3…2…1.. Odliczanie do urlopu czas zacząć. Jak się do niego przygotować?

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
admin
Kategoria: Życie zawodowe

Fotolia_66374535_Subscription_XXL_lekkiOdliczanie każdy z nas zaczyna na długo przed jego rozpoczęciem. Jeszcze tylko miesiąc, trzy tygodnie, dwa tygodnie… Nic nie dłuży się tak, jak oczekiwanie na wymarzony letni urlop. Właśnie dlatego, warto ten czas mądrze wykorzystać i w wakacje wejść z przeświadczeniem, że możemy odpoczywać na 120%.

 

Oto 5 kroków, które pomogą Ci mądrze i efektywnie przygotować się do urlopu.

 

Miesiąc wcześniej – przygotuj plan

Postaraj się dobrze rozplanować zawodowy czas oczekiwania na urlop. Choć na pewno będzie Cię kusić pokazywanie współpracownikom wybranej przez Ciebie oferty z biura podróży lub oglądanie wakacyjnych zdjęć publikowanych przez Twoich przyjaciół w serwisach społecznościowych to musisz być czujny.

Jeśli czekając na urlop zapomnisz o pracy, może okazać się, że na wykonanie najważniejszy zadań, pozamykanie kluczowych projektów nie znajdziesz czasu! A wtedy jak w banku masz pracę 16 godzin na dobę i odbieranie ostatnich telefonów od współpracowników jeszcze na lotniskowej sali odlotów, w pociągu lub w trakcie pakowania samochodu.

 

Trzy tygodnie wcześniej – porozmawiaj z przełożonym

Dobrze o planowanym urlopie porozmawiać ze swoim szefem, by wspólnie określić najważniejsze zadania, które musisz wykonać przed jego rozpoczęciem. Dzięki temu zarówno Ty, jak i Twój przełożony zyskacie komfort psychiczny i świadomość, które projekty musisz traktować szczególnie priorytetowo. Postaraj się działać zgodnie ze wspólnie ustalonym harmonogramem, a ostatnie 3 dni zostaw na sprawy nagłe i nieznoszące zwłoki, które wpadną w Twoje ręce w ostatniej chwili.

 

Dwa tygodnie wcześniej – przygotuj współpracowników do urlopu i ustal zasady

Wykorzystaj pozostały Ci przedurlopowy czas na zakończenie najważniejszych spraw i projektów zawodowych, tak by nie obarczać współpracowników dodatkowymi obowiązkami i rozpocząć wakacje z czystą kartą. Jeśli mimo to, będziesz potrzebował zastępstwa, zadbaj o to, by zostawić swoim kolegom szczegółowe wskazówki, co do procesów, w których będą Cię wspierać.

Nie zapomnij upewnić się, czy Twoi współpracownicy na pewno wiedzą jak wyglądają procesy, które koordynujesz, potrafią posługiwać się programami i aplikacjami, na których na co dzień pracujesz lub znają klientów, z którymi będą się kontaktować. Jeśli nie, to najlepszy moment na przeprowadzenie krótkiego szkolenia i zaznajomienie ich z nowymi zagadnieniami.

Dobrze jest wspólnie z osobami, które będą Cię zastępować ustalić czy i w jaki sposób będą mogły skontaktować się z Tobą podczas urlopu (i czy w ogóle będzie to możliwe). Jasno określ czy w ogóle bierzesz ze sobą na wakacje służbowy telefon lub laptopa. Jeśli nie, zastanów się, czy w sytuacji kryzysowej koledzy mogą się z Tobą kontaktować w inny sposób np. poprzez Facebook lub prywatnego maila albo wyraźnie powiedz, że żadnego kontaktu z Tobą nie będzie. Pamiętaj! Zanim złożysz obietnicę o sprawdzaniu służbowych wiadomości, zastanów się czy na pewno będzie to możliwe (dostęp do WIFi, zasięg sieci komórkowej) i czy w ogóle będziesz mieć na to ochotę. Lepiej nie składać obietnic, których nie możesz dotrzymać.

 

Tydzień wcześniej – uprzedź o urlopie

Nie zapomnij o urlopie poinformować swoich najważniejszych kontrahentów i podwykonawców. Uprzedź ich wcześniej jak długo nie będzie Cię w biurze oraz z kim mogą kontaktować się podczas Twojej nieobecności. Jeśli wymaga tego sytuacja możesz nawet zorganizować krótkie spotkanie czy telekonferencję z udziałem Twojego zastępcy i kluczowego partnera.

 

Ostatniego dnia przed urlopem – posprzątaj biurko i ustaw autoresponder

Choć zabrzmi to banalnie, dobrze ostatni dzień przed wakacjami przeznaczyć na porządki na swoim biurku. Wyrzuć stare notatki, niepiszące długopisy, najważniejsze dokumenty powkładaj do segregatorów czy teczek, a stertę kubków i talerzyków odnieś do kuchni. Zrób to, by ułatwić osobom, które Cię zastępuje znalezienie potrzebnych dokumentów czy rozliczeń, a po drugie, by po wakacjach nie wracać do … chaosu.

Oczywiście nie zapomnij też o ustawieniu autorespondera. Co powinna zawierać idealna wiadomość zwrotna ustawiona na czas Twojego urlopu?

  • informację w jakim terminie nie ma Cię w biurze
  • kontakt do zastępującej Cię osoby. Jeśli w zależności od tematu czy projektu zastępują Cię różne osoby, wyszczególnij to w wiadomości

Pamiętaj, żeby przed wyjściem z biura wysłać do Ciebie samego pustą wiadomość i przetestować autoresponder. Jeśli nie zadziała, to ostatnia przedwakacyjna szansa na poproszenie o pomoc kolegów z działu IT.

 

A jak Wy szykujcie się do urlopu?

Oceń artykuł


Narzędzia