Planowanie i organizowanie czasu pomaga radzić sobie z natłokiem obowiązków. Lista zadań to narzędzie, dzięki któremu nie trzeba zastanawiać się, jaki jest kolejny etap prac nad ważnym projektem albo jakie dokumenty zabrać na spotkanie z szefem. Przygotowując listę, dobrze jest pamiętać o podstawowych zasadach, na przykład o zachowaniu prostej formy i analizie własnych potrzeb i możliwości.
Czas ucieka Ci przez palce? Nadmiar obowiązków zabija Twoją motywację i wydajność? Lista zadań może okazać się rozwiązaniem Twoich problemów, o ile ułożysz ją w przemyślany sposób. W sporządzaniu „to do list” największe znaczenie mają:
-
Cel
Układasz listę, bo chcesz osiągać większą efektywność lub mieć poczucie, że panujesz nad sytuacją? Tak sformułowane zamiary mogą okazać się zbyt ogólne. Aleksandra Budzyńska, znana jako Pani Swojego Czasu, zakończyła jedno z wystąpień stwierdzeniem:
Zarządzanie czasem nigdy nie jest celem. Zarządzanie czasem może być, co najwyżej, drogą do celu.
Taką opinię podziela również Malwina Bakalarz, która w książce „Jak zmieniłam życie w rok?” napisała: „Jeśli chcesz się zorganizować, musisz wiedzieć, po co to robisz. Ja organizuję swoje życie po to, żeby „zarobić” jak najwięcej czasu dla rodziny i dla samej siebie. Na swój rozwój”.
Spotkania z bliskimi, podnoszenie kwalifikacji, zainteresowania i pasje, odpoczynek, możliwość podróżowania – zastanów się, na co chciałbyś przeznaczać „zaoszczędzone” chwile.
Weź sprawy w swoje ręce i zaplanuj karierę!
-
Narzędzia
Zastanawiałeś się już, jak zapisywać swoją listę? Planowanie na luźnych kartkach, które często giną, może okazać się niepraktycznym rozwiązaniem. Piotr Zawadzki, trener pracy, coach i mówca motywacyjny, zaznacza, że:
Ważne, by lista zadań była dostępna „od ręki”, więc najlepszym narzędziem do jej przechowywania jest telefon lub podręczny notatnik.
Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają planowanie. Ważne, by znaleźć takie, które jest najlepsze dla Ciebie. Ten pogląd podziela Malwina Bakalarz, która w swojej książce pisze: „Jest też masa narzędzi, które mają nam pomagać – kalendarze, bullet booki, plannery, aplikacje, programy (…). Możesz korzystać ze wszystkiego i być najbardziej niezorganizowaną osobą na świecie. Może Ci też wystarczyć kartka i długopis, albo w ogóle sama głowa. Najważniejsze to nie zmuszać się do żadnego z rozwiązań i nie planować dla planowania, bo obecnie nie jest trudno zafiksować się na punkcie samej metody.”
-
Adekwatność do potrzeb i możliwości
Ważne, by lista pomagała Ci realizować cele. Warto ją stworzyć na bazie własnych oczekiwań. Tylko wtedy można odkrywać skuteczność takiego rozwiązania. Jak mówi Piotr Zawadzki:
Tworzenie "to do list" to jedna z popularniejszych metod uzyskania większej produktywności. Taka lista jest po to, aby nam pomóc, dlatego ma być w pełni dostosowana do naszych potrzeb.
Coach zaznacza, że lista nie powinna być kolejnym wyzwaniem, ale praktycznym narzędziem, które ułatwia życie.
-
Prostota
Mniej znaczy lepiej. Ważne, by spis zadań był przejrzysty - w przeciwnym razie będziesz tracić cenny czas na odczytywanie niewyraźnych zapisków lub rozwijanie skrótów myślowych.
„To do list” nie ma być czymś skomplikowanym, w czym się pogubimy. Nie może być zbyt rozbudowana – tłumaczy Piotr Zawadzki.
-
Elastyczność
Warto traktować listy zadań jako pomocne narzędzie, a nie jedyny słuszny plan, którego pod żadnym pozorem nie powinno się modyfikować, np. pod wpływem nieprzewidzianych zdarzeń. Jak zaznacza trener pracy:
To Ty tworzysz listę, a nie ona Ciebie. Możesz ją zmieniać w trakcie wykonywania zadań, modyfikować kolejność działań, wykreślać zadania, które okazują się zbędne.
-
Minimalizm
Ważne, by realnie oceniać swoje możliwości. Nadmiar punktów na liście może działać demotywująco. Piotr Zawadzki tłumaczy, że lista składająca się ze zbyt wielu pozycji może przytłaczać, zamiast motywować.
6 prostych sposobów dzięki którym poradzisz sobie z rozpraszaczami uwagi
-
Kolejność realizowanych zadań
Co robić w pracy w poniedziałkowy poranek, kiedy ma się w perspektywie tydzień pełen wyzwań? Można np. wykonać kilka ćwiczeń na rozgrzewkę, czyli zrobić coś nieskomplikowanego, co szybko przyniesie efekt: zamówić tonery do drukarki, posprzątać biurko, odpisać na maile itp. Zdaniem Piotra Zawadzkiego, wykonanie najprostszych zadań z listy motywuje do podejmowania bardziej wymagających działań.