Terminy wykonania zadania lub zlecenia – jednych nakręcają do działania, innych paraliżują. Niektórzy twierdzą, że gdyby nie deadline, nie umieliby wziąć się w garść. Dla innych wyznaczona data jest tylko utrapieniem. Co pomaga w terminowym dopełnieniu zobowiązań?
-
Przygotowanie planu i wyznaczenie etapów pracy
Zanim zabiorę się do pracy, to przygotowuję bardzo dokładny harmonogram. Dzielę jedno duże zadanie na mniejsze, robię listę czynności z podziałem na konkretne dni i tygodnie. Do takiego planu dołączam notatki, mapy myśli, rysunki, uwagi na temat tego, co będzie mi potrzebne, o czym muszę jeszcze pamiętać itd. Dla mnie taki kompleksowy, szczegółowy plan działania to duże ułatwienie – opowiada Karolina, pracująca w branży wydawniczej.
Jeszcze inne nastawienie ma Magda, zajmująca się marketingiem. W swoim kalendarzu oznacza datę, do kiedy musi zdążyć z zadaniem. Zapisuje tylko najważniejsze rzeczy, które powinna uwzględnić.
I tak wiele dodatkowych spraw wychodzi „w praniu”, dzieje się spontanicznie, więc szkoda mi czasu na szczegółowe plany – argumentuje.
Ważne jest, aby sposób działania dopasować do charakteru pracy, specyfiki działania i naszych preferencji – szukać takich rozwiązań, które będą indywidualnie dobrane. W dotrzymaniu deadline`u pomaga m.in. przygotowanie planu, określenie celów i podział pracy na etapy.
-
Ustalenie priorytetów
Nie da się robić wszystkiego jednocześnie i mieć wszystko na raz. Aby uniknąć nerwowego spiętrzenia obowiązków, potrzebna jest kolejność i nadanie odpowiedniej rangi: które zadanie jest ważniejsze? Jaka aktywność jest pilniejsza? Co mnie przybliży do realizacji zadania? Co powinienem zrobić w pierwszej kolejności, a co jeszcze może poczekać? Klasyfikowanie zadań i czynności pozwala uniknąć chaosu i zwiększyć skuteczność.
-
Uwzględnienie niespodziewanych sytuacji
Robiąc plan i ustalając terminy, dobrze jest wziąć pod uwagę sytuacje nieplanowane.
Mam małe dziecko. Gdy pojawiają się infekcje albo zaczyna się ząbkowanie, to muszę szybko zmieniać plany i dostosowywać je do potrzeb córeczki. Dlatego przy uzgadnianiu terminów wykonania zleceń, zawsze biorę poprawkę na tego typu wydarzenia i staram się mieć zawsze drobny zapas czasu – opowiada Magda, która pracuje jako freelancer.
-
Rezygnacja z części zadań
Aby faktycznie sprostać zadaniu, potrzebna jest realna i adekwatna ocena sytuacji i możliwości. Na nic skrupulatne planowanie i szukanie sposobów na deadline, jeśli przyjmiemy zbyt dużo zleceń i będziemy mieć do wykonania za dużo obowiązków. Potrzebne jest oszacowanie czasu i określenie, czy faktycznie „wyrobimy się” ze wszystkim. Czasem konieczna jest rezygnacja z jakiejś aktywności tak, aby ilość nie wpłynęła negatywnie na jakość.
-
Selekcja informacji/narzędzi
Zaczynam szukać materiałów, robię research i wydaje mi się, że to studnia bez dna – opowiada Natalia, redaktorka.
rzygotowanie do realizacji zadania jest bardzo ważne. Staranny dobór np. narzędzi sprawi, że nie popełnimy błędów, które mogłyby wpłynąć na efekty pracy i spowodować przesunięcia deadline`u. Jednocześnie należy uważać, by przygotowania nie pochłonęły nas tak bardzo, że zbyt późno wykonamy kolejne kroki. Potrzebna jest selekcja informacji, narzędzi, materiałów itd. i dokonywanie wyboru. Odsuwanie momentu podjęcia kluczowej decyzji może opóźnić następne działania i aktywności. A w konsekwencji spowodować, że nie zdążymy ukończyć zadania w terminie. Warto „pilnować się”, czy nie za bardzo pochłaniają nas rzeczy zbędne i niepotrzebne.
Szkolenia z zarządzania czasem – 7 korzyści
-
Rozpoczęcie pracy od najtrudniejszego elementu
Problem z terminami mam zawsze wtedy, gdy zniechęca mnie samo zagadnienie. Jakbym podświadomie odsuwał go w czasie. Za późno zabieram się wtedy do pracy – przyznaje Paweł, inżynier.
Choć niełatwo zabrać się za tę część projektu, która najbardziej odstrasza i jest najtrudniejsza, to taki sposób jest polecany. Warto zaczynać od tego, co jest dla nas największym wyzwaniem albo najbardziej skomplikowanym i angażującym zadaniem.
-
Praca w czasie największej efektywności
Szybciej uporamy się z zadaniem, jeśli będziemy je wykonywać w czasie wysokiej efektywności. Poranne godziny, gdy jesteśmy wypoczęci i skupieni, dobrze jest przeznaczyć na kluczowe sprawy. Warto też pamiętać o zasadzie Pareto – zaczynamy od zadań ważnych, a następnie przechodzimy do mniej istotnych.
-
Stop z perfekcjonizmem
Jeśli mamy skłonności do perfekcjonizmu, to musimy liczyć się z tym, że przekroczymy deadline. Nieustanne poprawianie i udoskonalanie może spowodować, że nie zdążymy z pozostałymi zadaniami. To ważne, żebyśmy byli zadowoleni z efektów pracy i dbali o jej jakość. Ale warto też pamiętać, że chorobliwy perfekcjonizm tak naprawdę utrudnia postępy w pracy i realizację celu. Dobrze jest też otworzyć się na współpracę z innymi – umieć poprosić o pomoc, rozwijać umiejętność delegowania, dzielenia się obowiązkami.
-
Szukanie motywatorów
Co mnie czeka po tym, jak zrealizuję zadanie? Jaki jest mój cel? Co mnie motywuje do działania? Co wpływa na moją efektywność, a co ją osłabia? Na tego typu pytania warto sobie odpowiedzieć i szukać sposobów na wzmacnianie motywacji.
Kawa i plotki, czyli jak marnujemy czas w pracy
-
Wyłączenie „rozpraszaczy”
Aby faktycznie trzymać się terminów i listy zadań, musimy radzić sobie z bodźcami zewnętrznymi, które rozpraszają uwagę i utrudniają koncentrację. Warto być wyczulonym na ich obecność i odpowiednio reagować, np. zrezygnować z przeglądania mediów społecznościowych z samego rana, gdy założyliśmy, że zaczniemy dzień od najważniejszego i najpilniejszego zadania.
A Wy jakie macie sposoby na deadline?