Praca zdalna to jedna z elastycznych form wypełniania obowiązków służbowych. Zazwyczaj jest bardzo doceniana przez pracowników, ale żeby istotnie zapewniała efektywność, należy ją odpowiednio zorganizować. Konieczne są: samoorganizacja, dyscyplina i odpowiednie nastawienie. Dlatego określ zasady, dzięki którym nie zwariujesz zamknięty w czterech ścianach.
Z tego artykułu dowiesz się:
• Jak postrzegana jest praca zdalna przez pracowników?
• O jakie aspekty należy zadbać, aby efektywnie pracować w ramach home office? Poznaj 10 zasad!
Kwarantanna domowa – przywilej czy kula u nogi?
W niektórych zawodach praca zdalna – choćby częściowo, np. przez niektóre dni w tygodniu – uważana jest za standardową praktykę i przywilej pracownika. Może też się zdarzyć, że na home office trafisz z powodu jakichś uwarunkowań zewnętrznych, np. konieczności opieki nad dzieckiem lub odbycia kwarantanny związanej z chorobą . Taka forma pracy może początkowo wydawać się bardzo atrakcyjna – pozwala wszak zaoszczędzić sporo czasu i zapewnia znacznie więcej luzu. Szybko jednak możesz zauważyć, że siedzenie w domu przez prawie cały dzień lub dłużej miewa również wady. Możesz mieć wrażenie, że dziczejesz w odosobnieniu, nie znajdujesz w sobie motywacji do pracy lub że sprawy domowe odwracają Twoją uwagę i nie pozwalają Ci się skupić na obowiązkach zawodowych.
Wady i zalety pracy zdalnej w oczach Polaków – wyniki badania Pracuj.pl z 2019 r.
Chcesz wiedzieć więcej, jak Polacy postrzegają pracę zdalną? Przeczytaj raport na ten temat, przygotowany przez Pracuj.pl!
Kwarantanna domowa, home office – 10 zasad
Jeśli chcesz efektywnie pracować zdalnie, a jednocześnie zadbać o swój komfort psychiczny, wyznacz sobie kilka złotych zasad i konsekwentnie się ich trzymaj. Pozwoli Ci to wykorzystać wszystkie plusy tej formy wypełniania obowiązków, a ograniczyć niedogodności z nią związane. To ważne szczególnie w sytuacji, gdy na kwarantannie domowej – a więc przymusowym home office – pracują pary, sprawujące jednocześnie opiekę nad dzieckiem lub dziećmi. Przygotowaliśmy dla Ciebie 10 zasad pracy zdalnej, dzięki którym dobrze wykorzystasz ten czas i pozostaniesz w zgodzie z samym sobą!
- Zorganizuj domowe biuro
Przede wszystkim pamiętaj o tym, aby zorganizować sobie odpowiednią przestrzeń do pracy. Być może nęci Cię wizja włączenia laptopa prosto z łóżka i spędzenia dnia w pozycji horyzontalnej, ale przestrzegamy przed tym rozwiązaniem! Urządź sobie w domu biuro z prawdziwego zdarzenia. Zadbaj o pozycję prawidłową dla Twojego kręgosłupa. Pamiętaj o odpowiednim oświetleniu stanowiska. Zgromadź wokół siebie rzeczy potrzebne do pracy. Pozwoli Ci to nie tylko działać efektywniej, lecz także ograniczyć rozpraszanie dodatkowymi bodźcami, gdy będziesz musiał oderwać się od zadań i czegoś poszukać – to niby tylko chwila, ale bywa, że rozciąga się ona w czasie do niebotycznych rozmiarów!
| 7 najważniejszych zasad ergonomii pracy
- Oddziel życie zawodowe od domowych obowiązków
Niektórzy doceniają fakt, że praca zdalna umożliwia przy okazji nadgonienie różnych obowiązków domowych. Jeśli jednak nie należysz do prawdziwych mistrzów skupienia i multitaskingu – nie idź tą drogą. Myślenie „jeszcze tylko włączę pranie i już wracam do pracy” lub „nic się nie stanie, jak zrobię szybkie porządki w szafie, bo zazwyczaj nie mam na to czasu” to często oszukiwanie samego siebie. Nierzadko bowiem stanowi to tylko nieuświadomioną wymówkę, żeby odłożyć swoje obowiązki zawodowe na później i zająć się czymś innym. Sprawami domowymi zajmuj się przed pracą lub po niej – w końcu i tak oszczędzasz znacznie więcej czasu, skoro nie musisz dojeżdżać do firmy! Jeżeli jednak masz do zrobienia coś naprawdę ważnego, zawsze możesz spróbować uzgodnić to z przełożonym i współpracownikami. Wówczas zachowasz się fair wobec swojego zespołu, a w czasie Twojej zapowiedzianej nieobecności z pewnością świat się nie zawali.
- Przestrzegaj godzin pracy
Ustal sobie sztywne godziny pracy – najlepiej takie, jakie obowiązują Cię zazwyczaj, bo wówczas będziesz mieć możliwość swobodnej komunikacji z klientami, innymi osobami z Twojego zespołu itp. Wbrew pozorom praca w ramach home office skłania nas często do siedzenia po godzinach czy nadrabiania zaległości. Jeśli więc nie narzucisz sobie wyraźnego horyzontu czasowego, możesz zacząć odczuwać przemęczenie – które wcale nie wpłynie pozytywnie na Twoją efektywność i jakość pracy. Pamiętaj też, że również podczas pracy zdalnej masz prawo do robienia sobie przerw. Jeśli oddalasz się wówczas od komputera czy telefonu, uprzedź o tym swoich współpracowników lub ustaw odpowiedni status w aplikacji Teams, na Skypie czy innym firmowym komunikatorze.
| Dlaczego pracujemy po godzinach?
- Przedstaw zasady domownikom i znajomym
Osobom w Twoim otoczeniu może się wydawać, że Twój home office to taka nie do końca praca. Gdy Ty próbujesz skupić się na zadaniach do zrobienia, inni domownicy nagle zwracają się do Ciebie ze sprawami niecierpiącymi zwłoki, a znajomi dzwonią, „bo przecież wreszcie masz czas poplotkować”. Nie zgadzaj się na takie traktowanie sprawy i pokaż, że poważnie podchodzisz do kwestii pracy zdalnej. Poinformuj domowników, w jakich godzinach pracujesz, a na kiedy masz np. zaplanowaną przerwę. Jeśli tylko pozwalają na to Twoje możliwości lokalowe, wydziel dla siebie przestrzeń, w której nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Bądź asertywny i poproś o zastosowanie się do Twoich reguł. Za niedopełnianie swoich obowiązków podczas pracy zdalnej możesz ponieść takie same konsekwencje jak w warunkach pracy w biurze!
- Ustal dyżury opieki nad dziećmi podczas pracy w specjalnych warunkach
Oczywiście sprawy się komplikują, jeśli po Twoim „home office” buszują dzieci. Gdy dodatkowo drugi rodzic też pracuje zdalnie – bo np. trwa kwarantanna ze względów medycznych – sytuacja w domu może szybko zacząć Cię przerastać i powodować, że zamarzysz o natychmiastowej ucieczce. Porozmawiajcie z dziećmi o tym, że rodzice pracują – mimo że są w domu. W przypadku młodszych pociech któreś z Was będzie musiało oczywiście zająć się opieką nad nimi – jednak możecie tu ustalić podział „dyżurów”. Starsze dzieci zwykle już rozumieją, że w określonym czasie muszą zająć się sobą. Zadbaj też jednak o to, aby Twoje dziecko nie czuło się odrzucone. Pilnuj planu dnia i różnych rytuałów, które robicie razem – np. zjedzcie wspólne śniadanie przed Twoją pracą, umów się, że o danej godzinie przeczytasz maluchom książeczkę, wspólnie porysujecie itp. A co najważniejsze: gdy nadejdzie godzina końca Twojej pracy, bezwzględnie odłóż sprawy zawodowe i zajmij się wyłącznie swoim dzieckiem – tak aby wiedziało, że nareszcie nadszedł jego czas!
- Zadbaj o sprawną komunikację
Podczas pracy zdalnej koniecznie należy zadbać o odpowiedni przepływ informacji. Komunikacja na odległość prowadzi często do różnych niedopowiedzeń czy nieporozumień. Zadbaj więc o to, żeby np. ustalenia telefoniczne zapisać w notatce z rozmowy. Upewniaj się też, czy dobrze rozumiesz własne zadania, jeżeli masz co do tego wątpliwości. Jasno formułuj swoje oczekiwania względem współpracowników. Przy pracy zdalnej ogromnego znaczenia nabierają spójność wypowiedzi, przejrzystość komunikatów i precyzja ustaleń. Szczególne zadanie leży również przed osobami zarządzającymi zespołem – to prawdziwy sprawdzian ich zdolności liderskich!
- Zgromadź odpowiednie narzędzia do pracy
W czasie kwarantanny czy pracy z domu całego zespołu potrzebujesz określonych narzędzi, które będą Ci potrzebne do wykonywania obowiązków. Jeśli np. na co dzień pracujesz na komputerze stacjonarnym, możesz poprosić o laptop. Oczywiście musi on zostać wcześniej odpowiednio skonfigurowany, zazwyczaj przez dział IT – pamiętaj, że wymaga to pewnego czasu! Musisz też zadbać o dostęp do odpowiedniej infrastruktury, np. sieci VPN (która zapewnia szyfrowane połączenie, a więc i bezpieczeństwo firmowych danych), aby zapewnić sobie ciągłość współpracy zespołu i sprawne dzielenie się dokumentami. Jeśli na co dzień nie korzystacie z komunikatorów internetowych – teraz zdecydowanie nadszedł na to czas! To jedno z narzędzi, które niesłychanie ułatwiają kontakt zdalny. Pamiętaj też, że czasem znacznie szybciej można się porozumieć np. w rozmowie telefonicznej czy online, niż przerzucając się mailami, które tylko potęgują poczucie, że sytuacja pozostaje kompletnie niejasna.
- Zadbaj o higienę
Znasz ten stereotypowy wizerunek człowieka na home office, w ramach którego siedzi się przez cały dzień w piżamie lub rozciągniętym dresie i zupełnie zaniedbuje swój wygląd? Nasza rada brzmi: nie dopuść do tego! Po prostu się nie zapuść, szczególnie jeśli masz pracować z domu przez dłuższy czas. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz np. zostać poproszony o udział w wideokonferencji – a przecież Twój wizerunek też wpływa na to, jak jesteś odbierany. Dlatego "nie odlatuj " i dbaj o siebie jak zawsze. Po domu nie musisz oczywiście chodzić w stroju biznesowym, ale warto tu postawić na bezpieczne smart casual. Ważne, żebyś czuł się dobrze sam ze sobą i nie miał poczucia, że z powodu pracy zdalnej odpuściłeś kwestie, które mają dla Ciebie znaczenie. Zadbaj też o odpowiednią ilość ruchu po pracy i ewentualne ćwiczenia rozciągające w przerwie – odciążą one Twój kręgosłup. Zwracaj również uwagę na to, co jesz. Nie sięgaj po szybkie przekąski, które działają tylko jak chwilowe zapychacze – to niezdrowe, a poza tym podczas pracy zdalnej łatwo jest przytyć. W tym czasie zadbaj więc o siebie ze zdwojoną siłą.
| Jak dbać o wizerunek w pracy?
- Łyknij świeżego powietrza
Gdy wychodzisz do pracy na zewnątrz, pokonujesz pewną trasę i zazwyczaj masz jakiś kontakt ze świeżym powietrzem. To fakt, że w wielu miastach smog znacznie obniżył jakość powietrza, ale wciąż odpowiednie dotlenienie ma ogromne znaczenie dla sposobu funkcjonowania organizmu, Twojej odporności i formy intelektualnej. Zadbaj więc o to, aby praca z domu nie oznaczała wyłącznie siedzenia w dusznym pomieszczeniu. Regularnie wietrz mieszkanie podczas pracy. Zaplanuj też sobie spacer po pracy lub krótki jogging rano na pobudzenie organizmu przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków służbowych – oczywiście o ile sytuacja pozwala. Jeśli podlegasz kwarantannie domowej z powodów medycznych bez możliwości wyjścia na zewnątrz, nie powinieneś opuszczać swoich czterech ścian. W takiej jednak sytuacji postaraj się np. poćwiczyć chwilę przy otwartym oknie. Zobaczysz, że nic tak dobrze nie pobudzi Cię do pracy jak łyk świeżego powietrza!
| Jak zwiększyć swoją efektywność w pracy?
- Zadbaj o stały kontakt ze współpracownikami
Praca zdalna nie musi oznaczać życia w samotności… Ba – wręcz nie powinna! Zadbaj o to, żeby pogadać ze współpracownikami także o czymś innym niż tylko sprawy zawodowe. Życie na home office nie może się kręcić jedynie wokół Twoich zadań i obowiązków! Poza tym nie ma lepszego relaksu dla umysłu niż oderwanie się od tematu pracy i skupienie na innych rzeczach. Pisz mniej maili, za to częściej inicjuj rozmowę telefoniczną czy wideokonferencję przez dostępne w Waszej firmie komunikatory. Poświęć chwilę na wypytanie kolegów i koleżanek z zespołu o samopoczucie czy zdrowie. Oczywiście nie można w tej kwestii przesadzać – nawet jeśli przyjaźnisz się z danym współpracownikiem, rozmowa na bardziej osobiste tematy powinna się odbywać dopiero po pracy. Pamiętaj, że jeśli znajdujesz się na kwarantannie, nie możesz wychodzić z domu. Jeżeli jednak jesteś na home office, postaraj się zadbać o work–life balance i zaplanuj choćby krótki spacer z domownikami.