Porady Życie zawodowe 7 zasad pisania e-maili służbowych
19.07.2018  | 4 min czytania

7 zasad pisania e-maili służbowych

19.07.2018  | 4 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)

W internecie obowiązuje kultura wypowiedzi, a w mailach powinniśmy zwracać się do odbiorcy na „Pan/Pani". Na otrzymane wiadomości dobrze jest odpowiadać możliwie szybko, najpóźniej w ciągu 24 godzin.

1. Profesjonalny adres mailowy

Wiadomości służbowe wysyłaj zawsze z właściwego adresu mailowego. Niestosowne jest pisanie maili do innych pracowników lub pracodawcy z konta o nazwie "dziubekxoxo" czy "kozak85". W ten sposób zostaniesz odebrany jako osoba infantylna lub nawet wulgarna. Zadbaj o profesjonalny adres nazwany swoim imieniem oraz nazwiskiem.

2. Tytuł wiadomości

Odpowiednio nazwany mail pozwoli odbiorcy zweryfikować, czy jest to wiadomość pilna, na którą należy odpowiedzieć jak najszybciej, czy może zająć się sprawą w drugiej kolejności. Nadaj wiadomości stosowny tytuł, np. „Raport o sprzedaży maj – Jan Kowalski”.

3. Kultura wypowiedzi

Na początku wiadomości przywitaj się ze swoim wirtualnym rozmówcą. Zrezygnuj ze zbyt swobodnego podejścia i zwrotów w stylu: „Witam” lub „Cześć”. Do pracodawcy i osób zajmujących w firmie wyższe stanowiska zwracaj się np. „Szanowny Panie/Pani”. Do współpracowników możesz napisać krótkie „Dzień dobry”.

Zwróć uwagę na kulturalne zakończenie wiadomości zwrotem: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Sformułowanie: „Pozdrawiam” nie zawsze jest dobrze odbierane. Bezpieczniej będzie użyć określenia: „Pozdrawiam serdecznie”, „Z pozdrowieniami” lub „Łączę pozdrowienia”.

Istotne w netykiecie, czyli wirtualnej kulturze wypowiedzi, jest również stosowanie znaków interpunkcyjnych i przestrzeganie zasad poprawnej pisowni. Nadmierna ilość kropek, pytajników czy wykrzykników na końcu każdego zdania nie zostanie dobrze odebrana, podobnie jak „krzyczenie" wielkimi literami w treści wiadomości.

Savoir-vivre w e-mailach służbowych

4. Szybki kontakt

Na służbowe maile nie musisz odpowiadać natychmiast, zwłaszcza gdy akurat nie masz wolnej chwili ani możliwości skorzystania z poczty w skupieniu. Jednak staraj się nie odwlekać w nieskończoność kontaktu z innym pracownikiem lub przełożonym. Odpowiedz na wiadomości w ciągu kilku godzin lub najbliższej doby.

5. Prośba o potwierdzenie

Gdy wysyłasz maila służbowego do swojego przełożonego lub współpracowników i zależy Ci na otrzymaniu szybkiej odpowiedzi – napisz o tym w treści wiadomości. Możesz również poprosić o potwierdzenie odebrania oraz odczytania ważnego maila, zwłaszcza w przypadku pilnych i ważnych spraw.

6. Informacja o załącznikach

Jeśli wysyłasz mailem dokumenty, podkreśl to w treści wiadomości. W ten sposób odbiorca nie przegapi ważnych plików i np. nie usunie Twojego maila przed pobraniem załączników. Przykładowo, możesz napisać: „Do niniejszej wiadomości załączam CV kandydatów do pracy” czy „Szczegółową analizę ze sprzedaży dołączam do niniejszego maila w formie załącznika”. Warto w odpowiedni sposób nazwać dodatkowe pliki, by ułatwić odbiorcy porządkowanie oraz odczyt dokumentów.

11 rzeczy, których nie lubimy w służbowych mailach

7. Podpis w mailu

Na końcu każdej wiadomości należy się podpisać. Mail anonimowy, w dodatku wysłany z dziwnego adresu, prawdopodobnie nie zostanie odczytany. Pamiętaj, żeby podpisać się imieniem i nazwiskiem oraz podać informację o zajmowanym w firmie stanowisku.

Oceń artykuł