem osobistym. Zadbajmy więc o optymalne warunki pracy – mimo że wydaje się to proste, w rzeczywistości stanowi spore wyzwanie w środowisku pracy.
Jakie dobre nawyki warto wdrożyć?
Martyna Tarnawska: Odpowiednie wyposażenie biura, dodatkowy ekran, a może lepszy sprzęt do oświetlenia pokoju – to tylko przykłady, na co warto zwrócić uwagę. Kolejnym ważnym elementem profilaktyki będą indywidualne i grupowe rytuały. Pracy hybrydowej musimy się nauczyć. Do tej pory mieliśmy wypracowane rytuały w biurze, a teraz będzie trzeba ustanowić zasady i rozwijać pozytywne nawyki w warunkach home office. Warto pomyśleć o narzędziach i rozwiązaniach, które pozwolą oddzielać pracę od domu. Dobrym pomysłem jest np. chowanie laptopa po skończonej pracy do szafy, by w ten symboliczny sposób wyznaczyć sobie granicę między pracą a wolnym czasem. Polecam również planować pracę - ustalić, które dni czy godziny będą przeznaczane na tzw. pracę głęboką, kiedy i w jakiej formie będzie się odbywać praca zespołowa i projektowa, w jakich godzinach będą spotkania online. Jeśli umiemy rozpoznawać nasze potrzeby i preferencje, to łatwiej nam zarządzać sobą w czasie i efektywniej pracować. Znając też preferencje naszych współpracowników, będziemy mogli ułatwić sobie pracę, wzajemnie sobie pomagać i nie przeszkadzać w codziennych obowiązkach.