Porady Kariera i rozwój Jak skutecznie delegować zadania?
19.02.2020  | 5 min czytania

Jak skutecznie delegować zadania?

19.02.2020  | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl

Delegowanie zadań to jedna z kluczowych kompetencji na stanowisku kierowniczym. Firma, w której zadania są rozdzielane umiejętnie, lepiej funkcjonuje. Warto zadbać o ten aspekt i pamiętać, że przekazywanie pracownikom nowych zadań wymaga od menedżera przedstawienia konkretnych wskazówek i oczekiwań, analizy wyników pracy oraz udzielenia informacji zwrotnej.

Wymagania wobec… samego siebie

Aby móc sprawnie zarządzać pracą zespołu, trzeba najpierw wypracować w sobie odpowiednie podejście i postawę. Menedżer powinien wiedzieć, że od tego, czy dobrze zinterpretuje i pozna umiejętności poszczególnych osób w zespole, zależeć będą dalsze działania i efekty (np. to, czy postawione przed nim zadania zostaną zrealizowane na czas i z zachowaniem właściwych standardów). Należy więc dbać o komunikację i wiedzieć, które osoby będą najlepszymi specjalistami do realizacji konkretnego projektu.

Jak poprawić relacje z szefem?

Młodym szefom trudno jest czasem przenieść taką odpowiedzialność na innych, dlatego radzi się im, by zaczęli od delegowania niewielkich, niezbyt obciążających i nieprzesadnie odpowiedzialnych zadań. Pomoże mu to nie tylko zbudować relacje oparte na zaufaniu, ale też lepiej poznać możliwości i kompetencje poszczególnych pracowników.

Jeśli dopiero wchodzisz na ścieżkę menedżerską i od niedawna zarządzasz zespołem, pamiętaj, aby:

  • dawać jasne wskazówki dotyczące wyników, których oczekujesz
  • systematycznie sprawdzać postępy i upewniać się, że wszyscy członkowie zespołu radzą sobie z powierzoną im pracą.

Jak dobrze opracować listę zadań i poprawić efektywność w pracy?

Czas ma kluczowe znaczenie

W pracy menedżera ważna jest również systematyczność i umiejętność planowania. Bardzo istotne jest m.in. to, by na realizację konkretnego projektu zarezerwować sobie i swoim pracownikom odpowiednio dużo czasu. Ten bufor powinien uwzględniać zarówno czas potrzebny samym pracownikom na wykonanie poszczególnych zadań, jak i chwile niezbędne menedżerowi na udzielanie wskazówek, pomocy czy informacji zwrotnych.

5 sposobów na to jak NIE rozpoczynać dnia pracy

Im szybciej, tym lepiej

Otrzymane zadania warto przekazywać swoim pracownikom od razu. Zwlekanie może w tym przypadku oznaczać obniżenie efektywności pracy. Im mniej czasu pozostawisz sobie na przydzielenie konkretnego zadania, tym mniej czasu będzie na jego wykonanie. Jeśli okaże się, że osoba, która została oddelegowana do konkretnego projektu, nie jest w stanie mu podołać, może to dodatkowo skomplikować sytuację.

7 sposobów, jak pracować wydajniej

Doświadczeni menedżerowie nie mają problemu z tym, by szybko ocenić, czy dany podwładny ma potrzebne kompetencje i czy da sobie radę z wykonaniem powierzonej pracy. Potrafią również tak delegować zadania, by wspierać swoich pracowników w rozwijaniu tych umiejętności, na których im zależy.

4 rzeczy wpływające na szczęście w pracy

Nie tylko zlecanie, ale też porady i wsparcie

W delegowaniu bardzo ważna jest relacja. Menedżer polega na swoich podwładnych i ufa, że do powierzonych zadań podejdą w sposób odpowiedzialny i rzetelny. Pracownicy natomiast powinni mieć poczucie, że w trudnych chwilach będą mogli poprosić przełożonego o fachową poradę i potrzebne wsparcie. Dobra kontakt jest tu kluczem.

Praca w nadgodzinach – ABC

Menedżer nie powinien zwlekać do ostatnich chwil przed terminem zakończenia zadania z pytaniem, czy ktoś ma jakieś wątpliwości i czy wszystko idzie zgodnie z planem. Spotkania dotyczące postępów pozwalają na bieżąco kontrolować stan pracy i pokonywać pojawiające się trudności.

Narzędzia, grafik, zasady – ważne od początku

Przy delegowaniu zadań należy także pamiętać, by wyraźnie je rozgraniczać, zarówno pod względem ich ważności, jak i kolejności. Dobrze jest też przedstawić pracownikom ramy, w których mogą działać, a które dotyczą np. zaplanowanego budżetu. Jako menedżer możesz delegować zadania jedynie osobom, które bezpośrednio Tobie podlegają, a jeśli chcesz zaprosić do współpracy osobę, która pracuje w innym zespole, musisz uzgodnić to z jej przełożonym. Pracę nad projektem z pewnością usprawni ustalenie już na samym początku, w jakich sprawach pracownik może sam podejmować decyzje.

Warto korzystać także z narzędzi stworzonych z myślą o wspieraniu menedżerów w procesie delegowania zadań i kontrolowania postępów. Na uwagę zasługują m.in. ogólnodostępne i darmowe programy, takie jak m.in. Remember The Milk, Trello, Habitica czy Any.do.

Awans – co pracodawca bierze pod uwagę?

Eksperci od rynku pracy prognozują, że w niedługim czasie zdolności menedżerskie będą ważne także dla osób, które na co dzień nie zajmują się zarządzaniem zespołem. Dobrze jest zatem ćwiczyć te umiejętności bez względu na to, jak planujemy dalszy rozwój kariery.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV

Oceń artykuł