Porady Kariera i rozwój Po co tak komplikować, czyli jak się komunikować?
06.04.2020  | 6 min czytania

Po co tak komplikować, czyli jak się komunikować?

06.04.2020  | 6 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)

W swobodnej, spontanicznej rozmowie posługujemy się znacznie łatwiejszym językiem. A jak piszemy, to zaczynamy się nadymać. Chcemy brzmieć poważniej i zaczynamy używać dziwnych konstrukcji – mówi prof. Włodzimierz Gruszczyński, językoznawca. Dowiedz się, co ułatwia komunikację ze współpracownikami, klientami, odbiorcami. Sprawdź, jak pisać jasno i zrozumiale.

Jest ich mnóstwo. Otaczają nas z każdej strony. Rozmaite teksty i komunikaty docierają do nas nie tylko w pracy, ale też w różnych codziennych sytuacjach. Pisma urzędowe i firmowe, opisy procedur, oświadczenia, instrukcje, ulotki, oferty, wytyczne … Treścią wypełnione są też nasze e-maile służbowe. Czy to, co piszemy i czytamy, jest przystępne i zrozumiałe? Okazuje się, że bywa z tym różnie.

Sam kiedyś miałem taką sytuację, że po przeczytaniu pisma urzędowego wiedziałam tylko tyle, że ktoś musi zapłacić. Zdania były tak skonstruowane, że nie wiedziałem, czy to ja mam zapłacić urzędowi, czy to urząd zwróci mi pieniądze.
- prof. Włodzimierz Gruszczyński, językoznawca i filolog, współtwórca Jasnopisu, aplikacji, która ocenia zrozumiałość tekstu.

Wystarczy wprowadzić tekst na stronę: https://jasnopis.pl/#, a system przenalizuje język użyty w tekście i oceni jego poziom trudności i przystępności. Można w ten sposób sprawdzić przede wszystkim teksty użytkowe, ale również naukowe czy dziennikarskie. Właścicielem aplikacji jest spółka spin off stworzona przez grupę naukowców z SWPS i PAN. Jednym z udziałowców jest Uniwersytet SWPS.

Z naszych obserwacji wynika, że dzisiejsze pisma są już łatwiejsze w odbiorze niż kilkanaście lat temu, ale do ideału dużo im jeszcze brakuje.
- prof. Włodzimierz Gruszczyński

Tymczasem to właśnie słowo pisane jest łącznikiem – z obywatelami, klientami, czytelnikami, uczniami.

Banki, firmy pożyczkowe, urzędy skarbowe i inne instytucje powinny przetłumaczyć skomplikowane zagadnienia i tak formułować treść, aby była ona zrozumiała dla każdej osoby nieznającej się na temacie. Zamiast tego powielane są gotowe formuły wzięte na przykład z przepisów prawnych - zauważa naukowiec.

Takie porady warto wziąć sobie do serca również wtedy, gdy kontaktujemy się z kontrahentami, klientami, kandydatami do pracy, kiedy przygotowujemy materiał szkoleniowy albo prowadzimy prezentacje biznesowe.

Jasnopis powstał na podstawie wyników badań, które trwały dwa lata i były prowadzone na reprezentatywnej grupie Polaków. Pozwoliły one skonfrontować uzyskane odpowiedzi z tym, co wynika z literatury fachowej. Do jakich spostrzeżeń doszli naukowcy? Na odbiór tekstów pisanych na pewno mają wpływ: długość zdań i obecność w nich wyrazów, które mają co najmniej cztery sylaby. A więc im więcej długich słów, tym gorzej dla czytającego.

Łącznie uwzględniliśmy ponad dwadzieścia czynników, które mają wpływ na stopień trudności tekstu.
- prof. Gruszczyński

Netykieta, czyli jak prowadzić korespondencję służbową

• Im więcej czasowników, tym lepiej

Nawet jeśli są to rzadkie i trudne czasowniki, to i tak tekst jest bardziej przystępny niż wtedy, gdy zastosujemy dużo rzeczowników i rzeczowników nazywających czynności.

O takich formach jak: „robienie”, „rzucenie” lepiej zapomnieć, kiedy przygotowujemy np. instruktaż albo pismo oficjalne. Warto pisać krótkie zdania. Jak będą krótkie zdania, to i dużo czasowników się w nich pojawi - tłumaczy profesor.

• Przymiotniki mile widziane

Do nazywania cech służą przede wszystkim przymiotniki. Jeśli chcemy, by tekst był zrozumiały, wystrzegajmy się więc rzeczowników nazywających cechy. Zamiast pisać: „trafność rozwiązania”, „zrozumiałość tekstu”, „przyjazność oprogramowania”, piszmy o trafnym rozwiązaniu, zrozumiałym teście i przyjaznym oprogramowaniu.

• Uwaga na łańcuchy dopełniaczy

Zdanie „Rozmowa dotyczy sprawy przyspieszenia terminu zebrania rady nadzorczej spółki” zawiera typowy łańcuch dopełniaczy. Podczas naszych badań znaleźliśmy w autentycznym tekście urzędowym aż osiem dopełniaczy występujących jeden po drugim. Taki łańcuch – owszem, miał sens, ale po jednokrotnym przeczytaniu był zupełnie niezrozumiały.
- prof. Gruszczyński

• Konkrety: tak, abstrakcja: niekoniecznie

Jak twierdzą naukowcy, podczas rozmowy odwołujemy się zazwyczaj do konkretów. A gdy piszemy, zaczynamy nawiązywać do zjawisk, przywoływać pojęcia. Im więcej rzeczowników abstrakcyjnych w tekście, tym trudniejszy jego odbiór.

• Końcówki „-wszy”, „-łszy” drażnią uszy

Jak wyjaśnia prof. Gruszczyński, imiesłowy przysłówkowe uprzednie wychodzą już z użycia. Coraz rzadziej je stosujemy w spontanicznych wypowiedziach, nie posługujemy się nimi w rozmowach.

Dziecko, w toku rozwoju, dopiero około jedenastego roku życia zaczyna ich używać. Nie mówimy przecież: „Czy wczoraj zgasiwszy światło, poszedłeś spać?” - zauważa nasz rozmówca.

• Koniec ze stroną bierną

Konstrukcję bierną trudniej zrozumieć niż stronę czynną. Jeśli pojawia się w tekstach prawniczych, specjalistycznych, to czasem może to być usprawiedliwione większą precyzją, ale w wielu tekstach wprowadza niepotrzebne zamieszanie i dezorientację odbiorcy. Nawet gdy piszemy e-mail, lepiej jest stwierdzić, że „Marek wykonał projekt” zamiast: „Projekt został wykonany przez Marka”.

• Znane, powszechne słowa to dobry wybór

Naukowcy zwracają uwagę, że tekst jest zrozumiały, jeśli jest w nim dużo powszechnie używanych wyrazów. Komunikat jest czytelny dla odbiorcy dzięki znanym mu znakom. A znane znaki to takie, które są często stosowane.

Pamiętajmy o tym, kiedy tworzymy teksty użytkowe. W przypadku tekstów artystycznych, felietonów możemy szukać bardziej wyszukanych zamienników - radzi współtwórca Jasnopisu.

8 cech, za które polubią Cię współpracownicy i nie tylko

Kiedy e-maile zaczynają męczyć…

Aby wymiana e-maili służbowych nie nakręcała spirali chaosu informacyjnego, warto zastosować się do podstawowych wskazówek: pisać konkretnie, na temat, bez zbędnych, pobocznych wątków i wchodzenia w szczegóły. Już na początku dobrze jest zawrzeć najistotniejsze kwestie. Temat wiadomości nie powinien wprowadzać w błąd. Każdy ma inny styl pracy i pisania. Preferencje związane z komunikacją e-mailową mogą być różne. Warto jednak spojrzeć na przygotowaną treść oczami osoby, do której piszemy.

Jeśli to możliwe, zachęcam, żeby używać formy ‘per ty” w komunikacji ze współpracownikami. To skraca dystans i dzięki temu ułatwia kontakt, w porównaniu ze zwrotami „Pan/Pani”, „Państwo”. Wszystkie zwroty grzecznościowe są oczywiście właściwe, ale zauważmy, że grzeczne w języku polskim bywa to, co skomplikowane. Tak się dzieje, kiedy na przykład zamiast powiedzieć „Otwórz, proszę, okno” mówimy: „Czy zechciałby Pan być tak miły i otworzyć okienko?”. Jeśli w korespondencji staramy się za wszelką cenę wykazywać tego typu grzecznością, to staje się ona trudniejsza w odbiorze.
- prof. Włodzimierz Gruszczyński

10 sposobów na dobre relacje ze współpracownikami

Co z żargonem biznesowym? Zmień na chwilę perspektywę

Specjalistyczne słownictwo oraz połączenia słów angielskich z polskimi to coś naturalnego w wielu zespołach. Język korporacyjny ma swoje uzasadnienie – można szybciej i łatwiej się porozumieć. Ale czy zawsze?

Mamy tutaj do czynienia z pewnym zjawiskiem socjologiczno-językowym. Proszę zauważyć, że jeśli ktoś zaczyna pracować w korporacji, to natrafia na barierę w postaci żargonu. Dopóki nie rozumie tego, co słyszy, i dopóki nie umie wyrazić swoich myśli za pomocą słownictwa typowego dla tego środowiska, to jest wciąż kimś obcym. Taka osoba podświadomie dąży do tego, żeby szybko się nauczyć żargonu – każdy przecież chce czuć się częścią grupy. A pewne słowa, zwroty są znakiem przynależności. Jestem zdania, że nie należy przesadzać z ich używaniem. Mówmy zrozumiale i myślmy o perspektywie tego, kto nas słucha. To się tyczy nie tylko nowych pracowników, ale też relacji z klientami i innymi ludźmi, z którymi na co dzień się komunikujemy.
- prof. Gruszczyński
Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV
Oceń artykuł