5 kroków do stworzenia skutecznej listy zadań

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
Maja Gojtowska
Kategoria: Życie zawodowe

Fotolia_60379531_Subscription_XL_lekkiLista „to do”, czyli po prostu lista zadań do zrealizowana. Nie ma w niej wielkiej filozofii. Wystarczy przecież na kartce zapisać to, co powinno zostać zrobione, no i oczywiście… zadanie wykonać. Jednak diabeł tkwi w szczegółach.

 

Moją listę określiłabym jednym słowem – chaos – śmieje się Marta, asystentka w dużej firmie sportowej. – Staram się nad nią zapanować, ale ona cały czas wymyka się spod kontroli. Nieustająco muszę dopisywać do niej nowe zadania, które danego dnia powinnam wykonać. Finał jest taki, że zajmuje się zupełnie innymi rzeczami, a priorytety pozostają niezrealizowane – mówi.

Jak zatem skutecznie planować i utrzymać w ryzach listę zadań?

 

1. Przygotuj ją wcześniej

Przygotowując listę zadań wcześniej, masz szansę ułożyć ją sobie w głowie. Robert C. Pozen, wykładowca z Harvardu, w swojej książce „Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours”, radzi, by listę zadań przygotowywać dzień wcześniej, na koniec dnia pracy lub wieczorem w domu. W ten sposób rano nie będziesz tracić energii na zastanawianie się i układanie priorytetów, tylko od razu ruszysz do działania.

 

2. Wartościuj elementy

Wypisując zadania do wykonania, zastanów się, czy na pewno musisz wykonać je sam, czy możesz oddelegować je innej osobie. Staraj się też priorytetyzować. Zaczynaj „od żaby”. Tak o najważniejszym zadaniu do wykonania mówi w swojej książce „Zjedz tę żabę” Brian Tracy.

 

3. Szacuj czas

Niezależnie od tego, czy zadanie pochłonie 5 czy 50 minut, zapisz przewidywany czas jego realizacji. Powoli to spojrzeć na listę w sposób realistyczny. Nigdy nie wypełniaj swojego czasu pracy po brzegi. Zarezerwuj sobie odpowiedni bufor na nagłe prośby od przełożonego, krótkie spotkania oraz niespodziewane telefony.

 

4. Korzystaj z sekcji

Pozen proponuje, aby listy zadań dzielić na dwie sekcje. W jednej zapisuj chronologicznie wszystko co musisz zrobić (np. wysłanie do szefa maila nt. budżetu na kolejny kwartał), w drugiej, jakie rezultaty mają te działania przynieść (np. potwierdzenie z szefem budżetu na kolejny kwartał). W ten sposób łatwiej jest kontrolować nie tylko swoją pracę, ale też efekty jakie przynosi.

 

5. Analizuj

Jeśli na koniec każdego dnia na Twojej liście pozostaje kilka niewykonanych zadań, zastanów się dlaczego tak się dzieje. Może można je przekazać innej osobie? Albo zwyczajnie źle oszacowałeś ich wartość i po prostu nie musisz się nimi zajmować w tym momencie?

 

Jeśli cenisz sobie użyteczne gadżety, możesz zamiast kartki papieru przy tworzeniu listy zadań skorzystać z mobilnej aplikacji takiej jak Any.do, Todoist czy Google Task. Pozwalają one nie tylko określać zadania, ale też dodawać do nich notatki, wyznaczać daty realizacji, ustawiać powtórzenia, lokalizację czy tagi.

 

A Wy stosujecie listy „to do”?

Oceń artykuł


Narzędzia