Na początku myśleliśmy tylko o kontynuacji pracy, ale teraz pomyślmy o kontynuacji kultury i relacji. W przeciwnym razie ludzie będą odchodzić z firm – mówi prof. Wojciech Czakon, badacz transformacji cyfrowej organizacji z Uniwersytetu Jagiellońskiego, w rozmowie z Pracuj.pl.
Czy kultura organizacji ma szansę przetrwać, jeśli praca odbywa się wyłącznie zdalnie?
Zacznijmy od tego, że zespoły mają bardzo różne cele. Te, które skupiają się wyłącznie na produktywności, często nie są szczególnie zainteresowane tworzeniem atmosfery i kultury organizacyjnej. Jeśli pracują wyłącznie w środowisku online, to koncentrują się przede wszystkim na zadaniach, co wirtualność im ułatwia – nie ma biurowych rozpraszaczy uwagi. Ale warto pamiętać, że oprócz efektywności jest jeszcze coś takiego jak jakość pracy – a na nią już mają wpływ poczucie przynależności i relacje z zespołem. Również kreatywność w warunkach współpracy online staje się uboższa w porównaniu ze spotkaniami stacjonarnymi, na których odbywają się burze mózgów i prace koncepcyjne, twórcze.
Pracujesz zdalnie? Sprawdź, jak zadbać o porozumienie w domu
Wiele osób, które odnalazły się w pracy zdalnej, zauważa, że taki model jest dla nich odpowiedni, ponieważ pozwala oszczędzać czas na dojazdach i szybciej działać (oczywiście przy założeniu, że na domowym pokładzie nie odbywają się równolegle przedszkolne zabawy i zdalna szkoła). Jednak tym, czego pracownikom często brakuje, jest kontakt na żywo, w realu.
Tak, ponieważ wcześniej te kontakty naturalnie budowaliśmy choćby w przestrzeniach socjalnych, jak firmowa kuchnia czy pokój do odpoczynku, gier etc. Co mogłoby obecnie wzmocnić atmosferę? Mimo barier są na to sposoby. Nie pozostaliśmy całkowicie bez rozwiązań. Wynoszenie kultury organizacyjnej na wyższy poziom jest mocno utrudnione w dzisiejszych warunkach, ale zadbajmy, by chociaż ją podtrzymać, zachować. Gdy przyszła pandemia, myśleliśmy głównie o kontynuacji pracy, o tym, żeby utrzymać miejsce, wyniki, pozycję rynkową. Nie myśleliśmy zbyt wiele o kontynuacji atmosfery i kultury organizacji. Dlatego teraz jest dobry czas, gdy już względnie oswoiliśmy nową rzeczywistość, żeby położyć większy akcent na relacje interpersonalne i wymiar społeczny. Wspólne wyjścia integracyjne, ale też nieformalne spotkania będą tutaj dobrym rozwiązaniem. Jeśli ich organizacja jest utrudniona lub niemożliwa, spróbujmy aranżować spotkania online. Są różne narzędzia do dyspozycji, wykorzystujące np. elementy gry. Można zaproponować pracownikom warsztaty tematyczne, np. kulinarne. Można zamówić im do domu jedzenie, szampana – jeśli jest jakaś okazja do świętowania. A pamiętajmy, że wspólne świętowanie i docenianie budują ducha zespołu. Pracownicy mogą też sami wykazać się inicjatywą i zgłaszać swoje pomysły na integrację. Czasem nie trzeba bardzo skomplikowanych rozwiązań. Wystarczy po prostu rozmowa. Naprawdę nie wszystkie spotkania online wypełniające nasz kalendarz muszą być skupione na wynikach i zadaniach. Przecież spotykając się w biurze, większość czasu, owszem, poświęcaliśmy na pracę, ale były też chwile przeznaczone na interakcję. Nie mówię tutaj o plotkowaniu, ale o zwykłych codziennych rozmowach na temat samopoczucia, różnych wydarzeń w naszym życiu czy tego, co dla nas ważne, interesujące itd. Oprócz tego warto zainicjować rozmowy czy spotkania, np. raz w tygodniu, podczas których opowiadamy o natrafianych w pracy trudnościach. Po to, żeby kontakt zespołu z menedżerem nie sprowadzał się tylko do odnotowania tego, co udało się zrobić, ale żeby każdy miał możliwość podzielenia się swoimi refleksjami czy spostrzeżeniami – czego mu brakuje, czego potrzebuje, co można by zmienić. Jeśli pracownicy są zostawieni sami z problemem, pogrążeni w przestrzeni wirtualnej, to czują się osamotnieni, a stąd już prosta droga do wypalenia i frustracji. Jeśli nie rozmawia się o trudnościach, nie rozwiązuje nieporozumień, to zostaje to w sercu pracownika. A zatem nawet jeśli pracujemy zdalnie – zadbajmy o różne warianty i cele spotkań. Pamiętajmy też, żeby nie ograniczać się do komunikacji mailowej, która z zasady ma raczej formalny wymiar. Sięgajmy też po komunikatory, które z jednej strony zapewnią nam bezpieczeństwo pod względem poufności danych, a z drugiej umożliwią swobodną wymianę zdań, udzielanie odpowiedzi etc. Wybór kanałów komunikacji jest szeroki i dobrymi doradcami będą w tym temacie zapewne młodzi pracownicy, którzy bardzo swobodnie czują się w przestrzeni wirtualnej. W tym wszystkim pamiętajmy też, żeby nie narażać się na stres cyfrowy oznaczający przebodźcowanie, nadmiar informacji. To oznacza, że warto zastanowić się, do kogo faktycznie chcemy skierować komunikat, czy jest potrzeba dołączania do wiadomości wszystkich członków zespołu, jeśli sprawa w rzeczywistości niewiele ich dotyczy, a samo odbieranie kolejnych maili i powiadomień powoduje napięcie bądź frustrację.
Czy model hybrydowy pozwala lepiej zadbać o relacje i kulturę firmy?
Hybryda jest dobrym pomysłem. Dlaczego? Wiele osób zauważyło w pandemii, że taki model jest wygodniejszy niż codzienne bycie w biurze, ale wielu też dostrzegło coś przeciwnego – że jest lepszy niż ciągła praca w domu. Ta obserwacja i różnorodność spojrzeń pokazują, jak ważne są rozwiązania dopasowane do potrzeb pracowników. Dotychczas myśleliśmy o hybrydzie wyłącznie w kategoriach bezpieczeństwa sanitarnego – żeby ograniczyć ryzyko zakażeń i zachować dystans fizyczny. W kolejnych falach pandemii nie ma sensu kierować się wyłącznie takim sposobem myślenia – należy wziąć pod uwagę preferencje pracowników, bo właśnie w hybrydzie ujawniają się one jeszcze bardziej. Dlaczego mamy przymusowo wysyłać do domu tych, którzy chcą pracować z biura, i odwrotnie. Inne preferencje mogą mieć pracownicy – rodzice, inne młodzi single. Inne introwertycy, inne osoby z osobowością ekstrawertyczną. Jeszcze innym ważnym kryterium będzie charakter wykonywanych zadań, specyfika zawodu. Słuchajmy tego, co mają do powiedzenia członkowie naszego zespołu. Rozmawiajmy o warunkach pracy, jej jakości, efektywności, potrzebach związanych z miejscem. Być może właśnie to przenikanie się czasu face to face i czasu online będzie już na stałe wpisane we współczesny model pracy? Warto zastanowić się, jak wyobrażamy sobie miejsce pracy, czego oczekujemy od pracodawców w nowej, coraz bardziej cyfrowej rzeczywistości. Co działa na nas motywująco, a co zniechęca do bycia częścią firmy? Jaki tryb pracy będzie najkorzystniejszy dla naszego dobrostanu? Czy praca zdalna jest dla nas ułatwieniem, czy może potrzebujemy miejsca, do którego będziemy mogli wychodzić z domu i być bardziej offline?
Znakiem czasów są też rekrutacje zdalne. Kandydaci do pracy przyznają, że taka forma jest wygodna i pozwala zaoszczędzić czas, ale jednocześnie zaznaczają, że trudniej wówczas poznać atmosferę i kulturę firmy. Mówi o tym raport eRecruiter "Candidate Experience w Polsce 2021". Jest to zatem wyzwanie, by przyciągnąć nowych pracowników, a później utrzymać ich zaangażowanie.
W niektórych branżach, zwłaszcza IT, jest to autentyczny problem. Widoczna jest rotacja w zespołach pracujących online. Młodzi ludzie, którzy nie mają możliwości bliższego poznania współpracowników, kultury, atmosfery, czują się mniej przywiązani do firmy. Jednym ze sposobów, by to zmienić, jest onboarding. Oprócz części formalnej, która wiąże się z przekazaniem użytecznych informacji, danych etc., warto poświęcić czas na przedstawienie kultury. Bo kultura to sposób budowania relacji. I tu otwiera się przestrzeń dla np. „buddy’ego”, czyli opiekuna nowo zatrudnionej osoby, a także dla członków zespołu. Od ich postawy, otwartości, życzliwości i chęci współpracy będzie zależeć to, jak nowy pracownik odczyta kulturę i wartości organizacji. Nie da się inaczej rozwijać relacji, jak właśnie poprzez komunikację, rozmowy, spotkania. Bardzo ważne są też takie kwestie jak mentoring, tutoring. Budujmy więzi, bo inaczej ludzie będą łatwo odchodzić...
Rozmowa rekrutacyjna przez internet
Prowadzi Pan projekt badawczy dotyczący rozwijania kultury organizacji w warunkach zdalnych. Co pokazują badania?
Nasze badania jeszcze trwają, ale rozpoczęliśmy je od analizy tego, co zostało utrwalone w literaturze. I okazało się, że... właściwie brakuje danych na ten temat. Są to nowe zjawiska, które dzieją się na naszych oczach, więc nie ma gotowych rozwiązań w podręcznikach. Jednym ze źródeł wiedzy na pewno są wypowiedzi samych pracowników i menedżerów publikowane w portalach społecznościowych. Widać, jak odmienne potrafią być spojrzenia na ten sam temat. Wywiady, które prowadzimy z menedżerami, pokazują, że organizacje wyszły już z defensywy, z postawy reagowania na zagrożenia. Teraz przyszedł czas na eksperymentowanie z nowymi sposobami budowania kultury organizacji. Chyba można już mówić o ucyfrowionej kulturze organizacji, bo nawet jeśli nie przyjęła jeszcze trwałej postaci, to już zastąpiła znane nam tradycyjne formy.
Prof. Wojciech Czakon – kierownik Katedry Zarządzania Strategicznego, Uniwersytet Jagielloński w Krakowie