7 umiej臋tno艣ci niezb臋dnych w pracy biurowej

Kategoria
Kariera i rozw贸j

Autor wpisu
Pracuj.pl Ocena tre艣ci 4.54/5 (13)
Kategoria: Kariera i rozw贸j
Ocena tre艣ci 4.54/5 (13)

Sekretarka, urz臋dnik, ksi臋gowy czy recepcjonista – w przypadku takich zawod贸w miejscem pracy jest biuro. Wymaga si臋 od nich m.in. umiej臋tno艣ci komputerowych i j臋zykowych. Stanowiska biurowe i administracyjno-biurowe wi膮偶膮 si臋 z okre艣lonymi predyspozycjami i kompetencjami. 聽

Kompetencje a umiej臋tno艣ci – najwa偶niejsze umiej臋tno艣ci w pracy biurowej to:

1. Obs艂uga komputera i urz膮dze艅 peryferyjnych

Znajomo艣膰 pakietu MS Office oraz umiej臋tno艣膰 obs艂ugi program贸w komputerowych usprawniaj膮cych prac臋 (program do wystawiania faktur, rezerwowania pokoi w hotelu itp.) 鈥 to najwa偶niejsze kompetencje twarde, jakie powinien posiada膰 pracownik biurowy. Liczy si臋 r贸wnie偶 umiej臋tno艣膰 obs艂ugi urz膮dze艅 biurowych, takich jak np. drukarka, skaner, kserokopiarka, faks, projektor, niszczarka do papieru, trymetr, bindownica czy laminator.

2. Dobra organizacja pracy

Przekierowywanie po艂膮cze艅 telefonicznych, odpowiadanie na maile, przygotowywanie dokument贸w, wystawianie faktur, wsp贸艂organizowanie spotka艅, konferencji oraz innych wydarze艅 firmowych 鈥 to zaledwie kilka spo艣r贸d wielu obowi膮zk贸w, jakim ka偶dego dnia musi podo艂a膰 pracownik biurowy. Osoba, kt贸ra nie posiada zdolno艣ci organizacyjnych, nie jest w stanie dobrze i sprawnie wykona膰 wszystkich zada艅. 聽聽

3. Dok艂adno艣膰

Pracownik biurowy przygotowuje zestawienia, uzupe艂nia dokumenty, wykonuje obliczenia, umawia spotkania itp. Realizacja podobnych dzia艂a艅 wymaga koncentracji i precyzji. B艂臋dy w dokumentacji wprowadzaj膮 zam臋t, a czasami mog膮 mie膰 bardzo powa偶ne konsekwencje 鈥 finansowe lub prawne. Umiej臋tno艣膰 ich zauwa偶ania i poprawiania jest niezb臋dna w pracy biurowej.

4. Samodzielno艣膰 i rozwi膮zywanie sytuacji konfliktowych

Urz臋dnik lub sekretarka to osoby, kt贸re musz膮 naby膰 umiej臋tno艣膰 samodzielnego dzia艂ania. Dzi臋ki temu mo偶na sprawnie wdro偶y膰 si臋 w obowi膮zki i wykonywa膰 je rzetelnie. W pracy biurowej licz膮 si臋 r贸wnie偶 zdolno艣ci interpersonalne, w tym m.in. umiej臋tno艣膰 艂agodzenia konflikt贸w. Niezadowolony klient, kt贸ry przychodzi do siedziby firmy, najpierw trafia do recepcji. Zachowanie osoby, kt贸r膮 spotyka, mo偶e wp艂yn膮膰 na niego koj膮co lub spowodowa膰 eskalacj臋 z艂o艣ci. 聽聽

5. Znajomo艣膰 j臋zyk贸w obcych

Sprawne pos艂ugiwanie si臋 j臋zykiem angielskim, niemieckim, szwedzkim itd. to kompetencja, kt贸ra liczy si臋 w siedzibach zagranicznych firm. Jest niezb臋dna r贸wnie偶 w hotelu, urz臋dzie, klubie fitness itd. 艁atwo艣膰 w pokonywaniu granic pa艅stw i otwarty rynek 鈥 to czynniki, kt贸re sprawiaj膮, 偶e kompetencje j臋zykowe maj膮 znaczenie niemal w ka偶dym zawodzie.

6. Komunikatywno艣膰

Pracownik biurowy musi skutecznie porozumiewa膰 si臋 nie tylko ze wsp贸艂pracownikami, ale r贸wnie偶 z klientami czy kontrahentami. Do jego zada艅 nale偶y tak偶e kontaktowanie si臋 z zewn臋trznymi us艂ugodawcami, kt贸rzy np. uzupe艂niaj膮 automaty do kawy, naprawiaj膮 instalacje, dostarczaj膮 przesy艂ki, wnosz膮 meble itd. 聽

7. Kultura osobista

Konieczno艣膰 udzielania i zdobywania informacji, a tak偶e utrzymywania kontaktu z klientami 鈥 to dzia艂ania, kt贸re wymagaj膮 nie tylko doskona艂ej organizacji pracy czy komunikatywno艣ci. Tak samo istotna jest kultura osobista, kt贸r膮 nale偶y zachowa膰 zawsze 鈥 r贸wnie偶 w nieprzyjemnych sytuacjach. 聽

Oce艅 artyku艂


Narz臋dzia