W czasach, gdzie codziennie powinniśmy robić więcej i lepiej, dobry plan działań może być podstawą, aby nie pogrążyć się w odmęcie mało ważnych zadań i nie zostać na koniec tygodnia z niewykonanymi priorytetami. To szczególnie ważne, jeśli obowiązuje nas zadaniowy czas pracy. Jak zaplanować tydzień, aby pracować bardziej efektywnie i nie siedzieć po godzinach?
Przychodzisz do pracy w poniedziałkowy ranek i, jak to się potocznie mówi, nie wiesz, w co ręce włożyć? Skrzynka pełna, Twój notes i kalendarz też.
I jak tu się skutecznie wziąć do pracy? Odpowiedź może być prosta – trzeba planować!
Podpowiadamy, jak zacząć tydzień, żeby stanąć na wyżynach swojej produktywności – a ta się przydaje, jeśli nie chcemy brać pracy do domu albo siedzieć w biurze do późnych godzin.
1. Uporządkuj skrzynkę
Jak podaje portal Business Insider, większość ludzi biznesu, którzy osiągnęli sukces w pracy, rzuca okiem na skrzynkę mailową właśnie na początku dnia. To dobry start, który pozwoli sprawdzić, czy pojawiły się jakieś nowe zadania lub istotne wiadomości. Warto też przejrzeć maile z poprzedniego tygodnia i upewnić się, czy na wszystkie najważniejsze udało się odpowiedzieć. Z czystą skrzynką łatwiej będzie uporządkować dalsze zadania – bez poczucia, że coś jeszcze może „wisieć na mailu”.
Jakiego błędu unikać? Przegląd poczty powinien być szybki, abyśmy nie ugrzęźli w niej na połowę dnia.
2. Przejrzyj zadania
Sprawdź, co udało Ci się zrobić w zeszłym tygodniu i wynotuj zadania, które czekają Cię w najbliższym czasie. Każdy większy projekt rozpisz w kilku punktach, aby mieć przed sobą bardziej szczegółowy obraz tego, co jeszcze przed Tobą do zrobienia.
Masz kilka naprawdę ważnych maili do napisania? Potraktuj je jako oddzielne zadania, które uwzględnisz w harmonogramie działań – nie na każdą wiadomość da się odpowiedzieć „na szybko” między innymi pracami czy spotkaniami.
3. Ustal priorytety
Praktyka uczy, że rzadko kiedy mamy komfort „wyrobienia się” z absolutnie wszystkimi zaplanowanymi na dany tydzień zadaniami. Dlatego konieczna jest priorytetyzacja – nie może się okazać, że w piątek po południu nie mamy nawet „ruszonych” tematów najważniejszych. Wtedy fakt, że zamknęliśmy kilka drobnych kwestii, zupełnie przestanie się liczyć.
Ustalając priorytety, nie zapomnij o sprawdzeniu, które zadania wymagają zaangażowania innych osób. Wtedy warto wziąć się za nie wcześniej, biorąc pod uwagę czas, który trzeba zarezerwować w kalendarzach innych niż swój własny.
Lista priorytetów będzie jednocześnie Twoją listą rzeczy do zrobienia (lub rozpoczęcia) w pierwszej kolejności. Ważne, żeby się jej trzymać!
4. Oszacuj czas i zostaw margines
Masz już listę zadań do zrobienia wraz z tymi, które są najważniejsze? Zamierzasz się jej trzymać? To dobrze! Kolejny krok to umiejscowienie jej w czasie.
Ustalając harmonogram, wyznacz sobie samemu terminy. Załóż pracę innych osób i ewentualne opóźnienia. Zawsze miej w pamięci zadania czy spotkania, które pojawią się niespodziewanie w środku tygodnia – warto zarezerwować nie dodatkowy margines czasu. Harmonogram nie musi być bardzo dokładny – w końcu przygotowujesz go dla siebie. Chodzi bardziej o to, aby zorientować się, kiedy możesz być gotowy z najważniejszymi zadaniami i czy musisz bardzo się spieszyć, czy może ... tym razem nie.
5. Wpisz ważne daty do kalendarza
Do kalendarza warto wpisywać nie tylko spotkania. Dodaj do niego ważne deadline’y – zarówno te, które masz wyznaczone z góry, jak i terminy, które wyznaczasz samemu sobie zgodnie ze swoją listą rzeczy to zrobienia. Będą dla Ciebie dodatkowym motywatorem.
6. Trzymaj rękę na pulsie!
To, że w poniedziałek ustalisz plan tygodnia, nie znaczy, że w środę będzie miał coś wspólnego z rzeczywistością. Warto ciągle trzymać rękę na pulsie, weryfikować priorytety, zaznaczać zmiany i dopasowywać nasz idealny plan do zmieniających się warunków.
Jak się za to najłatwiej zabrać? Pod koniec każdego dnia sprawdź, co udało Ci się zrobić i jakie zadania masz na kolejny dzień. Satysfakcja, którą odczuwamy, wykreślając kolejne zrealizowane punkty z listy – bezcenna :)!