Sekretarka, urzędnik, księgowy czy recepcjonista – w przypadku takich zawodów miejscem pracy jest biuro. Od wymienionych profesji wymaga się m.in. umiejętności komputerowych i językowych. Stanowiska biurowe i administracyjno-biurowe wiążą się też z określonymi predyspozycjami oraz kompetencjami. Poznaj zatem zakres obowiązków pracownika biurowego i oceń, czy nadajesz się na to stanowisko.
Pracodawco, sprawdź zakres obowiązków pracownika biurowego i wzór ogłoszenia o pracę
Czego dowiesz się z artykułu?
• Umiejętności pracownika biurowego: obsługa komputera i urządzeń oraz dobra organizacja pracy
• Umiejętności pracownika biurowego: dokładność, samodzielność i rozwiązywanie konfliktów
• Pracownik biurowy – zakres obowiązków związanych ze znajomością języków i komunikatywnością
• Pracownik biurowy a kultura osobista
Umiejętności pracownika biurowego: obsługa komputera i urządzeń oraz dobra organizacja pracy
Zakres obowiązków pracownika biurowego obejmuje m.in. znajomość pakietu MS Office oraz umiejętność obsługi programów komputerowych, które usprawniają codzienną pracę. Może to być np. program do wystawiania faktur czy też rezerwowania pokoi w hotelu. Wymienione umiejętności zalicza się do tzw. kompetencji twardych, jakie powinien posiadać każdy pracownik biurowy. Oprócz tego liczy się również znajomość obsługi podstawowych urządzeń biurowych, czyli drukarki, skanera, kserokopiarki, faksu, projektora w sali konferencyjnej, niszczarki do papieru, bindownicy czy laminatora.
Inne obowiązki pracownika biurowego to również przekierowywanie połączeń telefonicznych, odpowiadanie na e-maile, przygotowywanie dokumentów, wystawianie faktur, współorganizowanie spotkań, konferencji oraz innych wydarzeń firmowych. Oczywiście to zaledwie niewielka część spośród wielu zadań, jakie prawie każdego dnia musi wykonać osoba zatrudniona na takim stanowisku. Zdarza się, że pracownik, który nie posiada rozwiniętych zdolności organizacyjnych, nie jest w stanie dobrze i sprawnie wykonać wszystkich zadań.
| Kompetencje a kwalifikacje – różnice
Umiejętności pracownika biurowego: dokładność, samodzielność i rozwiązywanie konfliktów
Do obowiązków pracownika biurowego należy przygotowywanie zestawień, uzupełnianie dokumentów, wykonywanie obliczeń, umawianie spotkań itp. Realizacja tego typu zadań wymaga ogromnej koncentracji i doskonałej precyzji. Błędy w dokumentacji mogą wprowadzić zamęt, a czasami niosą nawet bardzo poważne konsekwencje – finansowe lub prawne dla firmy. Dlatego duża skrupulatność, spostrzegawczość oraz umiejętność ich wyłapywania jest niezbędna w pracy biurowej.
Dodatkowo każdy urzędnik lub sekretarka to osoby, które muszą nabyć umiejętność samodzielnego działania. Dzięki temu można sprawnie wdrożyć się w obowiązki i wykonywać je po prostu rzetelnie. W pracy biurowej liczą się również zdolności interpersonalne, w tym m.in. umiejętność łagodzenia konfliktów. Niezadowolony klient czy petent, który przychodzi do siedziby firmy lub urzędu, zazwyczaj najpierw trafia do recepcji albo odpowiedniego okienka. Zachowanie osoby, którą spotyka, może wpłynąć na niego kojąco lub spowodować niepotrzebną eskalację złości.
| 5 porad dla pracowników biurowych
Pracownik biurowy – zakres obowiązków związanych ze znajomością języków i komunikatywnością
Łatwość w pokonywaniu granic państw i otwarty rynek – to czynniki, które sprawiają, że kompetencje językowe mają znaczenie niemal w każdym zawodzie. Sprawne posługiwanie się np. językiem angielskim, niemieckim czy szwedzkim to pożądana umiejętność pracownika biurowego, która liczy się przede wszystkim w siedzibach zagranicznych firm. Bycie poliglotą może być również pomocne podczas pracy w hotelu, urzędzie, a nawet w klubie fitness – do których z chęcią zaglądają także obcojęzyczni klienci.
Pracownik biurowy musi zatem skutecznie porozumiewać się nie tylko ze współpracownikami, ale również z klientami czy kontrahentami. Do jego zadań należy także kontaktowanie się z zewnętrznymi usługodawcami, którzy np. uzupełniają automaty do kawy, naprawiają instalacje, dostarczają przesyłki, wnoszą meble.
| Chcesz zmienić pracę? Ucz się języków!
Pracownik biurowy a kultura osobista
Konieczność udzielania i zdobywania informacji, a także utrzymywania kontaktu z klientami to działania, które wymagają nie tylko doskonałej organizacji pracy czy komunikatywności. Tak samo istotna jest kultura osobista, którą należy zachować zawsze – również w nieprzyjemnych sytuacjach. Ta umiejętność przydaje się w szczególności pracownikom biurowym, którzy muszą niejednokrotnie wybrnąć z twarzą i kulturą w stresujących i nerwowych momentach.
| 5 sposobów na rozładowanie stresu w pracy