Porady Życie zawodowe Co zamiast „Witam” i „Pozdrawiam”, czyli jak pisać e-maile poprawnie i ciekawie
06.07.2016  | 8 min czytania

Co zamiast „Witam” i „Pozdrawiam”, czyli jak pisać e-maile poprawnie i ciekawie

06.07.2016  | 8 min czytania
Autor wpisu Katarzyna Klimek-Michno
Ocena treści
(4)

Służbowe e-maile. Ciągle je odbieramy i wysyłamy. W pośpiechu i natłoku obowiązków nie zawsze dbamy o to, co i jak piszemy. Tymczasem korespondencyjne faux pas może wpłynąć na nasz wizerunek i kontakt z klientem, współpracownikiem, pracodawcą czy rekruterem. Podpowiadamy więc, na co zwrócić uwagę i jakich błędów unikać.

1. Zwroty powitalne i pożegnalne, które warto stosować w e-mailu

  •  Witam – lepiej nie

Zwroty rozpoczynające i kończące wiadomość to bardzo ważne elementy korespondencji. Pominięcie ich jest dużym błędem z punktu widzenia etykiety biznesowej. Problemów nastręcza też popularny zwrot: „witam”, który jednak jest formą bezosobową i mało uprzejmą. Jak czytamy w Słowniku wyrazów trudnych i kłopotliwych PWN „(…) jest wyrazem grzeczności minimalnej, wygodnej dla nadawcy, ale nie wyrażającej szacunku dla adresata”.

Zgodnie z etykietą wita gospodarz lub osoba wyższa rangą, a więc szef pracownika, a nie pracownik szefa. Lepiej więc użyć w oficjalnej korespondencji służbowej zwrotu: Szanowna Pani/Szanowny Panie lub Pani Dyrektor/Panie Dyrektorze itp.
- Dorota Szcześniak-Kosiorek, trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting
  • Pozdrawiam – tak, ale z dodatkiem

Słowo „pozdrawiam” również jest dyskusyjne. Jak podaje Słownik wyrazów trudnych i kłopotliwych, Pozdrawiam, podobnie jak Witam, nie jest odpowiednie w zwrotach do osoby o wyższym statusie oraz do nieznanego adresata. „W takich sytuacjach powinniśmy Pozdrawiam zastąpić czymś innym lub obudować dodatkowymi słowami, które uczynią pożegnanie uprzejmiejszym” – czytamy w słowniku. 

O wiele lepiej będzie brzmiało: Pozdrawiam serdecznie, Łączę pozdrowienia, Łączę serdeczne pozdrowienia.

2. Zgodność i spójność zwrotów w korespondencji mailowej

Należy też uważać, by nie mieszać formuły oficjalnej z nieformalną i nie witać adresata słowami: Szanowna Pani Bożenko. Wybieramy albo: Szanowna Pani albo Pani Doroto (do osoby, którą znamy). Używanie zdrobnień w korespondencji z klientami czy rekruterami również jest niestosowne. 

Podobna zasada tyczy się zwrotów pożegnalnych – powinny być one utrzymane w tym samym tonie co zwroty powitalne. – Jeśli zaczynamy wiadomość od „Cześć”, to nie kończymy „Z poważaniem”.

Dorota Szcześniak-Kosiorek podaje przykłady:

Jeśli zaczynamy „Szanowny Panie Prezesie”, to nie żegnamy się zwrotem: „Pozdrawiam” .

3. Interpunkcja, ortografia, wersaliki w oficjalnych mailach

Zanim klikniemy: „wyślij”, sprawdźmy, czy nie popełniliśmy błędów ortograficznych. Literówki, brak przecinków, rozpoczynanie zdania od małej litery, brak polskich znaków – wszystko to może świadczyć o braku staranności oraz szacunku do adresata.

Jak podkreśla Dorota Szcześniak-Kosiorek:

Jeśli po zwrocie powitalnym stawiamy przecinek, to kolejny wiersz powinien zaczynać się od małej litery.

Po formułach pożegnanych nie stawiamy przecinków. Jeśli taki zwrot (np. „Pozdrawiam serdecznie”) tworzy odrębny wers, a poniżej znajduje się podpis, to wówczas przecinek jest zbyteczny.

Zwróćmy też uwagę, jak piszemy.

Jak przestrzega trener wizerunku:

Według etykiety pisanie wersalikami oznacza podniesiony głos, krzyczenie.

Sprawdź, jak zrobić dobre wrażenie na rozmowie o pracę 

4. Prawidłowe adresowanie wiadomości mailowej

Wysyłając służbowego emaila, nie zapominajmy o starannym doborze adresatów. Jeżeli wymieniamy korespondencję z osobą z innego departamentu, w niektórych sytuacjach stosownym będzie przesłanie kopii do wiadomości swojego przełożonego. Zwłaszcza jeżeli poruszany temat dotyczy kwestii znajdujących się poza naszymi kompetencjami. Ważne jednak, by wszyscy odbiorcy maila zdawali sobie sprawę z obecności dodatkowej osoby w konwersacji.

Niezgodne z etykietą jest też dodanie innych osób do UDW, nie informując adresata, kto również został dołączony do korespondencji. To tak jakbyśmy rozmawiali przez zestaw głośnomówiący i nie powiedzieli rozmówcy, że osoby trzecie słuchają tej rozmowy.
- Dorota Szcześniak– Kosiorek, trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting

Przygotowanie maila jest też istotne w przypadku rekrutacji. Wysyłanie aplikacji bez informacji w temacie albo bez żadnej treści czy podpisu wywołuje też negatywne wrażenie na rekruterach. – Irytujące jest także otrzymywanie CV i listu motywacyjnego dedykowanego do innego odbiorcy.

Oznacza to, że kandydat nawet nie pofatygował się, aby zmienić dane odbiorcy w dokumentach aplikacyjnych.
- Ewelina Knol, specjalista ds. HR w firmie z branży produkcyjnej.

Niekorzystnie działa także ciągłe ponaglanie rekrutera przed umówioną datą informacji zwrotnej.

Jak radzi Ewelina Knol:

Emaile z pytaniami: „Czy już coś wiadomo?” są zrozumiałe w przypadku braku informacji zwrotnej w danym terminie, ale przed – nie powinny być wysyłane.

5. Styl wypowiedzi. Żargon

Styl wypowiedzi powinien być uzależniony m.in. od tego, z kim korespondujemy i w jakiej relacji pozostajemy z tą osobą. W przeciwnym razie nasz odbiorca, np. klient, z którym od niedawna współpracujemy, może odnieść wrażenie, że za bardzo się spoufalamy. Zwróćmy też uwagę na żargon korporacyjny i specjalistyczne, branżowe słownictwo. Coś, na co możemy sobie pozwolić w korespondencji ze współpracownikami, przez innych może zostać odebrane jako nowomowa oraz brak szacunku i dbałości o relacje. Uważajmy, aby nie przesadzić z anglojęzyczną terminologią – sięgajmy po nią tylko wtedy, kiedy brakuje polskich odpowiedników albo angielski termin jest bardziej precyzyjny.

6. Treść maila – bez „usypiaczy”, „tasiemców” i innych

Jeśli chcemy, aby nasze emaile były skuteczne, przejrzyste i miłe w lekturze, zwracajmy uwagę na dobierane słowa. Szanujmy czas naszych mailowych rozmówców. Co może utrudniać korespondencję? Jakie treści mogą nużyć? Joanna Wrycza-Bekier w książce pt. „Magia słów” radzi, aby eliminować słowa – usypiacze, a więc zrezygnować z przydługich wstępów, a bardziej wyeksponować najważniejsze informacje. Autorka zwraca też uwagę m.in. na słowa – tasiemce (np. zamiast pisać: z uwagi na fakt – napiszmy: ponieważ) oraz słowa – urzędasy (jako jeden z przykładów podaje: Za wykonane przez nas zlecenie wystawiamy rachunek zamieńmy na Za nasze zlecenie wystawiamy rachunek).

7. Ogólne zasady dotyczące załączników w mailu

Jeżeli mail ma zawierać załączniki, warto poinformować odbiorcę, że je dodajemy i krótko opisać, co znajduje się w poszczególnych plikach. Istotne jest także odpowiednie nazwanie dokumentów, które załączamy w mailu. Dzięki temu odbiorca szybko znajdzie interesujące go informacje, zamiast otwierać wszystkie dokumenty po kolei. Będzie też spokojny wiedząc, że świadomie załączyliśmy pliki do maila, a ich obecność nie jest np. skutkiem działania wirusa.

8. Jak napisać maila do firmy, która nie rekrutuje?

Wiele osób poszukuje w Internecie informacji o tym, jak napisać maila z zapytaniem o pracę. W ten sposób można bowiem zwrócić na siebie uwagę rekruterów, a niekiedy wręcz zyskać „pierwszeństwo” w procesie rekrutacyjnym, jeżeli w danej firmie będzie tworzone nowe stanowisko lub zwolni się miejsce na dotychczasowym. Istnieje też szansa, że osoba rekrutująca sięgnie po nasze CV, zanim w ogóle umieści ogłoszenie w sieci.

Należy pamiętać, żeby mail był skierowany do konkretnego adresata. Trudno osiągnąć sukces, rozsyłając do wielu różnych firm wiadomość zawierającą ogólniki. Zamiast tego warto dać do zrozumienia osobie po drugiej stronie, że doskonale wiemy, do jakiej instytucji bądź firmy chcemy aplikować. Mail powinien też zawierać krótką i nienachalną informację o tym, co potrafimy robić najlepiej i na jakim stanowisku nasza praca okaże się najbardziej przydatna.

9. Jak napisać maila do wykładowcy?

W korespondencji do wykładowcy należy pamiętać o zachowaniu oficjalnej formy – nawet jeśli odbiorcą maila jest osoba niewiele starszą od nas, a podczas zajęć na uczelni panuje swobodna atmosfera. Język pisany ma swoje zasady, nieco inne od tych, które obowiązują podczas normalnej rozmowy. Niestety, czasem może zdarzyć się, że nauczyciel nie skojarzy naszego imienia i nazwiska, a w takiej sytuacji mógłby on poczuć się zlekceważony z powodu zbyt frywolnej formy korespondencji.

Pisząc maile do wykładowców, za każdym razem pamiętaj, by temat był krótki i konkretny. Takie osoby niekiedy otrzymują kilkanaście bądź nawet kilkadziesiąt wiadomości dziennie, a części spraw nie są w stanie załatwić od razu. Zrobią to jednak szybciej, jeżeli w każdym mailu będzie widniał temat przedstawiający czego dotyczy korespondencja od danej osoby.

Ponadto, jeżeli dopiero rozpoczynasz studia, a dotychczas posługiwałeś się adresem e-mail o swobodnie brzmiącym, mało biznesowym adresie, załóż nowy mail – bardziej profesjonalny, złożony z imienia i nazwiska. Niezależnie bowiem od treści Twoich wiadomości, wysyłając oficjalne maile ze skrzynek typu „[email protected]” czy „[email protected]”, możesz zrobić niezbyt dobre wrażenie na odbiorcy.

10. Czy wysłać maila po rozmowie kwalifikacyjnej?

Zastanawiając się, czy wysłać maila po rozmowie kwalifikacyjnej i w jakiej formie to uczynić, pamiętajmy, by nie ponaglać osoby rekrutującej i odezwać się do niej dopiero wtedy, gdy minie umówiony termin. Pisząc do rekrutera, zastosujmy bardziej oficjalną wersję, nawet jeżeli atmosfera na samej rozmowie wydawała nam się swobodna.

A Wam co najbardziej przeszkadza w korespondencji służbowej?

Oceń artykuł