Mniej, wolniej, spokojniej, a jednocześnie z możliwością rozwoju i z poczuciem satysfakcji zawodowej. Tak chciałby pracować każdy z nas. Jednym ze sposobów na lepszy work-life balance jest mniejszy wymiar czasu pracy. Jak negocjować takie warunki z pracodawcą? O tym rozmawiamy z dr hab., prof. SGH Joanną Żukowską, coachem, trenerką biznesu i ekspertką IMMOQEE.
Pracowniczka wracająca na etat po urlopie macierzyńskim. Student ostatniego roku, który chce łączyć pisanie pracy magisterskiej z pierwszą pracą w zawodzie. Doświadczony ekspert, czujący pierwsze symptomy wypalenia zawodowego. Przedstawiciel młodej generacji, dla którego ważne są elastyczne godziny pracy i czas na hobby i podróżowanie. Różne osoby – z różnych powodów – szukają możliwości pracy w niepełnym wymiarze godzin. Niektórzy świadomie wybierają taki tryb pracy. Inni decydują się na takie rozwiązanie ze względu na rodzinne zobowiązania. Jedni twierdzą, że pod względem finansowym mogą sobie pozwolić na to, by pracować mniej. Jeszcze inni traktują pół etatu jako etap przejściowy, na drodze ku lepiej płatnej pracy. Na każdą sytuację warto spojrzeć indywidualnie, gdyż wiąże się ona z odmiennymi potrzebami i możliwościami.
Planujesz zmianę pracy i zależy Ci na mniejszym wymiarze? Marzysz o pracy przez cztery dni w tygodniu, by zyskać dodatkowy wolny dzień? A może już pracujesz krócej niż osiem godzin dziennie, ale zadań jest tak dużo, a tempo tak szybkie, że wcale nie odczuwasz uroków takiego systemu pracy? Przeczytaj wywiad z ekspertką i znajdź dla siebie inspirację.
Jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej, jeśli zależy nam na niepełnym wymiarze etatu?
Joanna Żukowska: Przede wszystkim już na etapie szukania pracy warto zdefiniować swoje oczekiwania względem pracodawcy. Jeśli chcemy pracować na pół etatu, przeglądajmy ogłoszenia, w których pracodawcy oferują właśnie taki wymiar. To z pewnością ułatwi rozmowę. Jeśli bowiem ogłoszenie dotyczy pełnego etatu, to znaczy, że właśnie takie jest zapotrzebowanie w firmie i tutaj negocjacje mogą być trudne czy wręcz niemożliwe. Warto też zastanowić się, czy rzeczywiście najkorzystniejszym dla nas rozwiązaniem będzie mniejszy wymiar pracy, czy może chodzi nam bardziej o elastyczny grafik, którym możemy samodzielnie zarządzać, bez sztywnych, stałych godzin pracy, co w połączeniu z możliwością pracy zdalnej może się okazać idealnym rozwiązaniem w naszej aktualnej sytuacji. Podczas rozmowy rekrutacyjnej bardzo ważne jest, by nie przyjmować postawy roszczeniowej i nie stawiać warunków, które nie znajdują pokrycia w tym, czego oczekuje pracodawca. A zatem przede wszystkim określmy nasze preferencje i pod ich kątem szukajmy dopasowanych ogłoszeń. Odpowiedzmy sobie też na pytanie, jak długo planujemy pracować w niepełnym wymiarze. Czy traktujemy to jako rozwiązanie przejściowe, ponieważ np. mamy małe dziecko i obecnie nie możemy sobie pozwolić na większe zaangażowanie zawodowe, ale docelowo np. za rok będziemy chcieli zwiększyć wymiar? Dopytajmy rekrutera o możliwości rozwoju w perspektywie czasowej. A może zależy nam na mniejszym wymiarze ze względu na inną, już wykonywaną pracę i szukamy dodatkowego, mniej absorbującego zajęcia, które wzmocni nasz budżet domowy? Być może niepełny wymiar pracy to nasz sposób na życie, który wiążemy z naszymi wartościami, priorytetami i świadomie tak właśnie chcemy pokierować swoją karierą? To ważne, żeby znać swoje cele zawodowe, mieć wizję pracy i możliwości rozwoju – niezależnie od tego, w jakim wymiarze pracy przyjdzie nam pracować. Oprócz tego zastanówmy się też nad naszymi preferencjami dotyczącymi trybu pracy (stacjonarny czy zdalny) oraz rodzaju umowy (B2B, umowa o pracę, umowa na zastępstwo, umowa-zlecenie).
A co w sytuacji, jeśli już pracujemy w firmie na pełny etat i chcielibyśmy zmniejszyć wymiar np. do trzech czwartych? Jak to wyjaśnić pracodawcy?
Joanna Żukowska: Oczywiście to, czy pracodawca będzie chciał zmniejszyć liczbę godzin, będzie zależeć wyłącznie od jego dobrej woli i założeń oraz celów, które wiąże z danym stanowiskiem. Każda sytuacja jest indywidualna i jeśli przełożony nie przystanie na naszą propozycję, to może to oznaczać, że zwyczajnie nie ma takiej możliwości. Podejmując rozmowę na ten temat, dobrze jest mieć konkretną wizję naszej dalszej pracy i wskazać, jak wyobrażamy sobie rozwiązanie poszczególnych kwestii wynikających z tego, że będziemy pracować w mniejszym wymiarze, a więc jak będzie wyglądać dalsza realizacja naszych projektów, co z dotychczasowymi obowiązkami etc. Jeśli chodzi natomiast o same powody, dla których potrzebujemy zmniejszyć etat, nie ma konieczności wchodzenia w szczegóły i tłumaczenia się. Możemy oczywiście wspomnieć o naszej sytuacji rodzinnej, potrzebie odpoczynku i uzyskania równowagi, dodatkowego czasu na realizację pasji czy zdobywanie nowych umiejętności, ale nie mamy obowiązku zagłębiania się w detale i objaśniania naszych prywatnych spraw. Rozmawiajmy otwarcie, przedstawmy krótko nasze argumenty, pamiętając, że dla pracodawcy kluczowe będzie to, jakie on korzyści z tego osiągnie, jak planowana przez nas zmiana wpłynie na zespół, wyniki pracy, terminy realizacji zadań etc. Może jakieś inne rozwiązanie okaże się wystarczające, jak np. elastyczny grafik, praca zdalna czy zmiana ustaleń dotyczących poszczególnych zadań. Pamiętajmy, że w przypadku zmiany, konieczne jest omówienie wszystkich szczegółów związanych z nowym wymiarem pracy, a więc m.in. podział obowiązków, kwestia wynagrodzenia etc.
Godziny godzinami, ale dziś wiele osób pracuje w sposób zadaniowy, a więc najistotniejsze jest, aby zrealizować określone zadania w konkretnym czasie. Pojawia się zatem ryzyko, że nawet jeśli mamy mniejszy wymiar, to nie wyrabiamy się w terminie i musimy poświęcić więcej godzin na pracę. Jak sobie z tym radzić?
Joanna Żukowska: Umowa o pracę wiąże się z pewnymi warunkami. Musimy być do dyspozycji pracodawcy w określonych godzinach i w konkretnym wymiarze. Musimy realizować polecenia przełożonych. Typowy etatowy czas pracy wiąże się więc ze swego rodzaju „odsiedzianymi” godzinami. Jeśli nie udaje nam się zrealizować zadań w tych godzinach, to jest to dla nas sygnał, by przyglądnąć się efektywności osobistej. Być może zbyt dużo czasu poświęcamy mniej istotnym kwestiom i mamy kłopot z ustalaniem, co jest ważne i pilne, a co ma mniejsze znaczenie i może poczekać. Może wystarczy popracować nad lepszym zarządzaniem sobą w czasie? A może dostrzegamy, że trudniej nam się koncentrować, ulegamy rozpraszaczom uwagi: zbyt wciągają nas media społecznościowe albo absorbują small-talki z innymi pracownikami? Warto przyglądnąć się samemu sobie, swojemu stylowi pracy, nawykom i przyzwyczajeniom. Dobrze jest robić notatki np. na temat pracy nad danym projektem, by później przeanalizować czynniki, które sprzyjały naszej pracy lub wprowadzały chaos, dekoncentrację, opóźnienia. Warto świadomie odsuwać od siebie bodźce, które negatywnie wpływają na samopoczucie i produktywność, a także korzystać z narzędzi, które pomagają usprawnić pracę, np. z techniki Pomodoro, która zakłada, że pracujemy nad zadaniami w cyklach czasowych, trwających 25 minut, a na każdy taki okres pracy przypada krótka przerwa. A może problem leży jeszcze gdzieś indziej? W szacowaniu czasu przeznaczonego na dane zadanie albo w wyznaczaniu nierealnych celów? Może w firmie brakuje zasobów adekwatnych do ilości pracy? W takiej sytuacji warto porozmawiać z przełożonym i wspólnie wypracować korzystne dla każdej strony rozwiązanie. Zastanówmy się wspólnie, jak możemy rozłożyć podział prac, by z jednej strony dotrzymać terminów, a z drugiej – nie obciążać pracownika dodatkowymi godzinami. To też dobry moment na analizę trudności, które pojawiają się na drodze do realizacji celów. Warto wyciągnąć wnioski na przyszłość i jeszcze przed rozpoczęciem projektu, rzetelnie i wiarygodnie oszacować czas i zasoby potrzebne do jego realizacji, biorąc pod uwagę również niespodziewane sytuacje, które mogą się pojawić, i przygotowując plan awaryjny.
Mniejszy wymiar czasu pracy może się też wiązać z potrzebą większej asertywności i umiejętnością powiedzenia „nie”. Jak reagować w sytuacji, gdy – zgodnie z ustaleniami – planujemy skończyć pracę np. za godzinę, a tymczasem otrzymujemy zadanie, którego realizacja zajmie więcej czasu, lecz zdaniem szefa czy współpracownika nie może ono poczekać?
Joanna Żukowska: Dużo zależy od okoliczności, czy to rzeczywiście jest jakaś wyjątkowa, bądź kryzysowa sytuacja, gdzie wszystkie ręce na pokład są nieodzowne, czy po prostu osoba, która nam zleca zadanie, tak zaplanowała sobie pracę, że nie uwzględniła grafiku pozostałych pracowników. W takiej sytuacji trudno oczekiwać, że zostawimy bieżące zadania lub zostaniemy dłużej w firmie, rezygnując z własnych celów i planów. Poinformujmy więc przełożonego czy współpracownika, że będziemy się mogli zająć tym zadaniem jutro, ponieważ na dziś już musimy skończyć pracę. Możemy też dokonać zmian we własnym harmonogramie i przesunąć realizację jakiegoś innego zadania, by zająć się tym pilniejszym, ale wszystko to odbywa się w ustalonych ramach czasowych. Możemy podkreślić, że bardzo chcielibyśmy pomóc, ale mamy inne zobowiązania, którymi musimy się zająć. Nie musimy jednak tłumaczyć się i opowiadać o tym, że jedziemy do przedszkola, żeby odebrać dziecko, na zakupy, do lekarza, do domu czy na basen. Mamy prawo zakończyć pracę zgodnie z umową. Ale takie zdarzenia warto też potraktować jako lekcje na przyszłość i porozmawiać ze współpracownikami o tym, jak możemy usprawnić pracę zespołową, by była dla wszystkich komfortowa.
Jeśli mówimy o pracy zadaniowo-projektowej, warto wspomnieć o osobach, które współpracują w ramach kontraktów B2B z jednym lub różnymi pracodawcami. O czym warto pamiętać, gdy umawiamy się z firmą na realizację jakiegoś dzieła czy zlecenia w określonym wymiarze czasowym?
Joanna Żukowska: Warto, by osoba, która podejmuje się zlecenia, zapytała zleceniodawcę, ile czasu realnie powinno zająć to zadanie, ale jednocześnie dobrze jest samemu dokonać takich kalkulacji. Koniecznie uwzględnijmy czas potrzebny na poprawki, niespodziewane sytuacje, ewentualne utrudnienia czy dodatkowe kwestie, które pojawią się w trakcie pracy. Jeśli podczas realizacji projektu zorientujemy się, że oszacowany czas okazał się niewystarczający, spotkajmy się z naszym zleceniodawcą i wspólnie zrewidujmy dotychczasowe normy czasowe. Jeśli zadanie jest bardziej skomplikowane niż myśleliśmy, wyjaśnijmy powody, dla których chcemy wydłużyć deadline. Być może będziemy potrzebować wsparcia – podkreślmy wówczas, że zależy nam na rzetelności, interdyscyplinarnym charakterze pracy, szerszym spojrzeniu i niepopełnieniu błędów. Zaproponujmy np. poszerzenie zespołu, skorzystanie z fachowego wsparcia i kompetencji innych ekspertów. A może konieczne będzie sięgnięcie po inne narzędzia pracy? Warto o tym rozmawiać w trakcie pracy, nie ukrywać przed zleceniodawcą czy pracodawcą trudności, na które napotykamy, tylko wspólnie poszukać konstruktywnego rozwiązania i przewidzieć różne ryzyka.