Zasady pisania maili służbowych nie są wszystkim znane – a nawet gdy możesz wyrecytować teorię na ten temat, to jednak w pośpiechu i natłoku obowiązków czasem nie dba się o to, co i jak się pisze. Tymczasem korespondencyjne faux pas może znacznie wpłynąć na Twój wizerunek i kontakt z klientem, pracodawcą czy rekruterem. Podpowiadamy więc, jak zatytułować maila z CV, jak napisać maila o pracę i jak odpowiednio zwracać się do odbiorcy, żeby uniknąć nieprzyjemnych błędów.
Czego dowiesz się z tekstu?
• Jak zacząć maila?
• Jak zakończyć maila?
• Inne zasady pisania maila
• Jak napisać maila o pracę i jak zatytułować maila z CV? Dodatkowe informacje
• Jak napisać maila do firmy, która nie rekrutuje?
• Jak napisać maila do wykładowcy?
Jak zacząć maila?
Sposób rozpoczynania wiadomości e-mailowej to bardzo ważny element korespondencyjnego bon tonu. To właśnie odpowiedni początek pozwala Ci odpowiednio się zaprezentować i zrobić dobre wrażenie na odbiorcy. Pominięcie zwrotu rozpoczynającego maila jest też dużym błędem z punktu widzenia etykiety biznesowej. Być może słyszałeś już o tym, że popularne słowo „witam” nie jest dobrze widziane. To forma bezosobowa i uznawana za mało uprzejmą. Jak podaje Słownik wyrazów trudnych i kłopotliwych PWN: „(…) jest wyrazem grzeczności minimalnej, wygodnej dla nadawcy, ale niewyrażającej szacunku dla adresata”.
Zgodnie z etykietą wita gospodarz lub osoba wyższa rangą – a więc szef pracownika, a nie pracownik szefa. W oficjalnej korespondencji służbowej lepiej więc użyć zwrotu: „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” bądź „Pani Dyrektor”, „Panie Dyrektorze”.
| Etykieta w biznesie – skąd czerpać wiedzę?
Szczególną uwagę należy tez zwracać na to, aby nie mieszać form oficjalnych z nieformalnymi i nie witać adresata słowami np.: „Szanowna Pani Bożenko”. Zamiast tego wybierz wspomniane już „Szanowna Pani” albo uniwersalne „Dzień dobry”. Jeśli lepiej znasz daną osobą i jesteście już w bliższych relacjach, możesz też zacząć od swojskiego „Pani Bożeno”. Pamiętaj jednak, aby nie używać tu form zdrobniałych. Jest to szczególnie niestosowne w korespondencji z klientami czy rekruterami, ale ta zasada dotyczy także osób, z którymi nie jesteś na wyraźnie koleżeńskiej stopie.
Jak zakończyć maila?
Także zwrot kończący maila ma bardzo duże znaczenie – to swoiste pożegnanie, w ramach którego wyrażasz wdzięczność i szacunek wobec odbiorcy. W tej roli często używa się słowa „pozdrawiam” – które jednak również okazuje się dyskusyjne. Jak podaje Słownik wyrazów trudnych i kłopotliwych, nie jest ono odpowiednie w zwrotach do osoby o wyższym statusie oraz do nieznanego adresata. „W takich sytuacjach powinniśmy Pozdrawiam zastąpić czymś innym lub obudować dodatkowymi słowami, które uczynią pożegnanie uprzejmiejszym” – podpowiada słownik.
O wiele lepiej będzie więc brzmiało np.: „pozdrawiam serdecznie”, „łączę pozdrowienia” czy „łączę serdeczne pozdrowienia”. Dobrze widzianymi formami kończącymi maila – szczególnie gdy ma on charakter oficjalny lub gdy wiadomość jest skierowana do osoby o znacznie wyższym statusie – są też takie zwroty jak: „z wyrazami szacunku”, „z poważaniem” itp.
| Jak rozmawiać, aby się dogadać? Pokonaj bariery komunikacyjne!
Pamiętaj jednak, że formuły pożegnalne powinny być utrzymane w tym samym tonie co te powitalne. Jeśli zatem wiadomość zaczynasz od „cześć”, bo piszesz do osoby Ci znanej, z którą jesteś na „ty”, wówczas nie kończ zwrotem „z poważaniem”. Stanowi to bowiem zaburzenie jedności stylu, w jakim mail ma być napisany. Z drugiej strony, jak podaje Dorota Szcześniak-Kosiorek:
Jeśli zaczynamy „Szanowny Panie Prezesie”, to nie żegnamy się zwrotem: „Pozdrawiam”.
Inne zasady pisania maila
- Interpunkcja, ortografia, wersaliki w oficjalnych mailach
Zanim klikniesz: „wyślij”, sprawdź, czy nie popełniłeś żadnych błędów ortograficznych czy literówek. W większości skrzynek mailowych dostępna jest opcja sprawdzania pisowni, często zresztą błędy są na bieżąco podkreślane przez system – tak abyś na pewno ich nie przeoczył. Pamiętaj też, że duże znaczenie mają takie kwestie jak odpowiednia interpunkcja, rozpoczynanie zdań wielką literą czy używanie polskich znaków. Jeśli zignorujesz te zasady, może to świadczyć o Twoim braku szacunku do adresata i niedochowaniu należytej staranności podczas pisania maila. Jak podkreśla Dorota Szcześniak-Kosiorek:
Jeśli po zwrocie powitalnym stawiamy przecinek, to kolejny wiersz powinien się zaczynać małą literą.
| Znajomość języka polskiego mile widziana, czyli jak zrobić dobre wrażenie w pracy
Po formułach pożegnanych nie stawia się przecinków. Jeżeli taki zwrot (np. „pozdrawiam serdecznie”) tworzy odrębny wers, a poniżej znajduje się już jedynie podpis, wówczas przecinek jest zbyteczny. Trenerka wizerunku przestrzega też przed tym, aby nie pisać wielkimi literami. Jeśli przypadkiem włączy Ci się klawisz Caps Lock, koniecznie zmień napisane wersalikami wyrazy na normalny zapis. Jeśli jakąś informację chcesz szczególnie podkreślić, lepiej to zrobić przy użyciu podkreślenia czy pogrubienia (tzw. bold). Dorota Szcześniak-Kosiorek wyjaśnia:
Według netykiety pisanie wersalikami oznacza podniesiony głos, krzyczenie.
- Prawidłowe adresowanie wiadomości mailowej
Wysyłając służbowego e-maila, nie zapominaj o starannym doborze adresatów. Jeżeli wymieniasz korespondencję z osobą z innego departamentu czy działu, w niektórych sytuacjach stosowne jest przesłanie kopii wiadomości do swojego przełożonego – zwłaszcza jeżeli poruszany temat dotyczy kwestii znajdujących się poza Twoimi kompetencjami. Takie zasady są zwykle ujęte w wewnętrznych ustaleniach firmy.
Jeśli jesteś nowym pracownikiem, dopytaj o tę kwestię podczas wdrażania się w obowiązki (np. w trakcie onboardingu). Pamiętaj jednak o tym, że jeśli dołączasz do konwersacji dodatkową osobę, wszyscy odbiorcy muszą zdawać sobie sprawę z jej obecności. Dorota Szcześniak-Kosiorek tłumaczy to w następujący sposób:
Niezgodne z etykietą jest dodanie innych osób do UDW bez poinformowania adresata, kto został dołączony do korespondencji. To tak jakbyśmy rozmawiali przez zestaw głośnomówiący i nie powiedzieli rozmówcy, że słuchają tego osoby trzecie.
- Styl wypowiedzi
Styl wypowiedzi powinien być uzależniony m.in. od tego, z kim korespondujesz i w jakiej relacji pozostajesz z tą osobą. W przeciwnym razie odbiorca – np. klient, z którym od niedawna współpracujesz – może odnieść wrażenie, że za bardzo się spoufalasz. Zwróć też uwagę na to, czy nie nadużywasz nowomowy, żargonu korporacyjnego czy specjalistycznego, a szczególnie słownictwa branżowego. Pamiętaj, że na inny styl wypowiedzi możesz sobie pozwolić w korespondencji z bliskimi współpracownikami, a zupełnie inne reguły obowiązują Cię w wypadku osób, z którymi utrzymujesz stosunki bardziej oficjalne. Niestosowne zmniejszanie dystansu może zostać odebrane jako brak szacunku i dbałości o relacje. Uważaj też, aby nie przesadzić z anglojęzyczną terminologią. Sięgaj po nią tylko wtedy, kiedy brakuje polskich odpowiedników albo angielski termin jest bardziej precyzyjny.
- Treść wiadomości – jak pisać maile bez „usypiaczy”
Jeśli chcesz, aby Twoje e-maile były skuteczne, przejrzyste i miłe w lekturze, zwracaj uwagę na odpowiedni dobór słów. Szanuj czas swoich rozmówców. Co może utrudniać korespondencję? Jakie treści mogą nużyć? Joanna Wrycza-Bekier w książce pt. Magia słów radzi, aby eliminować tzw. słowa usypiacze. W myśl tej zasady należy więc zrezygnować z przydługich wstępów, a bardziej wyeksponować najważniejsze informacje.
| Po co tak komplikować, czyli jak się komunikować?
Autorka zwraca też uwagę m.in. na „tasiemce”, czyli zbyt długie konstrukcje słowne (np. zamiast pisać: „nie mam wiedzy na ten temat” – użyj zwrotu: „nie wiem tego”), oraz „urzędasy” (czyli sformułowania zbyt urzędowe i oficjalne). Jeśli Twój mail zawiera sporo istotnych informacji, możesz poukładać je w punktach. Dzięki temu struktura całej wiadomości będzie bardziej przejrzysta, a odbiorca łatwiej odniesie się do poszczególnych treści.
- Załączniki do e-maila
Jeżeli mail ma zawierać załączniki, warto poinformować odbiorcę, że je dodajesz, i krótko opisać, co znajduje się w poszczególnych plikach. Istotne jest także odpowiednie nazwanie dokumentów, które załączasz do maila. Dzięki temu odbiorca szybko znajdzie interesujące go informacje, zamiast otwierać wszystkie dokumenty po kolei. Będzie też miał pewność, że świadomie załączyłeś dane pliki do maila, a ich obecność nie jest np. skutkiem działania wirusa.
Jak napisać maila o pracę i jak zatytułować maila z CV? Dodatkowe informacje
Pamiętaj, że w przypadku rekrutacji bardzo istotne jest też odpowiednie zatytułowanie maila. Wysyłanie aplikacji bez informacji w temacie, czego wiadomość dotyczy, może spowodować, iż Twoje zgłoszenie zostanie automatycznie odrzucone. Niektóre firmy w ogłoszeniach o pracy same informują, jak należy zatytułować maila. Jeśli w danym wypadku tak nie jest, w polu „temat” wpisz np.: „Rekrutacja na stanowisko X”, a następnie po przecinku dodaj swoje imię i nazwisko.
| Początek roku to dobry czas na wysyłanie CV. Poznaj 4 powody!
Nie należy też przesyłać dokumentów aplikacyjnych bez żadnej treści czy podpisu. Takie „puste maile” wywołują zdecydowanie negatywne wrażenie na rekruterach, co również może zdyskwalifikować Twoją kandydaturę. Zawsze zwracaj uwagę na to, czy Twoje CV i/lub list motywacyjny nie są też przeznaczone dla innego odbiorcy.
Taka sytuacja oznacza, że kandydat nawet nie pofatygował się, aby zmienić dane odbiorcy w dokumentach aplikacyjnych.
Pamiętaj też, aby dokumenty aplikacyjne wysłać w formacie nieedytowalnym, czyli np. nie w Wordzie, lecz w PDF-ie. Pliki te odpowiednio zatytułuj, tak aby nie było wątpliwości, co zawierają i którego kandydata dotyczą. Muszą więc one być opatrzone także Twoim nazwiskiem (oczywiście pod warunkiem, że w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie ustalono innych zasad), np.: „CV_Jan Kowalski”.
Jak napisać maila do firmy, która nie rekrutuje?
Wiele osób stawia na aktywne poszukiwanie zatrudnienia i decyduje się na to, aby napisać maila z zapytaniem o pracę do firmy, która nie ogłasza się z wolnymi wakatami. W ten sposób można zwrócić na siebie uwagę potencjalnego pracodawcy. Dzięki temu masz szansę zyskać wręcz pierwszeństwo w procesie rekrutacyjnym – jeżeli w danej firmie będzie tworzone nowe stanowisko lub zwolni się miejsce na dotychczasowym. Istnieje też szansa, że osoba poszukująca pracownika sięgnie po Twoje CV, zanim w ogóle umieści ogłoszenie w Internecie.
| Savoir-vivre w e-mailach służbowych
W takiej sytuacji należy przede wszystkim pamiętać o tym, żeby mail był skierowany do konkretnego adresata. Trudno osiągnąć sukces, rozsyłając do wielu różnych firm wiadomość zawierającą ogólniki. Zamiast tego warto dać do zrozumienia osobie po drugiej stronie, że doskonale wiesz, do jakiej instytucji bądź firmy aplikujesz. Mail powinien też zawierać krótką i nienachalną informację o tym, dlaczego zwracasz się do danego odbiorcy. Opisz również, co potrafisz robić najlepiej i na jakim stanowisku Twoja praca okaże się najbardziej przydatna.
Jak napisać maila do wykładowcy?
W korespondencji z wykładowcą należy pamiętać o zachowaniu oficjalnej formy – nawet jeśli odbiorcą maila jest osoba niewiele starsza od Ciebie, a podczas zajęć na uczelni panuje swobodna atmosfera. Język pisany ma swoje zasady, które nieco różnią się od tych obowiązujących w kontakcie bezpośrednim. Czasem może się zdarzyć, że nauczyciel nie skojarzy Twojego imienia i nazwiska z konkretną osobą i poczuje się zlekceważony z powodu zbyt lekkiej formy korespondencji z nieznanym mu studentem.
| Pierwsza praca studenta – od czego zacząć?
Pisząc maila do wykładowców, pamiętaj, by temat był krótki i konkretny – musi hasłowo pokazywać, czego dotyczy Twoja wiadomość. Osoby pracujące na uczelni otrzymują niekiedy po kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt maili dziennie, a części spraw nie są w stanie załatwić od razu. Zrobią to jednak szybciej, jeżeli każda wiadomość będzie zawierać wyraźnie określony temat.
Ponadto jeżeli dopiero rozpoczynasz studia, a dotychczas posługiwałeś się adresem e-mailowym o swobodnym, niepoważnym brzmieniu – koniecznie załóż nowy, bardziej profesjonalny. Jeśli tylko się da, powinien on składać się z imienia i nazwiska. Niezależnie bowiem od treści Twoich wiadomości, możesz zrobić niezbyt dobre wrażenie na odbiorcy, jeżeli będziesz je wysyłać ze skrzynek typu „[email protected]” czy „[email protected]”.
| „Zadzwonimy do Pana” – kiedy i jak zapytać o wynik rekrutacji?