Dokumenty pod kontrolą, czyli o obowiązkach pracownika biurowego

Kategoria
Kariera i rozwój

Autor wpisu
Pracuj.pl Ocena treści 3/5 (5)
Kategoria: Kariera i rozwój
Ocena treści 3/5 (5)

Pracownik biurowy odpowiada za prowadzenie biura. Do jego zadań należy m.in. obsługiwanie urządzeń biurowych i przygotowywanie dokumentacji. Wymagana jest dokładność, zorganizowanie i komunikatywność.

Pracownik biurowy – opis stanowiska

Dokładna lista obowiązków pracownika biurowego zależy przede wszystkim od tego, jaką funkcję pełni on w firmie. Przykładowo: inne obowiązki ma sekretarka, a inne księgowa. Wśród najczęściej wykonywanych zadań znajdują się:

  • sporządzanie dokumentów firmowych, do których zaliczają się m.in. raporty, sprawozdania, zestawienia, protokoły, notatki służbowe oraz analizy,
  • gromadzenie dokumentów firmowych, dbanie o ich właściwe uporządkowanie, a także odpowiednie zabezpieczenie,
  • obsługiwanie urządzeń wykorzystywanych do pracy w biurze – m.in. komputera oraz drukarki,
  • dbanie o korespondencję – odbieranie poczty oraz jej wysyłanie, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej,
  • prowadzenie terminarza spotkań,
  • organizowanie biznesowych spotkań przełożonego,
  • przygotowywanie sali konferencyjnej przed naradami oraz spotkaniami,
  • prowadzenie rozmów telefonicznych lub przekierowywanie rozmówców do odpowiednich osób pracujących w firmie,
  • kontrolowanie przepływu informacji pomiędzy różnymi pracownikami oraz działami przedsiębiorstwa,
  • dbanie o to, by w biurze znajdowały się wszystkie materiały, które są niezbędne do pracy.

5 porad dla pracowników biurowych

Jakie cechy i umiejętności powinien posiadać pracownik biurowy?

Wykonywanie tak dużej liczby obowiązków wymaga posiadania odpowiednich cech oraz umiejętności, dzięki którym praca będzie efektywna. Pracownikowi biurowemu najbardziej przydadzą się:

  • Umiejętność zarządzania sobą w czasie

Liczne obowiązki wymagają dobrej organizacji. Pracownik biurowy powinien umiejętnie zarządzać sobą w czasie, by zdążyć z wykonaniem wszystkich powierzonych mu zadań. Musi pamiętać zarówno o terminach oddania swoich raportów i analiz, jak również o tym, kiedy odbędą się spotkania biznesowe jego przełożonego.

  • Dobra znajomość obsługi komputera oraz urządzeń biurowych

W biurze niezbędna jest umiejętność korzystania z komputera, ponieważ pracownik biurowy zajmuje się m.in. odbieraniem i wysyłaniem poczty elektronicznej, a także przygotowywaniem dokumentacji. Powinien także z łatwością obsługiwać wszelkiego rodzaju urządzenia biurowe, takie jak np. kserokopiarka.

5 porad dla pracowników biurowych

  • Komunikatywność

Pracownik biurowy musi bez problemu porozumiewać się z przełożonym, którego polecenia wykonuje. Umiejętność skutecznego komunikowania się jest również niezbędna w kontaktach z klientami – to właśnie na pracowniku biurowym ciąży obowiązek prowadzenia korespondencji oraz rozmów telefonicznych.

  • Precyzyjność

Prowadzenie firmowej dokumentacji wymaga od pracownika biurowego bardzo dużej dokładności. Dotyczy to zarówno przygotowywania pism, jak również ich gromadzenia. Wszelkie nieprawidłowości mogą spowolnić pracę firmy.

Kreator CV: stwórz za darmo w 3 prostych krokach skuteczne i profesjonalne CV
Stwórz CV

Oceń artykuł


Narzędzia