Netykieta, czyli jak prowadzić korespondencję służbową

Kategoria
Życie zawodowe

Autor wpisu
Pracuj.pl Ocena treści 4/5 (2)
Kategoria: Życie zawodowe
Ocena treści 4/5 (2)

Z artykułu dowiesz się:

  1. Na czym polega netykieta, czyli etykieta w sieci
  2. Dlaczego słowo „witam” budzi emocje i dyskusje
  3. O czym pamiętać, pisząc maile
  4. Jak budować markę osobistą

Zasady dobrego wychowania obowiązują nie tylko w bezpośrednim kontakcie, ale także w komunikacji online – kiedy piszemy wiadomości, wypowiadamy się na forum i bierzemy udział w dyskusjach. Najwięcej wątpliwości dotyczących tego, co wypada, towarzyszy pisaniu maili, które z jednej strony można uznać za listy, a z drugiej – za rodzaj rozmowy. Prowadzenie korespondencji służbowej wymaga wiedzy i wyczucia.  

Mail czy mejl?

„E-mail” to wyraz zapożyczony z języka angielskiego, dlatego często zapisuje się go w wersji oryginalnej lub jako „mail”. Można spotkać się także ze spolszczoną formą „mejl”. Rada Języka Polskiego orzekła, że obie wersje są poprawne. Językoznawcy przewidują, że za jakiś czas wyraz „mail” podzieli los innych zapożyczeń i będzie zapisywany jako „mejl”. Tak było np. z „komputerem” (ang. computer) czy „liderem” (ang. leader).

„Witam” – poprawne czy niepoprawne?

Kłopot z mailami dotyczy nie tylko nazewnictwa, ale również formy. Wiadomość elektroniczna, która trafia do skrzynki odbiorcy, to list. Co prawda, pisząc maile, nie przestrzegamy wszystkich zasad epistolografii. Istnieją jednak pewne reguły, których nie należy łamać. To szczególnie ważne w korespondencji służbowej.

6 kroków do zbudowania marki osobistej

Pierwszy błąd można popełnić przy zwrocie do adresata, np. rozpoczynając słowem „witam”. Zdaniem filologów jest to dość niefortunny wybór. Takie powitanie może świadczyć o braku szacunku do osoby, do której adresujemy wiadomość. Witać może gospodarz podejmujący gości, a nie np. student, który pisze do wykładowcy albo kandydat do pracy piszący wiadomość do pracodawcy.

Co zamiast „Witam” i „Pozdrawiam”, czyli jak pisać e-maile poprawnie i ciekawie

Słowo „witam” jest przedmiotem rozmów i rozważań językoznawców.

W książce „Wszystko zależy od przyimka” Jerzy Sosnowski – w rozmowie z prof. Jerzym Bralczykiem, prof. Andrzejem Markowskim i prof. Janem Miodkiem mówi: „Mam taką amatorską teorię, że o ile „szanowny panie” pochodzi bezpośrednio z listów i ustawia korespondencję internetową jako bardzo oficjalną, o tyle mniej oficjalne „dzień dobry” jest dość dziwaczne, bo jednak nie wiemy, o jakiej porze dnia czy nocy nasz mejl zostanie odczytany. Stąd moim zdaniem wzięło się to „witam”, które ma być mniej oficjalne niż „szanowny”, ale niepowiązane z rankiem i przedpołudniem.”

Prof. Andrzej Markowski stwierdza natomiast: Dzień dobry jest stosowne o każdej porze.”

Prof. Jerzy Bralczyk zauważa, że „„witam” miało dobry punkt wyjścia”, ponieważ jest to wygodna i krótka forma, związana z zaangażowaniem osobistym i niesugerująca czasu.

Jak podsumowuje prof. Bralczyk: „Tyle tylko że w świadomości starszych ludzi było ono już jednak obsadzone w pewnej roli.”

Wymiana korespondencji czy rozmowa?

Wymiana służbowych maili może wyglądać sztucznie, jeśli każdą wiadomość rozpoczyna się oficjalnie, z zachowaniem wszelkich zwrotów grzecznościowych. Zwraca na to uwagę prof. Jan Miodek w książce „Wszystko zależy od przyimka”: „Nawet jeśli z kimś łączą mnie oficjalne stosunki i zaczynam mejl od „Szanowny Panie”, a potem dostanę od niego natychmiastową replikę i chcę odpowiedzieć, to wtedy nie powtarzam tej formuły grzecznościowej, a z wymiany listów przechodzimy na dialog przypominający rozmowę.”

Pisząc maile, warto zachować umiar i rozsądek. W przeciwnym razie nasze wiadomości mogą na przykład razić adresata lub wprawiać go w zakłopotanie.

7 zasad pisania e-maili służbowych

Zakończenie wiadomości

Pisząc oficjalną wiadomość do osoby, której nie znamy, możemy zakończyć zwrotem „Z poważaniem” i podpisać się imieniem i nazwiskiem. W mniej formalnych okolicznościach lepiej sprawdza się „Pozdrawiam”. Warto jednak mieć na uwadze, że „pozdrawiam”, podobnie jak „witam”, jest uznawane za słowo kłopotliwe, które nie powinno pojawiać się w wiadomościach do osób nieznanych albo zajmujących wyższe stanowisko. Aby pozdrowienie zabrzmiało uprzejmiej, dobrze jest np. dodać do niego przysłówek „serdecznie”. Można także „łączyć pozdrowienia”.

Kiedy odpowiadać na maile?

W poradnikach dotyczących dobrego wychowania czytamy, że na wiadomości służbowe należy odpowiadać natychmiast, a jeśli to niemożliwe – w ciągu jednego dnia. Wynika to nie tyle z (n)etykiety, ile raczej z tego, że maile służbowe zwykle dotyczą spraw, którymi zajmujemy się na bieżąco. Jeśli korzystamy z urlopu lub nie odpowiadamy na wiadomości w weekend, warto włączyć funkcję autorespondera i poinformować nadawcę, kiedy otrzyma odpowiedź.  

Zachowania w sieci – zasady etykiety

O regułach dobrego wychowania należy pamiętać również wtedy, gdy wypowiadamy się na forach internetowych i udzielamy się w grupach dyskusyjnych. Wulgaryzmy, błędy językowe, brak szacunku do rozmówcy – wszystko to może położyć się cieniem na naszym wizerunku. To samo dotyczy aktywności w mediach społecznościowych i rozmów prowadzonych za pośrednictwem komunikatorów. Obrażanie konkretnych osób czy grup lub publikowanie treści, których nie powinni widzieć np. klienci i przełożeni, może negatywnie wpłynąć na naszą pozycję. Warto pamiętać, że Internet może być świetnym narzędziem służącym budowaniu marki osobistej, ale kluczowa jest profesjonalna postawa i spójność pomiędzy deklaracjami a działaniami.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV

Oceń artykuł


Narzędzia