Porady Życie zawodowe Jak skutecznie delegować zadania?
12.12.2019  | 6 min czytania

Jak skutecznie delegować zadania?

12.12.2019  | 6 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Delegowanie zadań to jedno z najważniejszych zadań, jakie ma do wykonania menedżer. Od tego, czy zrobi to umiejętnie i skutecznie, zależy poziom efektywności całego zespołu.   Prawidłowa ocena możliwości podwładnych, przy uwzględnieniu ich umiejętności i motywacji, monitorowanie postępów prac i gotowość do niesienia pomocy w razie problemów – o takich kwestiach powinien pamiętać przełożony.

10 kroków do dotrzymania deadline’u

Na czym polega umiejętny podział obowiązków?

Rozdzielanie zadań to nic innego jak delegowanie poszczególnych pracowników do wykonywania tych rzeczy, z którymi radzą sobie najlepiej. Jeśli menedżer nie będzie potrafił dokonać trafnego podziału lub błędnie oceni kompetencje swoich podwładnych, może to doprowadzić do tego, że jego podopieczni staną się mniej samodzielni. Nie będą bowiem potrafili podjąć decyzji w obszarze im podległym, a sam menedżer sprowadzi na siebie mnóstwo dodatkowych obowiązków.

Skuteczna strategia delegowania zadań przez menedżera zakłada:

  • jak najwcześniejsze poinformowanie swoich podwładnych o nowym zadaniu do wykonania. Dzięki temu zyskują oni odpowiednio dużo czasu na przemyślenie swojej roli w tym projekcie i doborze niezbędnych narzędzi;

8 błędów popełnianych podczas Assessment Center

  • zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu na dokonanie stosownych poprawek przed upływem deadline’u (taki zabieg można opisać obrazowo jako stosowanie buforu bezpieczeństwa);

7 sposobów, jak pracować wydajniej

  • podział obowiązków zgodnie z indywidualnymi zdolnościami i możliwościami poszczególnych pracowników. Jest to jedna z najważniejszych kwestii w zakresie delegowania zadań. Aby nie popełnić w tym procesie błędów, menedżer musi bardzo dobrze znać swoich podwładnych, nie tylko pod względem ich kompetencji, ale też typu osobowości i umiejętności współpracy w grupie. Istotne jest, by nie nakładać na ludzi obowiązków, których realizacja mogłaby być ponad ich siły fizyczne i zmuszać do pracy po godzinach. Jest to najkrótsza droga do frustracji, zniechęcenia, napięć i pomyłek:
 W procesie zarządzania chodzi przede wszystkim o to, żeby wykonywać zadania za pomocą właściwych osób. Dopiero takie podejście zbliża do realizacji stawianych celów, a przede wszystkim zapewnia rozwój kapitału ludzkiego, który jak wiadomo jest największym zasobem każdej organizacji.
- Marcin Fijoł, trener biznesu z firmy 3R Consulting.
  • uwzględnianie aspektów motywacyjnych i rozwojowych. Jeśli menedżer twierdzi, że z najtrudniejszymi zadaniami może poradzić sobie tylko on sam, i nie dzieli się odpowiedzialnością ani pracą przy najbardziej wymagających i ambitnych projektach, to z pewnością nie przyczynia się w ten sposób do utrzymania wysokiego poziomu motywacji wśród swoich podwładnych. Nie jest tajemnicą, że dla wielu pracowników jednym z priorytetów w życiu zawodowym jest możliwość rozwijania swoich kompetencji i umiejętności. Jeśli się im ją odbierze, na przykład nie przydzielając ich do innowacyjnych projektów, z pewnością prędzej czy później zaczną rozglądać się za nowym zatrudnieniem. Jak zauważa Marcin Fijoł, zdarza się jednak, że pewne zadania wymagają decyzyjności menedżera, dlatego nie może przekazać ich innym osobom:
Nie każdy temat można oddelegować. Nie powinny to być zadania, których ranga ważności, pilności czy odpowiedzialności wymaga decyzyjności menedżera. Nie znaczy to jednak, że delegowanymi zadaniami powinny być tylko te łatwe, rutynowe czy powtarzalne. Ważne, by z czasem rosło znaczenie delegowanych zadań - to zapewnia rozwój zarówno pracownika, jak i zespołu.
- Marcin Fijoł, trener biznesu z firmy 3R Consulting.
  • konsultowanie decyzji ze współpracownikami. O tym, że dobrej jakości współpraca przynosi najlepsze efekty, wie każdy dobry menedżer. Przydzielając zadania swoim pracownikom, należy poprosić ich o informację zwrotną i wysłuchać ich argumentów. Być może okaże się, że zaproponowany przez nich podział ról sprawdzi się w konkretnym projekcie lepiej niż rozwiązanie sugerowane przez przełożonego.

Multitasking – zabije nas czy wzmocni?

  • monitorowanie postępów prac. Skomplikowane projekty, których realizacja wymaga czasu, powinno się na bieżąco kontrolować. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której jeden nierozwiązany w porę problem narósł do rozmiarów uniemożliwiających oddanie zadania w terminie. Marcin Fijoł wskazuje również, że rolą menedżera w procesie delegowania zadań jest nie tylko monitorowanie, ale też okazywanie wsparcia i pomoc w rozwiązywaniu trudności:

Jak mówi Marcin Fijoł:

Poza wsparciem merytorycznym bardzo ważne jest również czysto ludzkie podejście do pracownika. Zainteresowanie realizacją projektu na każdym etapie prac, gotowość do pomocy w rozwiązaniu problemów i obserwowanie, jak osoba odpowiedzialna radzi sobie z przydzielonymi zadaniami, dodają jej wiary w siebie i potrafią zdziałać cuda. Istotne jest też zorganizowanie z pracownikiem podsumowania na temat realizacji delegowanego zadania celem oceny efektywności jego pracy oraz wyciągnięcia wniosków na przyszłość. 

4 rzeczy wpływające na szczęście w pracy

Zrealizowanie w założonym czasie powierzonego zadania i uzyskanie świetnych efektów to powód do świętowania. Jest to bardzo ważny element w budowaniu zgranego i skutecznego zespołu, a osobiste podziękowania i wyrazy uznania ze strony przełożonego będą dla każdego pracownika doskonałą motywacją do podejmowania kolejnych ambitnych wyzwań.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV
 

Oceń artykuł