8 sposobów, aby dzień nie przeciekał Ci przez palce

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
Agnieszka Dobosz
Kategoria: Życie zawodowe

junge Frau am ArbeitsplatzZerkasz na zegarek – już prawie 11, a maile jeszcze nie przejrzane. Potem spotkanie i … czy to już naprawdę trzecia? A przecież jeszcze tyle pracy przed Tobą! Kończy się to tak, że pracujesz po godzinach albo odpowiadasz na ważne maile wieczorami. Powodem może być nadmiar obowiązków, ale … równie często złe gospodarowanie czasem. Podpowiadamy kilka sposobów na perfekcyjne zarządzanie swoim dniem – przydają się zawsze, a już szczególnie po dłuższym weekendzie czy urlopie.

 

Są takie dni w pracy, po których masz poczucie dobrze spełnionego obowiązku. Wykreślasz kolejne zadania z listy i czujesz satysfakcję z szybko wykonanych zadań.

Ale są pewnie i takie momenty, kiedy dzień przepływa przez palce, a oprócz przejrzenia Facebooka i kilku odpowiedzi na maile, okazuje się, że nie zrobiłeś zbyt wielu pożytecznych rzeczy. Niestety zadania same się nie wykonają i najpewniej odpłacisz za brak zorganizowania pracą po godzinach lub w najlepszym wypadku kończeniem rzeczy w pośpiechu. Co zrobić, aby tych „gorszych” dni było jak najmniej?

Oto kilka sposobów na dobrze wykorzystany dzień:

 

1. Planuj

Po przyjściu do pracy nie rzucaj się od razu w wir odpisywania na wszystkie bez wyjątku maile i kończenie na gwałt 3 projektów na raz. Codziennie rano rób plan dnia – wystarczy Ci 15 minut. Będziesz mieć świadomość, co pozostało do wykonania – a następnego dnia, ile udało Ci się zrobić. A satysfakcja z wykreślania kolejnych punktów z listy – bezcenna!

 

2. Planuj rzeczy „nie do zaplanowania”

Czyli spodziewaj się przeszkód, które na pewno się pojawią i zabiorą Ci czas – niespodziewanego spotkania, szukania hasła do absolutnie ważnego konta czy dodatkowego zlecenia „na wczoraj”. Bierz je zawsze pod uwagę, szacując swój czas – szczególnie jeśli wydaje Ci się, że „dzisiaj będzie spokojnie i nic mnie nie zaskoczy”.

 

3. Ustalaj priorytety

Nawet jeśli wszystkie zadania wydają CI się jednakowo ważne i niecierpiące zwłoki, musisz zdecydować, w jakiej kolejności będziesz je wykonywać (lub ewentualnie kogo możesz poprosić o pomoc). Dlatego planując dzień, nie zapominaj o priorytetach, które powinny znaleźć się na szczycie Twojej listy zadań do wykonania.

 

4. Nie klikaj ciągle „odśwież”

Nie odświeżaj bez przerwy służbowej skrzynki, nie wchodź co 2 minuty na Facebooka, nie sprawdzaj sms-ów. Dobrze ustalić sobie cykle, w których odbierasz pocztę (np. raz na pół godziny czy godzinę), a na rozrywki w postaci mediów społecznościowych pozwolić sobie raz czy dwa razy dziennie. Dzięki takiej dyscyplinie zaoszczędzisz naprawdę wiele czasu, który zjadają nam te czynności – z czego rzadko zdajemy sobie sprawę (bo „przecież to tylko minutka na Facebooku”).

 

5. Noś ze sobą notes

Albo komórkę, w której zapiszesz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy na spotkaniu albo obiedzie. Dzięki temu nie będziesz tracić czasu na przypominanie sobie, „co to był za świetny pomysł, na który wpadłam/wpadłem dzisiaj rano”. Ważne, aby istotne myśli i decyzje zapisywać w jednym miejscu – jeśli zrobisz to w dwóch notesach, na komórce i laptopie, pogubisz się i stracisz czas na odszukiwanie notatek.

 

6. Znajdź sposób albo miejsce na odcięcie się od otoczenia

Jeśli musisz skończyć np. ważną prezentację, a czas Cię goni, kluczem do sukcesu może być skupienie. O nie czasem trudno w pokoju pełnym ludzi. Naucz się skutecznie odcinać od otoczenia, aby zrobić coś szybko i dokładnie – załóż słuchawki, nie odbieraj przez godzinę maili albo znajdź osobne pomieszczenie, chociażby pustą salkę konferencyjną, w której możesz popracować. W biurze to trudne? Jeśli to możliwe, weź pracę z domu, aby skończyć rzeczy wymagające skupienia.

 

7. Unikaj długich spotkań

Są zazwyczaj mało efektywne i zabierają bardzo dużo czasu. Jeśli zależy to od Ciebie, nie planuj długich spotkań w dużych grupach; postaw raczej na krótkie spotkania w małym gronie. Jeśli jesteś zaproszony na wielogodzinne spotkanie zorganizowane przez kolegę, upewnij się, czy musisz uczestniczyć w nim przez cały czas – być może Twój temat pojawi się tylko na początku, a potem będziesz mógł wrócić do swoich obowiązków.

 

8. Staraj się nie przekładać niczego na później

Mamy skłonność do przekładania niektórych zadań – szczególnie tych bardziej uciążliwych czy czasochłonnych – „na jutro”. To błąd. Zdarza się, że więcej czasu zajmuje nam przepisywanie ich na naszej liście priorytetów do zrobienia niż faktyczne zajęcie się tematem. Dlatego najlepiej wziąć je na pierwszy ogień i … mieć z głowy!

 

A jakie są Wasze sposoby na produktywny dzień?

Oceń artykuł


Narzędzia