Pracownik biurowy odpowiada za prowadzenie biura. Do jego zadań należy m.in. obsługiwanie urządzeń biurowych i przygotowywanie dokumentacji. Wymagana jest dokładność, zorganizowanie i komunikatywność.
Pracodawco, sprawdź zakres obowiązków pracownika biurowego i wzór ogłoszenia o pracę
Pracownik biurowy – opis stanowiska
Dokładna lista obowiązków pracownika biurowego zależy przede wszystkim od tego, jaką funkcję pełni on w firmie. Przykładowo: inne obowiązki ma sekretarka, a inne księgowa. Wśród najczęściej wykonywanych zadań znajdują się:
- sporządzanie dokumentów firmowych, do których zaliczają się m.in. raporty, sprawozdania, zestawienia, protokoły, notatki służbowe oraz analizy,
- gromadzenie dokumentów firmowych, dbanie o ich właściwe uporządkowanie, a także odpowiednie zabezpieczenie,
- obsługiwanie urządzeń wykorzystywanych do pracy w biurze – m.in. komputera oraz drukarki,
- dbanie o korespondencję – odbieranie poczty oraz jej wysyłanie, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej,
- prowadzenie terminarza spotkań,
- organizowanie biznesowych spotkań przełożonego,
- przygotowywanie sali konferencyjnej przed naradami oraz spotkaniami,
- prowadzenie rozmów telefonicznych lub przekierowywanie rozmówców do odpowiednich osób pracujących w firmie,
- kontrolowanie przepływu informacji pomiędzy różnymi pracownikami oraz działami przedsiębiorstwa,
- dbanie o to, by w biurze znajdowały się wszystkie materiały, które są niezbędne do pracy.
5 porad dla pracowników biurowych
Jakie cechy i umiejętności powinien posiadać pracownik biurowy?
Wykonywanie tak dużej liczby obowiązków wymaga posiadania odpowiednich cech oraz umiejętności, dzięki którym praca będzie efektywna. Pracownikowi biurowemu najbardziej przydadzą się:
- Umiejętność zarządzania sobą w czasie
Liczne obowiązki wymagają dobrej organizacji. Pracownik biurowy powinien umiejętnie zarządzać sobą w czasie, by zdążyć z wykonaniem wszystkich powierzonych mu zadań. Musi pamiętać zarówno o terminach oddania swoich raportów i analiz, jak również o tym, kiedy odbędą się spotkania biznesowe jego przełożonego.
- Dobra znajomość obsługi komputera oraz urządzeń biurowych
W biurze niezbędna jest umiejętność korzystania z komputera, ponieważ pracownik biurowy zajmuje się m.in. odbieraniem i wysyłaniem poczty elektronicznej, a także przygotowywaniem dokumentacji. Powinien także z łatwością obsługiwać wszelkiego rodzaju urządzenia biurowe, takie jak np. kserokopiarka.
5 porad dla pracowników biurowych
- Komunikatywność
Pracownik biurowy musi bez problemu porozumiewać się z przełożonym, którego polecenia wykonuje. Umiejętność skutecznego komunikowania się jest również niezbędna w kontaktach z klientami – to właśnie na pracowniku biurowym ciąży obowiązek prowadzenia korespondencji oraz rozmów telefonicznych.
- Precyzyjność
Prowadzenie firmowej dokumentacji wymaga od pracownika biurowego bardzo dużej dokładności. Dotyczy to zarówno przygotowywania pism, jak również ich gromadzenia. Wszelkie nieprawidłowości mogą spowolnić pracę firmy.