Porady Życie zawodowe 10 kroków do dotrzymania deadline’u
09.07.2018  | 3 min czytania

10 kroków do dotrzymania deadline’u

09.07.2018  | 3 min czytania
Autor wpisu Katarzyna Klimek-Michno
Ocena treści
(4)

Terminy wykonania zadania lub zlecenia – jednych nakręcają do działania, innych paraliżują. Niektórzy twierdzą, że gdyby nie deadline, nie umieliby wziąć się w garść. Dla innych wyznaczona data jest tylko utrapieniem. Co pomaga w terminowym dopełnieniu zobowiązań?

  1. Przygotowanie planu i wyznaczenie etapów pracy

Zanim zabiorę się do pracy, to przygotowuję bardzo dokładny harmonogram. Dzielę jedno duże zadanie na mniejsze, robię listę czynności z podziałem na konkretne dni i tygodnie. Do takiego planu dołączam notatki, mapy myśli, rysunki, uwagi na temat tego, co będzie mi potrzebne, o czym muszę jeszcze pamiętać itd. Dla mnie taki kompleksowy, szczegółowy plan działania to duże ułatwienie – opowiada Karolina, pracująca w branży wydawniczej.

Jeszcze inne nastawienie ma Magda, zajmująca się marketingiem. W swoim kalendarzu oznacza datę, do kiedy musi zdążyć z zadaniem. Zapisuje tylko najważniejsze rzeczy, które powinna uwzględnić.

I tak wiele dodatkowych spraw wychodzi „w praniu”, dzieje się spontanicznie, więc szkoda mi czasu na szczegółowe plany – argumentuje.

Ważne jest, aby sposób działania dopasować do charakteru pracy, specyfiki działania i naszych preferencji – szukać takich rozwiązań, które będą indywidualnie dobrane. W dotrzymaniu deadline`u pomaga m.in. przygotowanie planu, określenie celów i podział pracy na etapy.

  1. Ustalenie priorytetów

Nie da się robić wszystkiego jednocześnie i mieć wszystko na raz. Aby uniknąć nerwowego spiętrzenia obowiązków, potrzebna jest kolejność i nadanie odpowiedniej rangi: które zadanie jest ważniejsze? Jaka aktywność jest pilniejsza? Co mnie przybliży do realizacji zadania? Co powinienem zrobić w pierwszej kolejności, a co jeszcze może poczekać? Klasyfikowanie zadań i czynności pozwala uniknąć chaosu i zwiększyć skuteczność.

  1. Uwzględnienie niespodziewanych sytuacji

Robiąc plan i ustalając terminy, dobrze jest wziąć pod uwagę sytuacje nieplanowane.

Mam małe dziecko. Gdy pojawiają się infekcje albo zaczyna się ząbkowanie, to muszę szybko zmieniać plany i dostosowywać je do potrzeb córeczki. Dlatego przy uzgadnianiu terminów wykonania zleceń, zawsze biorę poprawkę na tego typu wydarzenia i staram się mieć zawsze drobny zapas czasu – opowiada Magda, która pracuje jako freelancer.

  1. Rezygnacja z części zadań

Aby faktycznie sprostać zadaniu, potrzebna jest realna i adekwatna ocena sytuacji i możliwości. Na nic skrupulatne planowanie i szukanie sposobów na deadline, jeśli przyjmiemy zbyt dużo zleceń i będziemy mieć do wykonania za dużo obowiązków. Potrzebne jest oszacowanie czasu i określenie, czy faktycznie „wyrobimy się” ze wszystkim. Czasem konieczna jest rezygnacja z jakiejś aktywności tak, aby ilość nie wpłynęła negatywnie na jakość.

  1. Selekcja informacji/narzędzi

Zaczynam szukać materiałów, robię research i wydaje mi się, że to studnia bez dna – opowiada Natalia, redaktorka.

rzygotowanie do realizacji zadania jest bardzo ważne. Staranny dobór np. narzędzi sprawi, że nie popełnimy błędów, które mogłyby wpłynąć na efekty pracy i spowodować przesunięcia deadline`u. Jednocześnie należy uważać, by przygotowania nie pochłonęły nas tak bardzo, że zbyt późno wykonamy kolejne kroki. Potrzebna jest selekcja informacji, narzędzi, materiałów itd. i dokonywanie wyboru. Odsuwanie momentu podjęcia kluczowej decyzji może opóźnić następne działania i aktywności. A w konsekwencji spowodować, że nie zdążymy ukończyć zadania w terminie. Warto „pilnować się”, czy nie za bardzo pochłaniają nas rzeczy zbędne i niepotrzebne.

Szkolenia z zarządzania czasem – 7 korzyści

  1. Rozpoczęcie pracy od najtrudniejszego elementu

Problem z terminami mam zawsze wtedy, gdy zniechęca mnie samo zagadnienie. Jakbym podświadomie odsuwał go w czasie. Za późno zabieram się wtedy do pracy – przyznaje Paweł, inżynier.

Choć niełatwo zabrać się za tę część projektu, która najbardziej odstrasza i jest najtrudniejsza, to taki sposób jest polecany. Warto zaczynać od tego, co jest dla nas największym wyzwaniem albo najbardziej skomplikowanym i angażującym zadaniem.

  1. Praca w czasie największej efektywności

Szybciej uporamy się z zadaniem, jeśli będziemy je wykonywać w czasie wysokiej efektywności. Poranne godziny, gdy jesteśmy wypoczęci i skupieni, dobrze jest przeznaczyć na kluczowe sprawy. Warto też pamiętać o zasadzie Pareto – zaczynamy od zadań ważnych, a następnie przechodzimy do  mniej istotnych.

  1. Stop z perfekcjonizmem

Jeśli mamy skłonności do perfekcjonizmu, to musimy liczyć się z tym, że przekroczymy deadline. Nieustanne poprawianie i udoskonalanie może spowodować, że nie zdążymy z pozostałymi zadaniami. To ważne, żebyśmy byli zadowoleni z efektów pracy i dbali o jej jakość. Ale warto też pamiętać, że chorobliwy perfekcjonizm tak naprawdę utrudnia postępy w pracy i realizację celu. Dobrze jest też otworzyć się na współpracę z innymi – umieć poprosić o pomoc, rozwijać umiejętność delegowania, dzielenia się obowiązkami.

  1. Szukanie motywatorów

Co mnie czeka po tym, jak zrealizuję zadanie? Jaki jest mój cel?  Co mnie motywuje do działania? Co wpływa na moją efektywność, a co ją osłabia? Na tego typu pytania warto sobie odpowiedzieć i szukać sposobów na wzmacnianie motywacji.

Kawa i plotki, czyli jak marnujemy czas w pracy

  1. Wyłączenie „rozpraszaczy”

Aby faktycznie trzymać się terminów i listy zadań, musimy radzić sobie z bodźcami zewnętrznymi, które rozpraszają uwagę i utrudniają koncentrację. Warto być wyczulonym na ich obecność i odpowiednio reagować, np. zrezygnować z przeglądania mediów społecznościowych z samego rana, gdy założyliśmy, że zaczniemy dzień od najważniejszego i najpilniejszego zadania.

A Wy jakie macie sposoby na deadline?

Oceń artykuł