19.10.2017
Sekretarka, urzędnik, księgowy czy recepcjonista – w przypadku takich zawodów miejscem pracy jest biuro. Wymaga się od nich m.in. umiejętności komputerowych i językowych. Stanowiska biurowe i administracyjno-biurowe wiążą się z określonymi predyspozycjami i kompetencjami.
1. Obsługa komputera i urządzeń peryferyjnych
Znajomość pakietu MS Office oraz umiejętność obsługi programów komputerowych usprawniających pracę (program do wystawiania faktur, rezerwowania pokoi w hotelu itp.) – to najważniejsze kompetencje twarde, jakie powinien posiadać pracownik biurowy. Liczy się również umiejętność obsługi urządzeń biurowych, takich jak np. drukarka, skaner, kserokopiarka, faks, projektor, niszczarka do papieru, trymetr, bindownica czy laminator.
2. Dobra organizacja pracy
Przekierowywanie połączeń telefonicznych, odpowiadanie na maile, przygotowywanie dokumentów, wystawianie faktur, współorganizowanie spotkań, konferencji oraz innych wydarzeń firmowych – to zaledwie kilka spośród wielu obowiązków, jakim każdego dnia musi podołać pracownik biurowy. Osoba, która nie posiada zdolności organizacyjnych, nie jest w stanie dobrze i sprawnie wykonać wszystkich zadań.
3. Dokładność
Pracownik biurowy przygotowuje zestawienia, uzupełnia dokumenty, wykonuje obliczenia, umawia spotkania itp. Realizacja podobnych działań wymaga koncentracji i precyzji. Błędy w dokumentacji wprowadzają zamęt, a czasami mogą mieć bardzo poważne konsekwencje – finansowe lub prawne. Umiejętność ich zauważania i poprawiania jest niezbędna w pracy biurowej.
4. Samodzielność i rozwiązywanie sytuacji konfliktowych
Urzędnik lub sekretarka to osoby, które muszą nabyć umiejętność samodzielnego działania. Dzięki temu można sprawnie wdrożyć się w obowiązki i wykonywać je rzetelnie. W pracy biurowej liczą się również zdolności interpersonalne, w tym m.in. umiejętność łagodzenia konfliktów. Niezadowolony klient, który przychodzi do siedziby firmy, najpierw trafia do recepcji. Zachowanie osoby, którą spotyka, może wpłynąć na niego kojąco lub spowodować eskalację złości.
5. Znajomość języków obcych
Sprawne posługiwanie się językiem angielskim, niemieckim, szwedzkim itd. to kompetencja, która liczy się w siedzibach zagranicznych firm. Jest niezbędna również w hotelu, urzędzie, klubie fitness itd. Łatwość w pokonywaniu granic państw i otwarty rynek – to czynniki, które sprawiają, że kompetencje językowe mają znaczenie niemal w każdym zawodzie.
6. Komunikatywność
Pracownik biurowy musi skutecznie porozumiewać się nie tylko ze współpracownikami, ale również z klientami czy kontrahentami. Do jego zadań należy także kontaktowanie się z zewnętrznymi usługodawcami, którzy np. uzupełniają automaty do kawy, naprawiają instalacje, dostarczają przesyłki, wnoszą meble itd.
7. Kultura osobista
Konieczność udzielania i zdobywania informacji, a także utrzymywania kontaktu z klientami – to działania, które wymagają nie tylko doskonałej organizacji pracy czy komunikatywności. Tak samo istotna jest kultura osobista, którą należy zachować zawsze – również w nieprzyjemnych sytuacjach.