Porady Życie zawodowe Czas przecieka Ci przez palce? Sprawdź, jak temu zaradzić!
01.03.2019 | 7 min czytania

Czas przecieka Ci przez palce? Sprawdź, jak temu zaradzić!

01.03.2019 | 7 min czytania
Autor wpisu Katarzyna Klimek-Michno

O drogocennym czasie, zaplanowanych godzinach i zmarnowanych minutach rozmawiamy z dr Joanną Żukowską, kierownikiem Studiów Podyplomowych Akademia Profesjonalnego Coacha SGH-Coachwise.

Kiedy mamy dużo obowiązków służbowych i rodzinnych, to czas bardzo szybko płynie. Czujemy tempo, a w pewnym momencie zatrzymujemy się i stwierdzamy, że nie wiadomo, kiedy i jak uciekł nam cały tydzień, miesiąc, rok...

To prawda, a ludzie im są starsi, tym mają silniejsze wrażenie, że czas płynie coraz szybciej. Gdy jesteśmy bardzo zaangażowani w swoją pracę, wykonujemy wiele zadań, często równocześnie, to nieraz mamy wrażenie, jakby doba się kurczyła. Warto jednak pamiętać, że jeżeli stale brakuje nam czasu, nie nadążamy ze wszystkim, to może znaczyć, że wzięliśmy na siebie za dużo obowiązków. A jeśli jesteśmy zbyt przeciążeni, to spada nasza efektywność, zaczynamy pracować wolniej i w ten sposób wpadamy w ślepy zaułek. Ważne jest więc, żeby realnie oceniać swoje możliwości, oszacować, ile czasu potrzebujemy na wykonanie poszczególnych czynności, część rzeczy odpuścić i zadbać o odpoczynek.

Im więcej zadań, tym lepsza organizacja pracy, samodyscyplina i efektywne wykorzystanie czasu – zgodzi się Pani z tym stwierdzeniem?

Tak, z pewnością mogłyby to potwierdzić również matki małych dzieci. Takie pracownice są bardzo dobrze zorganizowane. Wiedzą, że w biurze muszą być na czas, a jeszcze wcześniej należy dzieci zaprowadzić do przedszkola, zająć się obowiązkami domowymi itd. Przez kilka godzin pracy są mocno skoncentrowane na zadaniach służbowych, starają się nie marnować czasu, ponieważ zależy im, by jak najszybciej wrócić do dziecka, do rodziny. Mają poczucie, że muszą zdążyć, dlatego działają wydajnie. Dołożenie kolejnej rzeczy do grafiku nie powoduje, że dzień się skraca, choć może być takie nasze odczucie – w rzeczywistości zaczynamy być po prostu lepiej zorganizowani.

Co pomaga lepiej zarządzać sobą w czasie?

Najważniejsze jest uporządkowanie. Chodzi o to, żeby nie mieć poczucia, że czas nam ucieka. U samej siebie obserwuję, jak bardzo na efektywność wpływa wykonywanie w ciągu jednego dnia wielu diametralnie różnych zadań. Kiedy muszę „prześlizgnąć się” między prowadzeniem wykładu, rozmową z klientem, sesją coachingową i pisaniem artykułu branżowego, to wydaje mi się, że mocno się rozpraszam. Jeśli tylko to możliwe, to warto zajmować się rzeczami spójnymi ze sobą, czyli na przykład ustalamy, że w jednym dniu zajmujemy się głównie odbywaniem spotkań i prowadzeniem rozmów z klientami, w kolejnym dniu pisaniem artykułów itd. Kiedy natomiast ciągle „przełączamy się”, przeskakujemy z jednego tematu na inny, to okazuje się pod koniec dnia, że niewiele zrobiliśmy. Warto też wyeliminować rozpraszacze i układać dzień zgodnie ze swoimi możliwościami i potrzebami. Aby to było możliwe, należy dobrze poznać swój rytm. Taka autodiagnoza pozwala ocenić, o jakiej porze i z jakim typem zadań pracuje mi się najskuteczniej. Przykładowo, najlepiej pisze mi się artykuł na początku dnia, więc poświęcam na to pierwsze godziny zaraz po przebudzeniu. Wtedy jestem najbardziej efektywna.

Wspomniała Pani o rozpraszaczach uwagi. W biurach na pewno ich nie brakuje...

Bardzo często pracownicy borykają się z przesytem spotkań, podczas których ktoś wchodzi i przerywa, odciąga od rozmowy, odwraca uwagę od głównego wątku itd. Jeśli jest możliwość, warto wyczulić innych, żeby nie przeszkadzali, nie dzwonili, nie przychodzili, gdy sprawa nie jest bardzo ważna i pilna. Istotnym jest takie ustalenie grafiku, aby znalazł się w nim czas na pracę indywidualną oraz spotkania. Kolejna rzecz to permanentne sprawdzanie skrzynki mailowej. Warto to robić raz na jakiś czas, a nie co chwilę zerkać, czytać wiadomości, odpisywać i tym samym przerywać wykonywanie innego zadania.

A jak selekcjonować zadania, żeby nie mieć poczucia, że wiecznie brakuje nam czasu za odpoczynek?

Polecam korzystanie z macierzy Eisenhowera, która składa się z czterech obszarów. Warto, zgodnie z nią, dzielić zadania na ważne i pilne, nieważne i pilne, ważne i niepilne oraz nieważne i niepilne. Stosując taką macierz, porządkujemy i eliminujemy sprawy, które pochłaniają mnóstwo czasu, a są nieistotne.

Zdarzają się też takie etapy w życiu, kiedy nagle mamy znacznie więcej czasu. Osoby, które straciły pracę, często mówią, że czas przecieka im przez palce. Mają dużo wolnego, mogłoby się wydawać, że można wówczas wiele zrobić, a okazuje się, że godziny jakoś i gdzieś przeminęły, a zaplanowane czynności muszą znów poczekać na kolejny dzień…

Dzieje się tak, ponieważ – jak już wcześniej było powiedziane – grafik nie jest zorganizowany i uporządkowany. Zachęcam więc, by również w okresie mniejszego obciążenia pracą stosować model SMART, zgodnie z którym określamy nasz cel - rzeczywisty, ambitny, realny, określony w czasie i mierzalny. Dobrze jest precyzyjnie opisać, do czego będziemy dążyć, np. moim celem jest posiadanie pracy na stanowisku x, z miesięcznym wynagrodzeniem y, w branży z. Następnie robimy założenie, w jakim czasie chcemy zrealizować ten cel – ważne, by był on zarówno ambitny, jak i możliwy do osiągnięcia. Na przykład ustalamy, że w ciągu trzech miesięcy zdobędziemy pracę na wybranym stanowisku. Ustalamy konkretną datę. Określając ramy czasowe, zyskujemy świadomość granic, w których musimy się przygotować. Zapisujemy więc, co konkretnie musimy zrobić – np. przeglądać oferty, skontaktować się ze znajomymi, zdobyć referencje, zaktualizować CV, udać się do firm, poszukać kursów i szkoleń, jeśli chcemy podnieść swoje kwalifikacje itd. Ważne, żeby określić: czego potrzebujemy i jakie zadania należy wykonać. Nawet będąc na bezrobociu, gdy mamy dużo wolnego czasu, możemy sztucznie określić ramy czasowe. Wypisujemy więc, co konkretnie będziemy robić w danym dniu. Tworzymy mapy i wykresy – na osi x uzupełniamy daty, a na osi y cele do osiągnięcia. Widząc, jak rysuje się krzywa, zyskujemy informacje o efektach naszych działań, a to dodatkowo wpływa na motywację. Wyliczając, ile telefonów wykonaliśmy, ile CV wysłaliśmy, ile rozmów odbyliśmy itd., udzielamy samym sobie feedbacku na temat tego, jak wykorzystujemy czas.

Wspomniała Pani o motywacji. Od niej też w dużym stopniu zależy, czy czas będzie nam przeciekać przez palce…

Jeśli lubimy swój zawód, jesteśmy pasjonatami, to obowiązki zawodowe tak nas pochłaniają, że nawet nie wiemy, kiedy minął czas pracy. Jeśli coś wydaje nam się trudne lub nieciekawe, to minuty potrafią się ciągnąć, a my nadal tkwimy w tym samym punkcie. Dlatego polecam, aby podjąć próbę zmiany słowa „muszę” w „chcę”. Nawet jeśli czegoś nie lubimy, to warto znaleźć w tym coś pozytywnego. Można na przykład zwizualizować sobie, co będzie, jak już wykonamy niechciane zadanie. Dobrze jest docenić samego siebie i wyznaczyć sobie nagrodę. Na przykład pomyślmy sobie, że jak szybko uporamy się z trudnym czy też nużącym zadaniem, to będziemy mogli iść na trening. Wyobraźmy sobie samych siebie – zrelaksowanych, z mnóstwem endorfin, odprężonych itd. Warto też analizować sytuacje i zastanawiać się, czy faktycznie musimy wykonać wybrane zadanie, czy jest ono na pewno nasze. Pracownicy często mają tendencję do brania na siebie wszystkiego - od a do z, nawet w sytuacji, gdy część zadań można delegować. Podstawą skutecznego zarządzania sobą w czasie jest też agenda dnia. Dobrze jest pod koniec dnia zaplanować kolejny i zanotować czynności do wykonania. Warto starannie opracować harmonogram i wyznaczyć tzw. kamienie milowe. Dzieląc zadania na etapy, zyskuje się większą motywację i większe poczucie kontroli nad czasem.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV
Oceń artykuł