Porady Życie zawodowe Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?
27.12.2019  | 5 min czytania

Jak przeprowadzić efektywne spotkanie?

27.12.2019  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Zamiast bezproduktywnej wymiany zdań - przygotowane i przemyślane argumenty. Zamiast długich narad -  krótkie i rzeczowe wystąpienia. Zamiast niezrozumiałych prezentacji - propozycje rozwiązania określonego problemu. Tak powinno wyglądać efektywne spotkanie. Ważne, aby po jego zakończeniu wszyscy uczestnicy mieli poczucie, że produktywnie spędzili czas.

6 sposobów na idealny plan tygodnia

Po pierwsze – im nas mniej, tym lepiej

Spotkania odbywające się w dużych grupach mają to do siebie, że ich uczestnicy nie czują się szczególnie zobowiązani do aktywnego udziału. Ważne jest też, by poruszane na zebraniu kwestie dotyczyły zaproszonych osób w sposób bezpośredni. Trudno przecież oczekiwać od słuchacza, że będzie z uwagą i zainteresowaniem śledził raporty i prezentacje, które z jego codzienną pracą mają niewiele wspólnego.

Po drugie – agenda to podstawa

Przygotowanie prostego i przejrzystego planu spotkania pozwala jego uczestnikom odpowiednio się do niego przygotować. Mają oni dzięki temu poczucie, że organizatorowi zależy na włączeniu ich w cały proces, a jemu samemu umożliwia prowadzenie spotkania w sposób uporządkowany. Każde zebranie tego typu powinno mieć jasno określony cel, dzięki czemu po jego zakończeniu łatwo będzie ocenić, czy przyniosło spodziewany efekt.

7 porad, jak zaplanować dzień i efektywnie szukać pracy

Po trzecie – nie za długo, nie za krótko

Zwięźle i na temat – to idealny plan na spotkanie. Uczestnicy będą wdzięczni, jeśli zebranie nie będzie się bez potrzeby przedłużać, a tym samym odciągać ich od ważnych bieżących spraw. Warto zatem przed rozpoczęciem rozmowy zaplanować czas potrzebny na przedyskutowanie wszystkich istotnych kwestii i powiadomić osoby, które będą prowadzić poszczególne panele, w ilu minutach powinny się zmieścić ze swoim wystąpieniem.

Jak być wydajnym pracownikiem, ale się nie pochorować?

Po czwarte -  dbamy o komfortowe warunki 

Miejsce, w którym odbywa się spotkanie, jak również panujące w nim warunki nie są bez znaczenia dla jakości i efektywności wydarzenia. Siedzenia muszą być wygodne, temperatura optymalna, a na stole – oprócz materiałów, notatek i komputerów – powinny znaleźć się zdrowe przekąski i napoje. Osoba prowadząca spotkanie, jeśli nie występuje wyłącznie w roli eksperta, powinna zająć miejsce nie u szczytu stołu, ale w środkowej części. Wysyła w ten sposób sygnał zachęcający pozostałych uczestników do dyskusji, a nie jedynie wysłuchania tego, co ma im do zakomunikowania.

Praca w zespole – jak sprawić, by była efektywna?

Po piąte – każdy słucha i wszyscy są wysłuchani

Skupienie uwagi na celu i przebiegu spotkania jest kluczowe dla jego efektywności, dlatego uczestnicy powinni wyłączyć telefony i skoncentrować się wyłącznie na tym, co tu i teraz. Jeśli celem spotkania jest wymiana opinii wszystkich pracowników na temat proponowanych zmian w firmie, to każda osoba powinna dostać szansę wypowiedzenia się na dany temat i przedstawić swoje argumenty czy sugestie dotyczące omawianej kwestii.

Ważne sygnały - jak rozpoznać rzetelnego pracodawcę

Po szóste – osoby decyzyjne na pokład!

W zebraniu, na którym w założeniu mają zostać podjęte kluczowe i wiążące rozstrzygnięcia, powinny uczestniczyć osoby decyzyjne. Nie ma nic bardziej frustrującego niż to, gdy z takiego angażującego i stresującego spotkania nic nie wyjdzie, ponieważ nie będzie pracownika, który mógłby zatwierdzić plany i wypracowane rozwiązania. 

Po siódme – spotkanie trzeba zakończyć przypisaniem konkretnych zadań

Kiedy już wszystkie kwestie zostaną omówione i zapadną decyzje dotyczące dalszego postępowania w sprawach będących przedmiotem zebrania, czas na podział obowiązków. Ułatwi to w znacznym stopniu realizację postanowień podjętych podczas spotkania i pozwoli skupić uwagę na wszystkich poruszonych wątkach. Nic zatem nie ucieknie i nie zostanie zapomniane.

Celem każdego spotkania powinno być rozwiązanie konkretnego problemu bądź omówienie kwestii ważnych z punktu widzenia interesów organizacji. Warto zadbać o to, by był to efektywnie wykorzystany czas. 

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV
 

Oceń artykuł