Pracodawca powiadomił Cię o podróży służbowej. Przed Tobą nowe zadanie - odpowiednio przygotować się do delegacji. Stwórz listę rzeczy niezbędnych do spakowania i nie zapomnij o dokumentach firmowych. W wyjątkowych sytuacjach, np. w trakcie ciąży, możesz odmówić udziału w wyjeździe służbowym.
Przepisy i zasady
Delegacja to podróż o charakterze zawodowym. Osoba pozostająca w delegacji wykonuje zadania zlecone przez szefa. W delegację mogą zostać wysłani pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, bez względu na czas trwania zawartej umowy. Możesz otrzymać od szefa polecenie wyjazdu w formie pisemnej. Nie jest to jednak prawny wymóg wynikający z Kodeksu pracy.
Czego dowiesz się przed wyjazdem?
Zanim wyruszysz w podróż służbową, Twój pracodawca przekaże Ci informacje o:
- terminie wyjazdu i czasie jego trwania,
- miejscu docelowym podróży,
- Twoich zadaniach do wykonania podczas delegacji,
- środkach transportu,
- zaliczce na koszt podróży lub zwrocie pieniędzy wydanych przez pracownika w związku z wyjazdem.
Jak przygotować się do podróży służbowej?
Przed wyjazdem warto zanotować zadania do wykonania oraz nazwy przedmiotów do spakowania:
1. lista rzeczy prywatnych:
- produkty kosmetyczne, higieniczne;
- ubrania codzienne;
- wymagany strój biznesowy - np. białe koszule, garsonka/marynarka, garnitur;
- telefon prywatny;
2. lista rzeczy służbowych:
- urządzenia służbowe – np. laptop i telefon; nie zapomnij też o ładowarkach!
- dokumenty niezbędne do wykonania pracy – ważne papiery i umowy;
- kalendarz/planner z zadaniami służbowymi do wykonania w trakcie delegacji, lista adresów i danych kontaktowych do ważnych klientów i partnerów biznesowych.
Kiedy spakować rzeczy?
- Listę wszystkich rzeczy, które musisz zabrać ze sobą w podróż, stwórz na kilka dni lub nawet tydzień przed planowanym wyjazdem służbowym.
- Rzeczy typu: odzież, kosmetyki, strój biznesowy - spakuj dwa dni przed wyjazdem. Jeśli okaże się, że czegoś Ci zabrakło – zdążysz to jeszcze dokupić i dopakować na następny dzień.
- Bilety, paszport i/lub inne dokumenty oraz urządzenia służbowe potrzebne podczas delegacji - spakuj dzień przed lub najpóźniej w dniu wyjazdu.
Jeśli będziesz podróżować samolotem – Twój bagaż nie może przekroczyć wagi i maksymalnych wymiarów ustalonych przez linie lotnicze.
Kiedy możesz odmówić wyjazdu w delegację?
Prawo do odmówienia udziału w wyjeździe służbowym mają:
- ciężarne pracownice,
- pracujący rodzice, których dziecko nie ukończyło 4. roku życia,
- osoby z orzeczoną niepełnosprawnością – wyjątek stanowi dobrowolna zgoda,
- zatrudnieni na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło.
Wyjeżdżasz w delegację? Sprawdź, co Ci się należy
Pokrycie kosztów podróży
Pracownik, który został wysłany w delegację, ma prawo otrzymać zwrot pieniędzy za poniesione podczas podróży koszty związane z:
- przejazdem,
- noclegiem,
- korzystaniem z komunikacji miejscowej,
- innymi rzeczami – chodzi o wydatki odpowiednio udokumentowane, a niezbędne do wykonania zadań i poleceń służbowych.
Diety służbowe
Jeśli szef wysłał Cię w podróż służbową, to – oprócz zwrotu kosztów za podróż i nocleg – możesz otrzymać tzw. dietę podróżną. W zależności od długości trwania wyjazdu, pracownikowi przysługuje:
- w przypadku delegacji trwających mniej niż dobę:
-
- 50% diety pełnej - od 8 do 12 godzin;
- 100% diety – po 12 godzinach i więcej;
- w podróżach trwających ponad dobę:
- 100% diety - za każdy dzień przebywania na delegacji;
- 50% diety - za niepełny dzień, trwający do 8 godzin;
- 100% diety – za czas dłuższy niż 8 godzin.
Delegacja – wszystko, co powinieneś wiedzieć
Dokumentacja wyjazdu
Aby otrzymać zwrot kosztów poniesionych w czasie podróży, zachowaj wszystkie:
- bilety za delegację – np. za przejazdy komunikacją miejscową, podróż pociągiem lub autobusem;
- rachunki, paragony – np. związane z Twoim wyżywieniem, wynajmem noclegu;
- faktury i inne – w przypadku kosztów, które nie są związane z podróżą i wyżywieniem, tylko z tytułu wykonywania poleceń służbowych.
Po powrocie z delegacji pracownik ma 14 dni na złożenie odpowiedniego wniosku u pracodawcy, by otrzymać zwrot pieniędzy. Do dokumentu należy dołączyć wszystkie rachunki, bilety i faktury jako dowód poniesionych kosztów.