5 wskazówek jak pisać maile … skutecznie

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
admin Ocena treści 5/5 (1)
Kategoria: Życie zawodowe
Ocena treści 5/5 (1)

businessman waiting mailZnasz to uczucie? Po wejściu do biura, z kawą lub herbatą w ręku, włączasz komputer, otwierasz pocztę i … BUM! Musisz odpowiedzieć na kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt nowych wiadomości. Każda z nich macha do Ciebie czerwoną flagą oznaczającą wysoki priorytet, a tytuły aż biją po oczach słowami „pilne”, „uwaga”, „natychmiast”. Łapiesz się za głowę i zwyczajnie nie wiesz, na którą z nich odpowiedzieć w pierwszej kolejności.

 

Wiadomości e-mail to dzisiaj podstawowe narzędzie komunikacji biznesowej. To również najprostszy i najmniej natarczywy sposób poproszenia o pomoc w pracy. Czy jednak jest on najbardziej efektywny? No właśnie, jak zatem napisać maila, aby odbiorca na pewno go przeczytał i co ważniejsze zrobił to, o co go prosimy?

 

1. Dobierz odpowiedni tytuł

 

Trudno się z tym nie zgodzić – temat wiadomości jest kluczowy. Nie chcesz przecież, by twój mail został przeoczony już na etapie skanowania skrzynki mailowej przez odbiorcę. Temat powinien być jasny, czytelny, zrozumiały i krótki. Standardowo przyjmuje się, że pole „temat” może zawierać ok. 60 znaków. Pamiętaj jednak, że coraz więcej osób sprawdza pocztę na smartfonach, gdzie wyświetla się o połowę mniej znaków. Zatytułuj wiadomość tak, by odbiorca nie zastanawiał się, czego tak naprawdę dotyczy wiadomość. Warto też już w tytule użyć słów kluczowych, które pozwolą odbiorcy szybko dopasować wiadomość do danego projektu, a w przyszłości również łatwo ją odszukać.

 

Jeśli chcesz przekazać swoim współpracownikom informację, która jest częścią dłuższej korespondencji, nie wysyłaj maila zatytułowanego „FWD: FWD: FWD: FWD: FWD:….”. Przyznaj, że nie ma nic bardziej irytującego i dezinformującego niż widok takiej wiadomości w skrzynce. Napisz za to: „Prośba o pomoc w projekcie…” lub „Informacje nt. zlecenia …”. Od razu będzie wiadomo, czego mail dotyczy.

 

2. Postaw na konkrety i bądź precyzyjny

 

Szanuj czas swój i swoich współpracowników. Wysyłając maila wyszczególnij, jakich informacji potrzebujesz. W treści zaznacz, jaka jest ważność wiadomości oraz do kiedy chcesz otrzymać odpowiedź. Jeśli określisz to już na początku, ograniczysz do minimum dodatkowe pytania i … szybciej otrzymasz to, o co prosisz.

 

Kiedy terminy gonią, a czasu jest mało, nieprecyzyjne słowo „pilne” może wywołać tylko dodatkowe zamieszanie i panikę. A są to ostatnie rzeczy, jakich potrzebujemy w trudnej sytuacji. Jeśli masz wystarczająco dużo czasu, by napisać wiadomość i oznaczyć ją jako pilną, na pewno zdążysz doprecyzować datę, do której czekasz na informację zwrotną.

 

3. Nie nadużywaj wykrzykników i priorytetów

 

Jeśli każdy mail będziesz oznaczać jako priorytetowy, możesz doprowadzić do sytuacji, w której Twoi współpracownicy zwyczajnie się na to … uodpornią. A kiedy naprawdę będziesz potrzebować pomocy, zignorują Twoją wiadomość.

 

4. Nie bój się zadzwonić

 

Jeśli zadanie jest naprawdę pilne, bardzo zależy Ci na jakiejś informacji, warto przed wysłaniem wiadomości porozmawiać z odbiorcą, np. przez telefon. Dzięki temu, kiedy otrzyma Twojego maila, od razu będzie wiedział czego dotyczy i jak może Ci pomóc.

 

5. Pamiętaj, ze piszesz do drugiego człowieka

 

Jeśli wysyłasz maila, do osoby, którą znasz i z którą jesteś na ty, napisz „Janku” zamiast „Witam”. Zwracaj się personalnie do adresata. Zapytaj kurtuazyjnie, czy może poświęcić Ci chwilę uwagi. Nie formalizuj, jeśli nie wymaga tego sytuacja. Nie podpieraj się bez potrzeby autorytetem zajmowanego stanowiska. Pamiętaj, że tam, po drugiej stronie, Twoją wiadomość czyta … po prostu człowiek. Współpracownik poproszony o koleżeńską pomoc wykona ją często szybciej i chętniej niż formalne polecenie służbowe.

 

A na koniec…ZAWSZE, kiedy otrzymałeś to, o co prosiłeś – podziękuj!

 

Słowo „dziękuję” nigdy nie wychodzi z mody, również tej biznesowej. Wyrażenie wdzięczności za otrzymaną pomoc może tylko pozytywnie wpłynąć na efekty projektów realizowanych wspólnie w przyszłości.

 

Jakie wskazówki dodalibyście do powyższej listy?

 

Oceń artykuł


Narzędzia