Porady Kariera i rozwój Jak poprawić relacje z szefem?
03.01.2019 | 5 min czytania

Jak poprawić relacje z szefem?

03.01.2019 | 5 min czytania
Autor wpisu Pracuj.pl
Ocena treści
(5)
  • Szef w roli rodzica – co wtedy?
  • Komunikat „ja” zamiast komunikatu „ty” – co zyskujemy?
  • Koncepcja porozumienia bez przemocy – dlaczego tak ważna w biznesie?
  • Sześć obszarów, o które powinien zatroszczyć się pracodawca.

Asertywna i świadoma komunikacja to przepis na udaną relację z szefem. Pracownik powinien jasno wyrażać swoje potrzeby i dopytywać szefa o jego wymagania. Do zadań przełożonego należy m.in. dbanie o motywację podwładnych.

Na co zwracać uwagę w relacjach szef – pracownik? Rozmawiamy z Łukaszem Bielińskim, praktykiem NVC, trenerem biznesu, specjalizującym się w obsłudze „trudnego” klienta, skutecznym delegowaniu zadań, sprzedaży bezpośredniej.

„Mój szef ma trudny charakter i jest nie do zniesienia”. Z takim zdaniem można się nieraz spotkać. Skąd się biorą złe relacje z szefem?

Pracownik pewnie powiedziałby, że to przez szefa. Szef z kolei, że przez pracownika. Często jednak odpowiedzialność za zaistniałą sytuację leży zarówno po jednej, jak i drugiej stronie. Pracownik i szef to dorośli ludzie, którzy - w teorii - zawierają umowę współpracy, by dzielić się zasobami, a w konsekwencji łatwiej osiągać założone cele. Niestety często się zdarza, że szef wchodzi w rolę rodzica. Pracownicy - tak jak małe dzieci – oczekują wówczas, że szef zaopiekuje się ich potrzebami. Przestają sami o nie dbać albo, jak zbuntowane dzieci, zaczynają o nie walczyć. O mechanizmie wchodzenia w role rodzica, dziecka i dorosłego mówi psychologiczna koncepcja stosunków międzyludzkich, tzw. analiza transakcyjna, stworzona przez E. Berne’a.

Kiedy problem leży po stronie pracownika?

Szefowie mają swoje cele do zrealizowania i potrzebują do tego efektywnej pracy podwładnych. Kiedy wydajność jest niska, zachodzi ryzyko niezrealizowania celów. Wtedy najczęściej pojawia się stres i dochodzi do konfliktów, bo szef upatruje winy u swoich podwładnych.

A co, jeśli to szef doprowadza do napiętych sytuacji?

Szefowie mogą nieświadomie zaniedbać sześć obszarów wpływających na efektywność pracy swoich pracowników. Do napięć może dochodzić, jeśli przełożony nie zapewni podwładnym odpowiedniej wiedzy i umiejętności, nie umożliwi właściwego przepływu informacji, nie będzie pamiętać, jak ważna jest psychiczna i fizyczna równowaga organizmu i nie zapewni w związku z tym odpowiednich warunków pracy. Relacje są niekorzystne też wtedy, gdy pracownicy nie są odpowiednio motywowani i nie mają dostępu do potrzebnych narzędzi. Pracodawca powinien również pomyśleć o stworzeniu adekwatnej struktury organizacyjnej oraz procesów pracy.

Zaniedbania w tych obszarach mogą wynikać z braku świadomości, wiedzy i kompetencji szefów oraz z ich postawy, którą kształtowało wychowanie, relacje rodzinne oraz doświadczenia życiowe. Na przykład przekonania w stylu: „płacę, więc wymagam”, „pracownik powinien być posłuszny”, „jak się nie podoba, to niech się zwolnią”mogą blokować szefów przed tym, żeby stworzyć wspierające warunki pracy swoim pracownikom i budować z nimi dobre relacje. Pracownicy, tak jak szefowie, także mają swoje cele, które chcą realizować. Może być to utrudnione, jeśli szef nie zadbał odpowiednio o wymienione wcześniej obszary. Nie zwalnia to jednak pracownika z odpowiedzialności za realizację celów i zaspokajanie potrzeb. Dlatego jeśli pracownik nie będzie asertywnie komunikował swoich potrzeb i stawiał granic, wtedy może dochodzić do konfliktów - jawnych albo utajnionych.

Dobry szef, czyli jaki?

Dla wielu osób to taki, który bierze pod uwagę potrzeby pracowników. Szanuje, docenia, stara się zrozumieć pracownika i potrafi znaleźć rozwiązania win-win, zamiast próbować dominować.

Na czym polega świadoma komunikacja?

Na przykład czasami trzeba powiedzieć szefowi, że wykonanie dwóch zadań: X i Y wymaga określonej ilości czasu. Jeśli szef chce mieć zadanie Y do wskazanego terminu, to wtedy albo trzeba zawiesić robienie zadania X i skupić się od razu na Y, albo potrzeba więcej zasobów np. w postaci pomocy dodatkowej osoby. Warto zapytać, które rozwiązanie szef wybiera. A może widzi jeszcze jakieś inne opcje? Oczywiście czasami może się zdarzyć, że szef tak bardzo skupia się na swoich potrzebach i ma nierealne oczekiwania, że żadna merytoryczna dyskusja nie działa. Wtedy warto rozważyć poszukanie pracy w innym miejscu. Jednak wiele osób tak bardzo boi się rozmowy o swoich granicach, że pomija ją i od razu rozważa to ostateczne rozwiązanie. Niestety, jest wielce prawdopodobne, że w kolejnej pracy spotka się z takimi samymi problemami.

10 zachowań po których poznasz złego szefa

Czy nie jest tak, że pracownicy często nadinterpretują zachowania szefa?

Może się tak zdarzać. Prowadząc sesje coachingowe, spotykałem się z tym, że pracownik np. miał pretensje do szefa, że ten od dłuższego czasu nie dał mu podwyżki. Miał on przekonanie, że szef jest egoistyczny i chciwy, nie docenia go i chce go wykorzystać. Kiedy zapytałem tego pracownika, czy kiedykolwiek sam poszedł i poprosił o podwyżkę, ten odpowiedział, że nie, bo bał się, że szefowi się to nie spodoba i że będzie chciał go zwolnić. Kiedy jednak udało mu się przepracować sabotujące przekonania i odważył się zapytać o podwyżkę, okazało się, że dostał ją bez problemu. Oczywiście sytuacja dotyczyła osoby, która potrafiła wykazać, że zasługuje na podwyżkę. W negocjacjach pomocne okazują się kompetencje sprzedażowe, które podkreślają wartość, jaką wnosimy do firmy. Argument w stylu „chciałbym podwyżkę, bo tu długo pracuję” niewiele znaczy.

Jak rozpoznać agresywnego szefa?

Podnoszenie tonu głosu, groźby, porównywanie do innych pracowników itp. - to są zachowania łatwe do rozpoznania. Natomiast agresja może przybierać też bardzo subtelną formę. Aby ją dostrzec, warto przyglądać się swoim emocjom. Kiedy wydaje nam się, że wszystko jest w porządku, a mimo to pojawia się w nas lęk, wstyd lub poczucie winy, może to być sygnał, że doświadczamy subtelnej agresji. Warto jednak sprawdzić, co jest bodźcem, który wywołuje te emocje. Bo może być tak, że sami dopowiadamy sobie w głowach słowa, które nie padły z ust naszych przełożonych i reagujemy wtedy na nasze wyobrażenia, a nie na rzeczywistość. Np. szef może powiedzieć „chciałbym, żebyś zajął się tematem X”, natomiast my możemy w naszej głowie dopowiedzieć sobie: „masz się tym zająć natychmiast. Musisz wykonać to sam i zrobić to perfekcyjnie, bo inaczej Cię zwolnię”. Warto w takich sytuacjach dopytać i sprawdzić, co szef rozumie pod pojęciem „zająć się tym tematem”. Natomiast komunikat w stylu: „wiem, że mogę na Ciebie liczyć, dlatego chciałbym żebyś zajął się zadaniem X” może być świadomą lub nieświadomą manipulacją, której celem jest ograniczenie możliwości odmowy przez wzbudzenie poczucia winy i sugerowanie, że „jeśli odmówisz, to będę zawiedziony”. Dlatego polecam zarówno szefom, jak i pracownikom książkę Madsen Pirie pt. „Logika zwyciężania sporów. Broń przeciwko kłamcom i krętaczom”, w której znajdziemy kilkadziesiąt wzorców niemerytorycznej argumentacji, która może pojawiać się w dyskusjach na poziomie szef-pracownik.

5 pomysłów na prezent dla szefa

Czy lepiej jest unikać agresywnego szefa, czy jednak podjąć próbę konfrontacji?

Wszystko zależy od kontekstu, naszych umiejętności komunikacji oraz kondycji psychicznej i fizycznej w danym momencie, pozycji w firmie i sytuacji finansowej. Jeśli zdecydujemy się na konfrontację, to poprośmy o rozmowę na osobności. W rozwijaniu kompetencji komunikacyjnych może pomóc metoda Nonviolent Communication (Porozumienie Bez Przemocy), opisana np. w książce „Komunikacja Konstruktywna w biznesie” Gabriele Lindemann, Vera Heim. Znajdziemy tam mnóstwo wskazówek dotyczących poprawnego dialogu. Jestem za odpowiednią konfrontacją, bo unikanie agresywnego szefa przez długi czas raczej będzie zaogniać konflikt, a przecież lepiej rozwiązać go w zarodku.

Na czym polega sekret udanej komunikacji z szefem?

Przede wszystkim być wrażliwym na swoje potrzeby i potrzeby szefa. Umieć komunikować się w taki sposób, by szef miał przekonanie, że jego potrzeby są dla nas ważne. A jeśli się na coś nie zgadzamy, to nie wynika to z faktu, że jesteśmy przeciwko niemu, tylko dlatego, że chcemy zadbać także o nasze potrzeby i znaleźć takie rozwiązania, które zaspokoją potrzeby obu stron. Ważna jest umiejętność stosowania komunikatu „ja”, ale także zdolność słuchania krytyki w taki sposób, żeby nie brać jej osobiście.

Co utrudnia budowanie dobrych relacji?

Jedną z fundamentalnych barier jest stosowanie języka interpretacji zamiast języka obserwacji. W efekcie może dojść do nieporozumień. Np. komunikat „dobrze wykonujesz swoją pracę” to interpretacja, która nie wyraża precyzyjnie, jakie konkretnie zachowanie pracownika jest pożądane. Ktoś, słysząc taki komunikat, może uznać za kluczowe zupełnie inne zachowania niż nadawca. Język obserwacji eliminuje ten problem. Komunikat „podoba mi się, że przygotowałeś dzisiaj 5 raportów” jasno wyraża, co chwalimy. Dodatkową barierą, powołując się na koncepcję kwadratu komunikacyjnego autorstwa niemieckiego psychologa F.Sch. von Thuna, może być odbieranie komunikatów tzw. uchem drażliwym. Język interpretacji to inaczej ocenianie, a oceny niosą dodatkowy przekaz informacji. Może on zostać odebrany jako atak i uruchomić reakcję walki lub uległości. Na przykład w wyrażeniu „jesteś nieefektywny” słowo „nieefektywny” staje się oceną. Nieefektywność kulturowo odbierana jest jako coś złego, a za zło się karze. Dlatego lepiej byłoby wyrazić to zdanie językiem obserwacji, np. „standardem w naszej pracy jest zrobienie tego zadania w 30 minut, a Tobie zajęło to godzinę.” A następnie zaproponować rozmowę o tym, co jest przyczyną tego stanu rzeczy.

Pracownik raczej nie ma wpływu na to, czy przełożony będzie stosować ocenianie…

To prawda. Ma natomiast wpływ na sposób, w jaki odbierze taką ocenę - czy będzie słuchał „uchem drażliwym”, odbierając słowa jako krytykę, czy nauczy się słuchać swojego szefa „uchem terapeutycznym”. Podczas warsztatów z komunikacji empatycznej uczymy się słuchać właśnie w ten drugi sposób. Uczestnicy uczą się zamieniać komunikat „ty” szefa na komunikat „ja”. Słowa: „jesteś niekompetentny”, które są komunikatem „ty”, po transformacji na komunikat „ja”, mogą brzmieć tak: „Jeśli wykonujesz tę czynność tak, jak ją wykonujesz, to mam obawy, że w efekcie nie wyrobimy się ze zrobieniem tego zadania dla naszego klienta. Wtedy możemy stracić kontrakt i bezpieczeństwo finansowe firmy będzie zagrożone.” Tego typu komunikat łatwiej odebrać i przejść do merytorycznej dyskusji nad rozwiązaniem problemów, zamiast tłumaczyć się albo zrzucać odpowiedzialność na innych.

Co robić, jeśli nie zgadzamy się z opinią przełożonego, na przykład w sprawie projektów, zasad itp.?

Warto porozmawiać o tym z przełożonym, ale w odpowiedni sposób. Np. zadbać o rozmowę sam na sam. Przygotować się merytorycznie – opisać zagrożenia i konsekwencje, które widzimy w kontekście danej opinii czy decyzji. Używać języka faktów, wyrażać swoje uczucia i potrzeby związane z opinią czy decyzją przełożonego, odczytać potrzeby i uczucia szefa, które motywowały go do podjęcia danej decyzji. Oczywiście warto wcześniej przetrenować z kimś kompetentnym taki dialog, żeby przygotować się także na trudne sytuacje, bo nadawca komunikatu nie ma wpływu na odbiór jego komunikatu.

Czy warto często konsultować się z szefem, czy lepiej postawić na samodzielność?

Warto pytać, na ile możemy być samodzielni. Na sesjach coachingowych spotykałem managerów, którzy narzekali na to, że pracownicy bez przerwy przychodzili do nich z pytaniami i wytrącali ich z pracy. Ten problem często wynika z braku ustalenia zakresu odpowiedzialności każdego pracownika, oczekiwań wobec niego i zasad współpracy. Pracownik boi się, że jeśli samodzielnie podejmie jakieś działania, to może coś zrobić niezgodnie z oczekiwaniami przełożonego, a nawet popełnić błąd, za co spotka go kara. Dlatego jeśli szef nie wyraził jasno zasad współpracy, warto o nie dopytać.

A co, jeśli szef nie chwali podwładnych?

Szef nie chwali, bo np. obawia się, że docenianie ludzi sprawi, że osiądą na laurach. Często zachowanie pracownika lub jakaś jedna rzecz nie podoba się przełożonemu, przez co nie jest w stanie dostrzec pozytywów w pracy podwładnego. Może być też tak, że podwładny był zawstydzony otrzymaniem pochwały i stworzyła się niezręczna atmosfera, przez co szef nieświadomie zaczął unikać takich niewygodnych sytuacji. W każdym razie pochwała pochwale nierówna i niektóre jej formy przybierają kształt destrukcyjny. Na przykład etykietowanie: „jesteś dobrym pracownikiem” nie mówi o tym, jakie konkretnie zachowania są pożądane. W efekcie pracownik może błędnie odczytać te słowa. A to w dłuższej perspektywie doprowadzi do tego, że szef przestanie być zadowolony z pracy podwładnego i np. go skrytykuje. Pracownik zakwestionuje wcześniejszy komplement i uzna, że szef go wtedy „oszukał”. To odbija się na jego systemie motywacyjnym i często doprowadza do kwestionowania wartości przyszłych pochwał. Tymczasem dla każdego pracownika ważne jest otrzymywanie także pozytywnej informacji zwrotnej, bo dzięki temu ma większą jasność, jakie konkretne zachowania są przez szefa pożądane.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV

Oceń artykuł